Поля призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть поновлюватися за певними правилами, а також для організації обчислень, їх використовують для підготовки типової документації зі змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.
У програмі Word розрізняють такі три типи полів: звичайні поля Word, поля злиття і поля форми.
1. Поля Word.Прикладами звичайних полів є поля для автоматичного вставляння у документ поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (CreateDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про автора документа (Author), формул для обчислень (=формула), вибору альтернативних фрагментів тексту (If), вставляння рисунку з файлу (IncludePicture), тексту з файлу (IncludeText).
Поля вставляють командами Вставити/Поле. Отримаємо діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх призначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з довідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК - - назва поля у фігурних дужках або там, де знаходився курсор. Поле має контекстне меню, яке використовують, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших дій.
Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код - - це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення поля перемикають комбінацією Shift+F9. Значення полів поновлюють натисканням на клавішу F9.На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно зняти режим відображення кодів полів так: Сервіс/Параметри/Закладка Вигляд/Коди полів.
2. Поля злиття.Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні назви придумує користувач.
Основний документ містить незмінну частину тексту і вставлені користувачем поля злиття для даних, значення яких будуть змінюватися. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.
Коди полів злиття — це назви полів, які придумує користувач для даних, наприклад, Місто, Вулиця, Прізвище тощо. Кількість полів і їхні коди треба визначити для кожної задачі заздалегідь згідно з умовою задачі. Поля злиття користувач вставляє спеціальною командою Вставити ПОЛЯ ЗЛИТТЯ, вибираючи назви зі списку назв. Система автоматично поміщає назви в основний документ у точку вставки у подвійних кутових дужках.
Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з повідомленням про нараховані дивіденди за результатами діяльності банку протягом минулого року.
Структура основного документа може бути такою: .
«Індекс», м. «Місто»
«Вулиця»
«Ім'я» «Прізвище»
{вставте звичайне поле Date}
Вельмишановн«3акінчення» п. «Ім'я» «Прізвище»! Дирекція банку з приємністю повідомляє Вас, п. «Ім'я» «Прізвище», що за результатами успішної діяльності банку Ваші дивіденди за минулий рік становлять «Сума» грн.
З повагою, {вставте звичайне поле Author} комерційний директор.
Поля {Date} i {Author} є звичайними. Усі інші поля є полями типу злиття. Пам'ятайте, що назви полів вручну вводити не можна.
Тепер розглянемо (створимо) джерело даних - - файл, що міститиме потрібні дані про акціонерів, наприклад, у такому вигляді (тут розділювачем між даними є пропуск):
Прізвище Ім'я Індекс Місто Вулиця Сума Закінчення
Костів Роман 79053 Львів Наукова,3/4 1250 ий
Медичі Марго 79017 Львів Веронського,9/9 1570 а
У роботі ці дані вводитимемо у спеціальну таблицю, яка називається формою. В англійській версії Word дані треба вводити англійською мовою.
Джерелом даних може бути заздалегідь створений і записаний на диск текстовий файл, де дані набрано у наведеному вище вигляді (придатному для перетворення в таблицю), а також деяка таблиця даних, файл бази даних тощо.
Суть злиття документів полягає в тому, що в результаті цього отримаємо певну кількість листів, написаних різним людям. Замість назв полів будуть підставлені їхні конкертні значення, а кутові дужки на друк виводитися не будуть. Щоб побачити, що листи дійсно написані різним людям, потрібно клацати на кнопці-лічильнику або клацнути на кнопці ЗЛИТТЯ в НОВИЙ документ -- всі листи можна буде переглянути, користуючись смугою прокручування.
Цю задачу можна розв'язати за три етапи засобами діалогового вікна команди Злиття і панелі інструментів Злиття. Послідовність дій така:
1. Оголошують новостворений чи поточний документ документом злиття на бланку і створюють чи задають для нього джерело даних так:
Сервіс/Злиття.../1. Основний документ. Створити.../Документи на бланку /Активне вікно/2. Джерело даних. Отримати дані.../Створити джерело даних.../Вилучити з запропонованого списку Поля В рядку заголовка зайві чи усі поля/Додати свої назви, змінити порядок назв у списку полів (якщо треба)/ОК/Ввести назву файлу для джерела даних, наприклад mydata, і вибрати особисту папку для його зберігання/Зберегти/Редагувати джерело даних/Ввести (виправити тощо) конкретні дані /ОК — опинимось в основному документі.
2. Створюють основний документ — вводять основний текст, вставляють поля злиття, користуючись панеллю інструментів Злиття.
3. Виконують злиття основного документа з джерелом даних у новий документ (можна виконати злиття на принтер) так:
Сервіс/Злиття/3. З'єднати/Призначення: новий документ/З'єднати/Зберегти результат роботи у файлі.
Робота спрощується, якщо база даних з відповідними назвами полів була створена раніше. Тоді джерело даних створювати не потрібно, залишається його лише використати.
Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі Злиття. Вони означають: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно "Злиття", пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, редагувати джерело даних.
3. Поля форми.Полів форми є три: текстові (FormText), списки (FormDropDown) і перемикачі (FormCheckBox).
Поля форми — це особливий тип полів, які використовуються для створення шаблонів документів, бланків, анкет тощо. Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (рис. 32).
Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить текст або числа. Якщо у діалоговому вікні команди Параметри поля поле з числом назвати деяким коротким іменем-закладкою і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна буде використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень. Це дає змогу організувати обчислення на бланках. Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список, а перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей типу "так" чи "ні" тощо. Поля рекомендують затінювати. Рекомендують також їх поміщати в таблицю. Коли форма створена повністю, її потрібно захистити і зберегти на диску як документ або зберегти як шаблон (dot-файл). Тепер можна заповнювати бланк. Перевага форми: у захищеній формі дані можна вводити лише в поля форми, що автоматизує роботу з заповненням бланків, виписуванням рахунків, накладних тощо.
Розглянемо приклад створення форми-рахунку, де [ВТП] -це вказівка для користувача вставити текстове поле за допомогою кнопки аб! панелі Форми (поля Кількість і Ціна назвемо закладками k і с).
РАХУНОК № [ВТП] Дата виписування: {поле Date} ТзОВ "Деол"
p.p. № 260041848 в АКБ "Львів"
МФО 325268 ЗКПО 22340203
Рахунок дійсний протягом [ВТП] днів
Платник [ВТП]
(наступні два рядки обов'язково оформіть у таблицю)
- текст або графічні елементи, що не можуть бути змінені особою, що заповнює форму. Ці елементи задаються розробником форми і містять у собі запитання, списки можливих відповідей, таблиці з даними тощо;
- незаповнені області, у які вводить дані особа, що заповнює форму. До цих елементів належать поля форми й об'єкти Active Х.
Для створення форми необхідно скласти її приблизний вигляд або використати як зразок уже створену форму, крім того, вирішити, якою буде форма: електронною чи друкованою. До переваг електронних форм належать автоматична перевірка введених даних (наприклад, табельного номера співробітника), обновлення залежних полів (наприклад, полів міста й області при введенні поштового індекса) і наявність підказок, що полегшують заповнення форми.
Багато форм, наприклад, контракти, складаються в основному з тексту з включеними в нього полями форми, у які вводяться необхідні дані. В інших формах використовуються сітки, що сполучають у собі такі властивості таблиць, як вирівнювання тексту, рамки для виділення полів, що заповнюються, виділення кольором заголовків та інші спеціальні прийоми, що роблять форму більш привабливою і легкою у використанні.
У Word можна створити такі види форм:
- форми, які друкуються, а потім заповнюються на папері;
- електронні форми, які можна поширювати через електронну пошту або мережу;
- потужні електронні форми, що настроюються, утворювані з використанням об'єктів Active Х, які надають значно більші можливості для введення даних, вибору відповідей із списку і запису відповідей. Ці форми також можна поширювати через електронну пошту або мережу.
Створення друкованої форми:
- створити новий документ;
- розробити форму або використати як зразок існуючу форму;
- додати текст і графічні елементи. Наприклад, ввести питання і списки можливих відповідей;
- щоб вставити текстове поле для відповіді, треба вказати місце в документі, а потім натиснути кнопку Текстовое поле на панелі інструментів Формы;
- щоб вставити прапорці зі списком можливих відповідей, наприклад, «Так» або «Ні», треба вказати потрібне місце в документі, а потім натиснути кнопку Флажок на панелі інструментів Формы;
- зберегти форму;
- надрукувати форму, після чого її можна буде заповнити від руки.
