Автоматизация административно-управленческой деятельности

Автоматизация административно-управленческой деятельности (кратко – автоматизация офисных работ) – это такой аспект автоматизации, который затрагивает как сервисные, так и промышленные предприятия. Работа с документами составляет основную часть рабочего процесса во многих компаниях сферы услуг и достаточно часто является конечным продуктом этих компаний. Технология автоматизация офисных работ на промышленных предприятиях прежде всего затрагивает труд работников на этапе выполнения вспомогательных функций. В любом случае, классические процедуры офисной автоматизации разрабатываются для того, чтобы облегчить труд членов персонала при выполнении часто повторяющихся физических операций.

Автоматизация офисных работ может найти практическое применение на всех уровнях административно-управленческого аппарата компании. Например, во многих отделах текстовый процессор может использоваться может использоваться для самых разных целей. Секретарь использует его для того, чтобы составить письмо, инженер по контролю качества может создать файл с перечислением причин появления брака, а CEO имеет возможность разработать план развитии фирмы на 10-летний период. Применение текстового процессора особенно эффективно, если с его помощью можно получить доступ к базе данных и посредством специальной программы осуществить поиск необходимой информации.

Точно так же, как производственный процесс объединяет разрозненные единицы оборудования в систему для перемещения обрабатываемых изделий, оборудование, которое облегчает интеллектуальный труд, тоже можно объединить в сеть, что позволяет повысить эффективность взаимодействия офисных служащих и обмена данными между ними. Новые информационные технологии позволяют передавать данные практически мгновенно по сравнению с созданием твердой копии документа и пересылкой средствами обычной почты с последующим вводом полученной информации в компьютер адресата для дальнейшей обработки. Объединение компьютеров в сети – это особенно важный участок автоматизации административно-управленческих работ, поскольку передача разнообразной информации по сети позволяет обеспечить оптимальную координацию действий различных отделов и подразделений компании, а также максимальную оперативность работы. Для того, чтобы машины могли «общаться» друг с другом, необходимо обеспечить определенный уровень стандартизации оборудования и способов передачи сигналов. Протокол TOP (technical and office protocol, технический и офисный протокол) является стандартом, разработанным для обслуживания процесса обмена данными между различными офисами и в рамках отдельных офисов. Компьютеры, объединенные в сеть, могут обмениваться информацией в случае, если оборудование разработано и изготовлено в соответствии с требованиями единого стандарта.