Создание отчета с помощью мастера

Создание автоотчета

Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создать отчет на основе одной таблицы или запроса в виде простого списка, а потом вносить в него некоторые изменения. Автоотчет можно создавать и для того, чтобы быстро прикинуть, какого вида отчет на самом деле нужно использовать.

Создадим простой отчет на основе таблицы Ученики.

Перейдем на вкладку Таблицы основного окна БД, выделим таблицу Ученики и выберем команду на ПИ Новый объект ðАвтоотчет (рис.5.1)

У нас появиться довольно безликий листик с данными из этой таблицы (рис.5.2 – фрагмент автоотчета). В конструкторе отчетов мы можем изменить немного его внешний вид: выбрать другой шрифт, добавить область заголовка Вид ð Заголовок/примечание отчета. Такие отчеты создаются быстро, но не демонстрируют всех возможностей Access по созданию действительно полезных объектов БД.

Мастер позволяет создавать отчеты на основе нескольких таблиц или запросов, выбирать вид отчета, применять группировку данных и проводить статистические вычисления. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.

Для начала создадим отчет по одной таблице Класс, но с группировкой по классам, сортировкой по фамилиям, потом добавим в отчет красивый фон и заголовок.

Перейдем на вкладку Отчет в главном окне БД и выберем команду Создание отчета с помощью мастера. В появившемся окне в списке Таблицы и запросы выберем таблицу Ученики, перенесем все поля кроме №_ученика в окошко Выбранные поля и нажмем Далее. Появиться окно рис.5.4. В нем Access скорее всего сам определит, группировку по какому полю проводить и выберет поле Класс, т.к. значение именно этого поля повторяются в таблице и записи, у которых одно и то же значение в этом поле можно объединить в группы, т.е. сгруппировать. Если нас не устраивает предложенных вариант, то мы можем с помощью кнопок (‹) и (›) изменить поле для группировки. Нажимаем Далее.

В следующем окне (рис.5.5) выбираем сортировку по возрастанию для поля Фамилия. Нажимаем Далее.

В следующем окне Мастера отчетов выбираем вид макета. Для данного конкретного отчета лучше всего подходит ступенчатый макет (рис.5.6) Нажимаем Далее.

В окне рис.5.7 выбираем стиль отчета, нажимаем Далее и вводим имя отчета «Ученики».

На экране у нас появиться отчет уже покрасивее, чем созданный с помощью Автоотчета (рис5.8) Но сразу видно, что если мы станем увеличивать шрифт, то информация не поместится по ширине листа, в то время, как внизу листа много свободного места. Изменим ориентацию текста на странице. Это делается стандартным образом: Файл ðПараметры страницы (рис.5.9).

Теперь перейдем в режим конструктора и оформим наш отчет. Сначала растянем на несколько клеточек влево область отчета. Потом поместим картинку в качестве фона. Это делается так же, как и для формы:

1. В поле Объект БД выбираем Отчет (рис.5.10)

2. Нажимаем кнопку Свойства на ПИ (рис.2.11)

3. Слева возле свойства Рисунок нажимаем на кнопку с тремя точками (рис.5.11).

4. Выбираем подходящий рисунок для фона у себя на компьютере.

5. В том же окне Свойства для свойства Масштабы рисунка выбираем значение Вписать в рамку и рисунок точно впишется по размерам отчета.

Подберем подходящий цвет для текста отчета, сделаем побольше шрифт и у нас получится такой симпатичный отчет (рис.5.12)