В краткосрочную аренду передаются или принимаются отдельные объекты основных средств. К краткосрочной аренде относится аренда до одного года, а по зданиям, сооружениям и нежилым помещениям в жилых домах — до пяти лет. Порядок сдачи в аренду зданий, сооружений и нежилых помещений, относящихся к федеральной собственности, определяется типовым договором на сдачу Госкомимуществом России в аренду зданий, объектов, сооружений и нежилых помещений, являющихся федеральной собственностью.
Условия аренды определяются в договоре. Передача объекта в аренду оформляется актом (накладной) приемки-передачи основных средств ф. ОС-1. Право собственности остается за арендодателем, к арендатору переходит право пользования. Арендодатель при передаче делает отметку в инвентарной карточке учета основных средств, копия инвентарной карточки передается арендодателю. Передача основных средств отражается у арендодателя по дебету счета 01/«Переданы в аренду» и кредиту счета 01 «Основные средства». Стоимость имущества, сданного в аренду отражается по дебету счета 011 «Основные средства, сданные в аренду». Амортизация начисляется арендодателем и отражается по дебету счета 91-2 и кредиту счета 02. Учет начисленной арендной платы ведется по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91/1 (98 «Доходы будущих периодов»). НДС, начисленный по арендной плате, учитывается по дебету счета 91/3 и кредиту счета 68. Оплата, поступившая от арендатора на расчетный счет, оформляется записью по дебету счета 51 «Расчетный счет» и кредиту счета 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» (если существовала предоплата, по мере наступления соответствующего периода данная сумма списывается записью — дебет счета 98 и кредит счета 91-1).
Оплата арендодателем капитального ремонта отражается по дебету счетов 91-2 и 19-НДС и кредиту счета 51 (кредиту счета 76 начисление). Расходы по модернизации учитываются в составе капитальных вложений арендодателя по дебету счета 08 и кредиту счетов расходов и расчетов, а затем могут списываться на увеличение стоимости ОС в дебет счета 01, если в результате модернизации и реконструкции произошло улучшение первоначальных показателей функционирования. Возврат арендованных основных средств отражается по дебету счета 01 и кредиту счета 01/сданные в аренду и кредиту забалансового счета 011.
Учет операций по краткосрочной аренде, когда сдача основных средств в аренду является предметом деятельности организации, ведется с применением счета 90 «Продажи». Начисленная арендная плата отражается по дебету счета 76 и кредиту счета 90-1, арендодатель является плательщиком НДС, который отражается по дебету счета 90-3 и кредиту счетов 68-НДС. Расходы организации по осуществлению деятельности отражаются по дебету счетов 20, 44 и кредиту счетов расходов и расчетов (10, 70, 96, 71, 25, 26, и др.) и списываются бухгалтерской проводкой в дебет счета 90-2 с кредита счетов 20, 44.
Арендатор принимает арендуемый объект на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». В сроки, установленные договором аренды, арендатор начисляет арендную плату. Сумма начисленной арендной платы учитывается:
• по дебету счетов затрат 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»;
• по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов», когда арендная плата начисляется за несколько месяцев вперед, и кредиту счета 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами». НДС по арендной плате отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счета 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами». Затраты на текущий ремонт арендованных основных средств отражаются как затраты на ремонт собственных средств по дебету счета 20 (23, 25, 26, 44 и др.). Когда арендатор производит капитальные вложения в арендованные основные средства, на сумму капитальных вложений оформляет запись — дебет счета 08 «Капитальные вложения» и кредит счетов расходов и расчетов 76, 60, 10, 12, 02, 70, 69 и т.д. Капитальные вложения в арендованные основные средства:
1) включаются в состав основных средств арендатора — по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», если иное не предусмотрено договором аренды;
2) если капитальные вложения произведены с согласия арендодателя и неотделимы от арендованных основных средств, арендатор имеет право на их возмещение. В бухгалтерском учете оформляются записи по дебету счета 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 91/1, списывается стоимость реализованных капитальных вложений — дебет счета 91/2 и кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»;
3) стоимость неотделимых улучшений, произведенных без согласия арендодателя передается арендатору безвозмездно, в бухгалтерском учете оформляется запись — дебет счета 91-2 и кредит счета 08.
