ПОБУДОВА ПРЕДМЕТНОГО ПОКАЖЧИКА

Предметний покажчик використовують при опрацюванні велико­го за обсягом документа для пошуку в ньому необхідного матеріалу.

Під час пошуку необхідного поняття доцільніше замість змісту використовувати предметний покажчик. Оскільки предметний покажчик великий, то будувати його вручну і редагувати після змін у документі дуже важко.

Автоматична побудова предметного покажчика починається з позначення його елементів (слів, фраз або символів) у документі. Далі необхідно вибрати вид покажчика і скласти його. Редактор Word автоматично знайде всі позначені елементи, встановить їх за алфавітом, додасть відповідні номери сторінок, видалить елементи, що повторюються, і відобразить покажчик у документі.

Таким чином, процес побудови предметного покажчикаскладається з двох етапів:

• позначення елементів покажчика;

• вставки предметного покажчика.

Для позначення елементів покажчикав існуючому документі необ­хідно виконати такі дії:

1) виділити елемент тексту;

2) виконати команду меню Вставка " Оглавление и указатели.Після чого на екрані з'явиться діалогове вікно Оглавление и указатели , в якому слід вибрати вкладку Указатель ;

3) натиснути кнопку Пометить.На екрані з'явиться діалогове вікно Определение элементов указателя , в якому треба натиснути на кнопку Пометитьдля одного виділеного елемента або кнопку По­метить вседля всіх елементів тексту, що співпадають з виділеним;

4) вікно Определение элементов указателя залишиться на екрані, тому в документі можна виділити наступний елемент тексту для по­кажчика і повторити дії 3) і 4) потрібну кількість разів.

Після позначення слова для покажчика редактор Word вста­вить у документ поле типу XE (поле покажчика) з виділеним словом як аргументом, що має вигляд {XE Слово}. Це поле має атрибут скрытый , тобто його не видно в документі у звичайному режимі, але він з'являється в режимі відображення недрукованих символів.

Для автоматичного позначення елементів покажчика можна використовувати так званий конкорданс. Перевага його використання полягає в тому, що достатньо перелічити елементи покажчика в деякому файлі (словнику) і редактор Word знайде всі елементи в документі за зразком.

Для використання словникатреба виконати команду Вставка "Оглавление и указатели.На екрані з'явиться діалогове вікно Оглавление и указатели, в якому треба вибрати вкладку Указатель і натиснути кнопку Автопометка.Потім у вікні відкриття файлу треба вказати текстовий файл зі словником і натиснути кнопку Ок.

Щоб вставити предметний покажчикв існуючий документ, необхідно виконати такі дії:

• вибрати місце для предметного покажчика і встановити в ньому текстовий курсор;

• виконати команду меню Вставка " Оглавление и указателий у вікні Оглавление и указатели вибрати вкладку Указатель ;

• вибрати зі списку форматів Вид відповіднийспосіб оформлення покажчика, наприклад Классический , і змінити в разі потреби інші опції. Для оформлення покажчика нестандартним стилем можна використати кнопку Изменить;

• натиснути кнопку Ок.

Дуже зручно переміщуватися документом, використовуючи предметний покажчик. Для цього необхідно лише двічі клацнути кноп­кою миші на відповідному номері сторінки в покажчику.