Важным компонентом системы управления является процесс управления. Процесс управления — это деятельность объединенных в систему субъектов управления (линейных и функциональных руководителей, а также другого управленческого персонала), направленная на смену качественных состояний управляемого объекта, на достижение целей коллектива путем реализации определенных, функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.
Процесс управления отличается специфическим содержанием, в котором выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный.
Методологический аспект состоит в том, что процесс управления реализуется по этапам в определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения.
Цель — это представление руководителя таможенного органа о том, какой должна быть управляемая система.
Управленческая ситуация — это совокупность всех условий (внутренних, и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управления, сложившихся в определенное время и требующих соответствующих действий руководителя.
Управленческие ситуации бывают простыми и сложными; хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу; требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных действий или разовых мер.
Проблема — это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия автоматически ведет за собой разрешение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.
Выработка управленческого решения — это поиск. путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической реализацией найденного пути.
Функциональный аспект — это реализация общих функций управления в определенной последовательности.
Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности ресурсов управляемой системы и оценкой их использования.
Организационный аспект заключается в использовании организационно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктирование и ответственность.
Социальный аспект процесса управления определяется участием человека во всех его этапах, независимо от той или иной степени автоматизации управления.
Информационный аспект состоит в определенной последовательности операций по преобразованию информации в процессе управления (поиск, сбор, сортировка, первичная обработка и передача информации).
Все множество операций, присущих процессу управления, можно сгруппировать следующим образом:
Операции целеполагания.
Операции информационной работы.
Операции аналитической работы и проектирования вариантов решения.
Операции выбора варианта действия.
Операции организационно-практической работы.
Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются Таможенным кодексом Российской Федерации и другими законодательными и правовыми нормативными документами Президента РФ, Правительства РФ и ГТК России.
Цель должна быть теоретически обоснованной, определенной, количественно измеримой, ясной, значимой и достижимой. Содержательной основой цели в определенной ситуации управления должна быть цель более высокой ступени управления, т. е. цель более высокого уровня управления.
Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением ее важнейших социально-экономических и внешнеэкономических программ и планов. Главной целью управления в системе таможенных органов, т. е. целью стратегического управления, является обеспечение реализации экономической политики РФ. В настоящее время это тот желаемый результат целесообразной деятельности таможенной службы, который должен быть достигнут в переходный период.
Достижение этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач, связанных с выполнением заданий таможенному органу как фискальному органу по формированию доходов федерального бюджета; с повышением роли таможенной службы как правоохранительного органа; с работой по упрочению интеграции таможенной службы России с таможенными службами других государств; дальнейшим удовлетворением социальных запросов сотрудников таможенной службы.
В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто применяется "управление по отклонениям", "программное управление" и "целевое управление".
Управление по отклонениям имеет место на всех уровнях иерархии управления таможенными органами, так как строится главным образом по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается большого значения.
Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с расчленением ее по уровням системы управления с указанием последовательности ее выполнения.
Этот тип управления, наряду с вышеуказанным, является часто применяемым в управленческой деятельности таможенных органов.
Наиболее рельефно этот тип управления просматривается в решении фискально-контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и оборудовании сети автопереходов через таможенную границу и др.
В целевом управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход управленческой деятельности.
Содержанием целевого управления является его исключительно высокая аналитичность при определении проблемы управления, предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация проблемы управления, построение "дерева целей"; строгое согласование дерева целей с "деревом задач", достаточно высокая корреляция между "деревом целей", "деревом задач" и организационной структурой управления; каждое звено организационной структуры системы управления должно объединяться с другими звеньями более высокого порядка.
В целевом управлении большую роль играет прогнозирование.
В практике управления его типы применяются нередко в сочетании. Наиболее эффективным сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключительно важное значение.
Таким образом, из двух рассматриваемых компонентов системы управления — структуры и процесса — более динамичным является процесс управления. Поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управления. Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда в существующую структуру процесс управления уже не укладывается, когда структура создает существенные помехи, становится тормозом развития управления, а следовательно, и всей системы управления в целом.
В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенствование динамических характеристик управления, прежде всего — за счет внедрения АСУ и информационной технологии управления.
В заключение необходимо подчеркнуть, что совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно учитывать взаимосвязи процесса и структуры системы управления и находить моменты перестройки структуры. Поэтому в настоящее время в ходе модернизации таможенных органов значительное внимание уделяется совершенствованию процесса управления.
Организация процесса управления в системе таможенных органов — это всестороннее его упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления.
Организация процесса управления включает установление:
Необходимой последовательности выполнения различных его циклов, этапов, стадий и управленческих работ (операций).
Временных границ выполнения управленческих работ (операций) определенного вида и их группировку.
Четкого поступления достаточной и необходимой информации для нормального и своевременного осуществления каждого этапа процесса управления и всех его управленческих работ.
Порядка участия различных звеньев системы управления по этапам процесса управления.
Процедур процесса управления как обязательных управленческих работ (согласования, обсуждения, визирования, утверждения, информирования и др.)
Любой процесс управления по своему содержанию состоит из циклов, этапов, стадий и фаз.
Под циклом управления понимается отрезок времени, необходимый для полной реализации всех общих функций управления {анализа и прогнозирования, планирования, организации, регулирования, учета и контроля).
Для реализации циклов управления необходимо иметь нормативную базу, систему планирования, систему учетов, системы оценки и стимулирования деятельности сотрудников, информационное и кадровое обеспечение и др.
Цикл включает этапы, под которыми понимаются промежутки времени, в течение которых в одном случае создается система предстоящей деятельности, а в другом — осуществляется управление ходом ее функционирования.
Каждый этап содержит стадии. Под стадией следует понимать время, необходимое для полной реализации какой-либо одной общей функции управления. В соответствии с этим, стадии процесса управления называются стадией анализа и прогнозирования, стадией планирования, стадией организации, стадией регулирования, стадией учета и стадией контроля.
Каждая стадия состоит из различного количества фаз управления, под которыми необходимо понимать время, требуемое для выполнения одной управленческой работы (операции).
Таким образом мы видим, что по своему содержанию процесс управления является достаточно сложным. Он идентичен для любого вида управления любыми таможенными органами. Кроме того, он остается неизменным и применительно к любым условиям.
Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.
Управленческое решение — это прежде всего мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.
В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу деятельности управляемой системы управления. Вот почему именно от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит прежде всего успех и неуспех управления ими.
Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности — нестандартных решений.
Стандартными являются решения, с отклонениями которых отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, приказы о приеме и увольнении кадров).
Что касается нестандартных решений, то они, как правило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неопределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.
Существуют и другие критерии классификации управленческих решений:
По важности и длительности действия решения делятся на стратегические, оперативные, тактические.
По форме подготовки — на единоличные, групповые и коллективные решения.
По содержанию — на решения административного, экономического и морального характера.
По характеру реализации — на решения директивного и рекомендательного характера.
По способу фиксации управленческого решения — на письменные или устные решения (распоряжения).
Возможны и другие основания для классификации управленческих решений.
Решение — это директивный акт, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда — постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.
Такими требованиями являются:
Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства. Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий. На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования — глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.
Объективность решения означает учет в нем существующих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с противоправными действиями противника, а также закономерностей этой борьбы.
Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.
Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.
Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации.
Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения вопроса. Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям. Решения должны быть конкретными и гибкими. Конкретность — это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности. Подготовка, принятие и реализация решений. Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой выработана теорией и практикой управления.
Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации решения может различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условии, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является действенной, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.
При подготовке решения прежде всего необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему — это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь: производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.
Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:
Получения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется применить частное, более конкретное решение на своем уровне.
Поступления от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела.
Постановки нижестоящим уровням конкретных практических вопросов и проблем.
Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям — по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.
Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.
Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.
К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.
Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотнесение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.
Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.
Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.
В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.
Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.
В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и др.
Таким образом, процесс принятия управленческих решений — это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.
Организация процесса управления, как и любая другая организация, предполагает распределение операций в пространстве и времени. На современном этапе совершенствования управления роль организации управления неизмеримо возросла.
