Структура дает возможность организовать несколько уровней представления данных, степени детализации которых рассчитаны на пользователей с разным уровнем требований к информации. Структура позволяет разворачивать или сворачивать часть элементов рабочего листа для более или менее детального отображения данных.
Возможности структурирования в Excel позволяют создавать до восьми уровней структуры.
Структуры в Excel создаются либо автоматически, либо вручную (если данные в таблице организованы неудачно и Excel не может их структурировать автоматически). В общем случае данные следует располагать в таблицах так, чтобы итоговые строки (с общими данными) располагались под строками с исходными (детальными) данными, а итоговые столбцы – справа от столбцов исходных данных. Для визуального выделения итоговых данных их можно выделить в таблице шрифтом или цветом (для создания структуры это роли не играет).
Excel может автоматически создать структуру диапазона или таблицы. Для этого нужно либо выделить диапазон, если структура создается для отдельного диапазона данных, либо выделить любую ячейку, если структура создается для всего рабочего листа; затем в меню Данные выполняется команда Группа и структура 4 Создание структуры. Если данные расположены неудачно и Excel не может разобраться с их структурой, на экран будет выведено соответствующее сообщение.
Если Excel удается выявить структуру данных и выполнить их группировку, то в окне рабочего листа появляется дополнительная информация. Например, если при создании структуры была выполнена группировка данных в строках, слева от имен столбцов таблицы появляются кнопки с номерами уровней данных в созданной структуре. Щелчок по кнопке с номером уровня ведет к отображению данных с первого по заданный уровень включительно. Слева от номеров сгруппированных строк показываются маркеры строк (точки) и вертикальные линии в виде скобок, показывающие, какие строки сгруппированы. Перед итоговой строкой отображается кнопка со значком ‘–’, позволяющая скрыть детальную информацию (т.е. данные сгруппированных строк, если они отображены) или отобразить ее (кнопка с символом ‘+’). Если информация группировалась по столбцам, дополнительные кнопки появляются над именами столбцов.
Символы структуры можно отображать на экране или можно их скрыть. Режимом отображения управляет флажок на вкладке «Вид» диалогового окна параметров, открываемого соответствующей командой меню Сервис. Переключение режимов можно выполнять с помощью комбинации клавиш Ctrl+8.
Структуру данных можно удалить с помощью команды Группа и структура 4 Удалить структуру.
Структура данных создается Excel автоматически при выполнении некоторых операций, например, при консолидации данных.
Для ручного создания структуры нужно выполнить следующую последовательность действий:
– в строках или столбцах таблицы выделить ячейки, которые нужно сгруппировать при создании структуры (выделяются ячейки, содержащие исходные данные одного уровня, без итоговых данных для создаваемой группы);
– выполнить команду Группа и структура 4 Группировать…из меню Данные и в диалоговом окне команды установить переключатель в положение «строки» или «столбцы» в зависимости от расположения исходных данных.
Описанные шаги повторяются для всех группируемых диапазонов ячеек на всех уровнях создаваемой структуры. Для отмены группировки нужно выделить сгруппированный диапазон и выполнить команду Группа и структура 4 Разгруппировать…
Операции по созданию структуры документа можно выполнять с помощью программного кода на VBA. Например, следующие инструкции создают структуру автоматически, без изменения формата данных:
Метод AutoOutline используется для создания структуры для выделенного диапазона. Синтаксис его вызова следующий:
Выражение.AutoOutline
где выражение определяет объект типа Range. Если выделенный диапазон представляет единственную ячейку, структура создается для всего листа, новая схема замещает все существующие.
Объект Outline представляет схему (структуру) рабочего листа. Он позволяет, в частности управлять отображением структурированной информации на рабочем листе. Например, метод ShowLevels, имеющий синтаксис
Выражение.ShowLevels(RowLevels, ColumnLevels)
показывает специфицированное количество уровней строк и/или столбцов схемы (структуры). Например, оператор
ActiveSheet.Outline.ShowLevels 1
отображает только строки, расположенные в структуре активного рабочего листа на первом уровне.
Подробнее свойства и методы данного объекта можно изучить, используя справочную систему VBA.
