Использование автозаполнения

Использование стандартных списков

Автозаполнение можно использовать для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов календарных данных (даты, дни недели, месяцы), времени, чисел, комбинаций текста и чисел. Кроме того, можно создать собственный список автозаполнения.

1. В первую из заполняемых ячеек введите начальное значение ряда.
2. Выделите ячейку.
3. Наведите указатель мыши на маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки). Указатель мыши при наведении на маркер принимает вид черного креста.
4. При нажатой левой кнопке мыши перетащите маркер автозаполнения в сторону изменения значений. При перетаскивании вправо или вниз значения будут увеличиваться (рис. 4.9 – рис. 4.10), при перетаскивании влево или вверх – уменьшаться.

Рис. 4.9. Автозаполнение по столбцу с возрастанием

Рис. 4.10. Автозаполнение по строке с возрастанием

По окончании перетаскивания рядом с правым нижним углом заполненной области появляется кнопка Параметры автозаполнения (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Результат автозаполнения

При автозаполнении числовыми данными первоначально будут отображены одни и те же числа. Для заполнения последовательным рядом чисел необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения (см. рис. 4.11) и выбрать команду Заполнить (рис. 4.12).

Рис. 4.12. Меню автозаполнения при работе с числами

Автозаполнение последовательным рядом чисел можно также получить, если маркер автозаполнения перетаскивать при нажатой клавише Ctrl.

Для выбора способа заполнения календарными рядами после перетаскивания необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке Параметры автозаполнения (см. рис. 4.13) и выбрать требуемый режим автозаполнения. В меню ряда календарных значений (рис. 4.14) можно выбрать следующие варианты заполнения:

• Заполнить по рабочим дням – только рабочие дни без учета праздников;
• Заполнить по месяцам – одно и то же число последовательного ряда месяцев;
• Заполнить по годам – одно и то же число одного и того же месяца последовательного ряда лет.

Рис. 4.13. Меню автозаполнения при работе с датами

Список примеров некоторых данных, для которых можно использовать автозаполнение, приведен в таблице.

Во всех этих случаях автозаполнение происходит рядом данных со стандартным шагом. При необходимости заполнения рядом данных с произвольным шагом необходимо в две смежные ячейки ввести два первых значения, затем выделить обе ячейки и перетащить маркер автозаполнения (рис. 4.14) при нажатой левой кнопке мыши.

Рис. 4.14. Автозаполнение с произвольным шагом

Создание пользовательских списков

Для удобства работы можно создать собственный список автозаполнения.

1. Введите список в смежные ячейки одного столбца или одной строки
2. Выделите ячейки со списком.
3. Щелкните значок Кнопка Microsoft Office, а затем выберите команду Параметры Excel.
4. В окне Параметры Excel выберите группу Основные. Нажмите кнопку Изменить списки.
5. В окне Списки убедитесь, что ссылка на ячейки в выделенном списке элементов отображается в поле Импорт списка из ячеек, и нажмите кнопку Импорт (рис. 4.15). Элементы выделенного списка будут добавлены в поле Списки, а его элементы будут отображаться в поле Элементы списка.
6. В окне Списки нажмите кнопку ОК.
7. В окне Параметры Excel нажмите кнопку ОК.

Рис. 4.15. Создание списка автозаполнения

Для удаления созданного списка следует в окне Списки в поле Списки выделить ненужный список и нажать кнопку Удалить.