База данных (БД) – это организованная структура, предназначенная для хранения данных.
Системы управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой БД, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочивание, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.
Структура БД определяет методы занесении данных и хранения их в базе.
Реляционные БД - совокупность отношений представленных в виде двумерных таблиц особого вида, столбцы которых называются полями, а строки – записями.
Режимы работы: проектировочный и пользовательский.
Объекты БД:
Таблицы – в них хранятся не только все данные, имеющиеся в базе, но и структура базы (поля, их типы и свойства).
Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются: отбор преобразование данных по заданному алгоритму, их сортировка, фильтрация, а также простейшие вычисления в таблицах и т.д. Запросы используются из соображений удобства (быстродействия) и безопасности.
Формы – средства для ввода/вывода данных. Предоставляют не только средства для заполнения полей, но и специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, флажки, переключатели и т. д.) для автоматизации ввода.
Отчёты – во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных на принтер. В них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.
СУБД MS Access предоставляет несколько средств для создания каждого из основных объектов базы.
Классификация средств:
1. ручные (разработка объектов в режиме конструктора);
2. автоматизированные (с помощью программ - мастеров);
3. автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).
Файлы создаваемые с помощью приложения MS Access имеют расширение *.mdb
Работа с любыми объектами базы начинается окна БД. На левой панели окна сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов программы.
Выбираем элемент управления «Таблицы». В качестве способа создания выбираем: Создание таблицы в режиме конструктора.
Окно конструктора:
1-й столбец. - имена полей (если не задано свойство «Подпись»);
2-й столбец. – тип данных (выбирается из раскрывающегося списка).
Нижняя часть бланка показывает свойства выделенного в верхней части бланка поля.
Типы данных:
1. Текстовый – для хранения обычного неформатированного текста, длиной до 255 символов;
2. Поле МЕМО – текст длиной до 65000 символов;
3. Числовой – числа различных форматов;
4. Дата/Время – дата и/или время;
5. Денежный – денежные значения различных форматов;
6. Счётчик – счетчик, который увеличивается на единицу с добавлением каждой новой записи;
7. Логический – величины, способные принимать значения да/нет.
8. Поле объекта OLE – тип данных предназначенный для хранения объектов OLE (Например: мультимедийных). Реально они хранятся не в таблице, но там хранятся указатели на них.
9. Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web- объектов Интернета.
10. Мастер подстановок – это не специальный тип данных, а объект настройкой которого м автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.
Свойства полей БД:
1. Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (могут использоваться как заголовки полей таблицы);
2. Тип поля – тип данных, которые могут содержаться в этом поле;
3. Размер поля – предельная длина (в символах) данных, которые могут размещаться в этом поле;
4. Формат поля – способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
5. Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поля (средство автоматизации ввода данных);
6. Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не задана, то заголовком будет имя поля);
7. Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически;
8. Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (обычно используется для даты, времени, денежного типа);
9. Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство № 8);
10. Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
11. Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (отличается от 10 лишь тем, что относится лишь к некоторым типам данных, например - текстовым);
12. Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в этом поле, существенно ускоряются, но замедляется обновление.
При создании таблицы задается ключевое поле (это необходимо для организации связей между таблицами). В качестве такового выбирается поле, данные в котором не могут повторяться. Если в таблице нет полей которые м. б. бы использовать как ключевые, то можно ввести дополнительное поле - типа счётчик.
Чтобы пометить поле как ключевое нужно встать на нужное поле и на панели инструментов (или в контекстном меню при щелчке правой кнопкой мыши) выбрать пункт «Ключевое поле ».
После создания структуры таблицы ее можно сохранить и открыть в режиме для заполнения (Вид/Режим таблицы). После заполнения таблица закрывается, все внесенные данные будут сохранены автоматически. Если понадобиться изменить структуру таблицы, то ее можно открыть в режиме конструктора (для этого ее нужно выделить и нажать кнопку ).
Создание межтабличных связей:
Связь между двумя таблицами создается для сопоставления строк одной таблицы строкам другой таблицы. Связи нужны для обеспечения целостности данных и автоматизации задач обслуживания базы. Существует несколько типов возможных связей между таблицами:
- один ко многим
- один к одному
Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, т. е. на стороне «один» должно выступать ключевое поле. Значение на стороне «многие» может повторяться.
1-й способ. Создание связи в схеме базы данных (Сервис/Схема данных или ):
Одновременно с этим откроется диалоговое окно «Добавление таблицы». На закладке «Таблицы» выбрать таблицы м/ду которыми создаются связи и нажать «Добавить».
Выбрать поле из первой таблицы и перетащить его на список полей второй таблицы.
При отпускании кнопки мыши открывается диалоговое окно «Изменение связей». На правой панели этого окна выбрать поле второй таблицы, включаемое в связь.
4. Закрыть диалоговое окно.
Т.о первая таблица – главная (т. к. она участвует в связи своим ключевым полем), вторая связанная.
2-й способ. Создание связи в конструкторе таблиц (ч/з Мастер подстановок):
В режиме конструктора зайти в поле связанной таблицы и в столбце «Тип данных» напротив нужного поля выбрать мастер подстановок.
На первом шаге мастера оставить выбранным положение переключателя «Объект «столбец подстановки» будет использовать значение из таблицы или запроса».
На следующем шаге выбрать таблицу на роль источника подстановки (главную).
На следующем шаге выбрать поле, участвующее в подстановке.
Выбрать объект «Запросы» в окне БД.
Создание запроса в режиме Конструктора:
Откроется два окна: окно «Добавление таблицы» и сам бланк запроса. В первом окне выбираются таблицы или запросы, на основе которых создается данный запрос. Затем окно «Добавление таблицы» закрывается.
Выбранные таблицы отобразятся в верхней части бланка. Нижняя часть предназначена для выбора полей таблиц, условий отбора и режимов сортировки.
Произвести двойной щелчок мышью по названиям тех полей таблиц, расположенных в верхней части бланка, которые должны войти в результирующий запрос. Т. о. создается простейший запрос на выборку.
Создание вычисляемых полей:
Встать на свободную ячейку в строке «Поле», расположенной в нижней части бланка. На панели инструментов нажать кнопку «Построить» . Откроется окно «Построителя выражений». Оно состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз.
1. Поле выражения. В верхней части окна построителя расположено поле, в котором создается выражение.
2. Кнопки операторов. В средней части окна построителя находятся кнопки с часто используемыми операторами. При нажатии на одну из этих кнопок построитель вставит соответствующий оператор в текущую позицию поля выражения. Чтобы вывести полный список операторов, можно выбрать папку Операторы в нижнем левом поле и нужный тип в среднем поле.
3. Элементы выражения. В нижней части окна построителя находятся три поля.
В левом поле выводятся папки, содержащие таблицы, запросы, формы, объекты базы данных, встроенные и определенные пользователем функции, константы.
В среднем поле задаются определенные элементы или типы элементов для папки, заданной в левом поле. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции, то в среднем поле появится список всех типов функций Microsoft Access.
В правом поле выводится список значений (если они существуют) для элементов, заданных в левом и среднем полях. Например, если выбрать в левом поле Встроенные функции и тип функции в среднем, то в правом поле будет выведен список всех встроенных функций выбранного типа.
Для создания вычисляемого поля в «Поле выражения» пишется название создаваемого поля. Затем ставится «:», а после создается само выражение для вычисления (все, что написано до двоеточия считается именем поля, а то что после – вычисляемой формулой). В выражении могут участвовать функции, операторы, поля из текущего запроса или других таблиц, которые выбираются из раздела «Элементы выражения».
Имена полей вставляются в квадратных скобках. Если поле выбрано из текущего запроса (как поле «Количество» в приведенном примере), то просто указывается его имя. Если поле выбрано другой таблицы (как поле «Цена (1шт.)» в приведенном примере), то перед его названием вставляется имя этой таблицы (в данном случае [Товары])
Упорядочивание записей:
Встать на нужное поле в строке «Сортировка» и выбрать метод сортировки (по возрастанию или по убыванию). Многоуровневая сортировка выполняется слева направо.
управление отображением данных:
В результирующей таблице в строке «Вывод на экран» убрать галочку для нужного поля. Используется когда по полю есть сортировка, но нельзя выводить его на экран.
Условие отбора:
Позволяет выбирать из таблицы не все записи, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. В соответствующей строке для каждого поля можно задать индивидуальное условие. Оно задается либо вручную, либо используя построитель выражений .
Виды запросов:
Запрос на выборку: выборка данных в таблице результирующего запроса на основе указанных условий отбора.
Перекрестные запросы: выводит статистические значения для одного из полей таблицы, в зависимости от параметров двух других полей таблицы, задающих заголовки строк и столбцов результата перекрестного запроса.
Наиболее простой способ создать такой запрос – воспользоваться кнопкой «Создать» и в открывшемся окне выбрать команду «Перекрестный запрос».
Запрос с параметром: критерий отбора задает сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса.
Для создания запроса сначала следует создать обычный запрос на выборку. Затем в строке «Условие отбора» для нужного поля поставить «[ ]». Внутри заданных квадратных пишется текст (в принципе любой, кроме названия имеющихся полей), например «Введите искомое значение».
».
).
):
. Откроется окно «Построителя выражений». Оно состоит из трех разделов, располагающихся сверху вниз.
.