Понятие о списке (базе данных Excel)

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 4.14) и используют соответствующую терминологию:

§ строка списка — запись базы данных;

§ столбец списка — поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют об­ласть имен полей, которая занимает только одну строку.

Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен по­лей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.

Имена полей
	A	B	C	D	E	F	G
	Номер группы	Номер зачетки	Код предмета	Код препод.	Вид занятий	Дата	Оценка	Область имен полей
	01лл1	01лл10	д1	а1	л	12.09.04		Область данных
	01лл1	01лл18	д2	а2	пр	25.09.04
	01лл2	01лл35	д2	а1	пр	25.09.04
	01лл3	01лл59	д1	а3	л	12.09.04
	01лл2	01лл46	д1	а2	л	13.10.04
	01лл1	01лл73	д2	а1	л	12.09.04
Запись	Поле

Рис. 4.14. Структурные элементы списка (базы данных Excel)

Список содержит фиксированное количество полей (столб­цов), определяющих структуру записи базы данных (строки). Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов). Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфави­та. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.

Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис. 4.14) необходимо: выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей; ввести команду Формат, ячеек и выбрать вкладку Выравнивание; на вкладке установить следующие параметры:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение: установить флажок переносить по словам

Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вы­зова которых сгруппированы в меню Данные. Для того чтобы электронная таблица воспри­нималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед вы­полнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае при вводе команды обработки из меню Данные весь список будет выделен темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно рабо­тать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преоб­разование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной програм­мой MS Query, вызываемой по команде Данные, Внешние данные, Создать запрос. Ре­зультат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.