Для хранения и автоматизации расчета данных, представленных в табличной форме, используют табличный процессор Excel. Документы, созданные в среде Excel, называют рабочими книгами. Рабочие книги записываются как файлы с расширением .XLS.
Рабочая книга по аналогии с обычной книгой может содержать расположенные в произвольном порядке листы, которые служат для организации и анализа данных. Листы могут быть разного типа: рабочими листами, модулями VBA, диаграммами. Можно вводить и изменять данные на любых листах, выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы. Имена листов отображаются на ярлыках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку. Название текущего (активного) листа выделено.
Рабочее поле Excel — это электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Названия столбцов — буква или две буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов — 256, строк — 16384.
Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги. Наряду с понятием адреса в электронной таблице используется понятие ссылки.
Ссылка - это элемент формулы и используется тогда, когда надо сослаться на какую-нибудь ячейку таблицы. В этом случае адрес будет использоваться в качестве ссылки. Например, если указана ячейка с адресом (ссылкой) В5. Ссылка на эту ячейку в формуле тоже будет называться В5.
Для просмотра электронной таблицы используются линейки прокрутки.
Ниже представлены типовые технологические операции с рабочими книгами и листами.
Создается рабочая книга командой Файл, Создать или кнопкой <Создать>, при этом используется один из готовых шаблонов. Для изменения установок среды Excel, что повлечет за собой изменение установок текущей (активной) книги, можно воспользоваться командой Сервис, Параметры, вкладка Общие.
На вкладке Общие указывается:
§ режим, при котором ссылки записываются в стиле R1C1 (адрес клетки — номер строки и номер столбца);
§ максимальное количество элементов в списке (с которыми работали в предыдущих сеансах);
§ защита от макровирусов;
§ звуковое сопровождение событий;
§ надо ли предлагать заполнение свойств файла (таких, как тематическое назначение рабочей книги, ключевые слова, автор рабочей книги, комментарии);
§ надо ли Игнорировать DDE-запросы от других приложений, т.е. для игнорирования запросов с использованием Динамического Обмена Данными (DDE) из других приложений;
§ количество листов при создании новой книги;
§ тип и размер шрифта, используемого при вводе данных в таблицу;
§ рабочий каталог (папку);
§ каталог (папку) автозагрузки;
§ имя пользователя.
Назначение других вкладок команды Сервис, Параметры:
§ Вкладка Вид определяет внешний вид экрана, что обеспечивается заданием режима отображения (да ли нет) строки формул в верхней части окна; строки состояния в нижней части окна; графических объектов; формул или их значений; сетки, заголовков строк и столбцов таблицы; постранично; горизонтальной и вертикальной полос прокрутки, ярлычков листов.
§ Вкладка Вычисления управляет процессом вычисления в таблице: задается автоматический либо под управлением пользователя режим изменения значении аргументов в формуле; задается число итерации при поиске решений и для прерывания циклической ссылки; определяется точность вычислений, система дат и пр.
§ Вкладка Правка обеспечивает установки для редактирования листа книги с помощью флажков: редактирование непосредственно в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, направление перехода после ввода данных в ячейку и др.
§ Вкладка Цвет обеспечивает выбор цветовой палитры для оформления диаграмм и других графических объектов.
§ Вкладка Диаграмма обеспечивает задание параметров вывода активной диаграммы и режим отображения (названий и значений) во всплывающих подсказках, при установке указателя мыши на элементе диаграммы.
§ Вкладка Списки обеспечивает выбор конкретного списка названий для редактирования.
§ Вкладка Переход задает установку формата записи файлов Excel, параметры вывода на экран таблицы в режиме просмотра и открытия книги, правила вычислений и преобразования формул при открытии файлов Lotus 1-2-3 в Microsoft Excel.
