Заголовок отчета – печатается в самом начале отчета. Выводится/ Скрывается командой Вид/ Заголовок/ Примечание отчета.
Верхний колонтитул – Вид/ Колонтитулы.
Заголовок группы – Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля, по которому назначена группировка.
Область данных – основные данные отчета.
Нижний колонтитул.
Примечание отчета – печатается в конце отчета. Выводится/ Скрывается командой Вид/ Заголовок/ Примечание отчета.
Создание отчета с помощью Мастера:
1. Выбрать таблицу или запрос, на основе которого создается отчет. Выбрать нужные поля.
Назначить уровни группировки.
Задать порядок сортировки записей и подведение итогов.
Выбрать способ расположения полей и ориентацию страницы.
Вариант оформления.
Ввести имя отчета.
После этого отчет откроется в режиме предварительного просмотра.
При необходимости отчет можно отредактировать в режиме конструктора.
Введение. 4
Лекция 1. Основные понятия баз данных.. 4
Лекция 2. Приемы работы с базой данных.. 8
Лекция 3. Сортировка записей. Фильтры.. 12
Лекция 4. Типы данных в MS Access. 14
Лекция 5. Создание базы данных.. 17
Лекция 6. Структура базы данных. Связи между таблицами.. 22
Лекция 7. Запросы.. 24
Лекция 8. Построение запросов. 27
Лекция 9. Формы.. 30
Лекция 10. Отчеты и диаграммы.. 34
Введение
Базы данных занимают все более прочное место в нашей жизни. Мы пользуемся ими для решения различных задач, из которых наиболее общими и часто встречающимися являются задачи хранения, постоянного обновления и анализа данных о каких-то объектах: документах, товарах, клиентах и т.д. В этом курсе рассматриваются основные понятия баз данных и круг задач, решаемых с их помощью. В качестве примера системы управления базами данных приводится популярная на сегодняшний день СУБД Microsoft Access.
Данные – любой тип информации, который хранится на диске компьютера. В качестве данных могут использоваться даты, денежные суммы, рисунки, слова или целые файлы.
База данных – это файл или набор файлов с данными, организованными определенным образом.
Система управления базами данных – набор программ, предназначенный для работы с информацией, хранимой в базе данных.
Реляционной базой данныхназывается база данных, построенная на основе связанных таблиц. Каждая таблица хранит информацию об однотипных объектах: товарах, клиентах, поставщиках, заказах и т.п.
Записью называется информация об одном объекте, которая содержится в одной строке таблицы.
Полем называется информация об одном свойстве объекта, которая содержится в одном столбце таблицы.
Ключевым полем называется поле, однозначно определяющее запись. Иными словами, в таблице не может быть двух записей с одинаковыми значениями ключевого поля.
Работа с базой данных предусматривает следующие действия:
1. Проектирование структуры базы данных:
1.1. постановка задачи (какая информация будет храниться в базе данных);
1.2. определение состава и структуры таблиц (для информации разного рода должны быть созданы разные таблицы);
1.3. определение связей между таблицами.
2. Проектирование взаимодействия базы данных с пользователем (интерфейса пользователя).
3. Наполнение базы данных информацией.
4. Использование базы данных:
4.1. корректировка данных;
4.2. поиск нужной информации;
4.3. анализ информации;
4.4. получение оформленных результатов.
Microsoft Access является одним из типичных представителей этого класса программных средств, поэтому, научившись работать с этим инструментом, вы сможете затем самостоятельно освоить другие подобные средства.
В качестве примера можно рассмотреть базу данных БОРЕЙ (адаптированная для учебных целей база данных, которая поставляется вместе с MS Access 2000 фирмой Microsoft). Она помогает организовать сбор, хранение и обработку данных о поставщиках, клиентах и товарах некоторой коммерческой фирмы.
Главным окном в Access является окно базы данных, которое позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая содержит ярлыки для каждого из объектов Access – Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули (рис.1).
Рис.1. Окно базы данных в Access 2000
Вне зависимости от того, созданы или нет какие-либо объекты базы данных, в окне базы данных Access вы можете видеть специальные ярлыки новых объектов, отмеченных значком . Они используются для создания объектов в текущей базе данных.
. Они используются для создания объектов в текущей базе данных.