В отличие от сортировки, которая упорядочивает информацию, фильтрация позволяет извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям. Например, можно создать фильтр, который находит в таблице Клиенты всех клиентов, проживающих в Сиэтле, или клиентов, разместивших заказы после 18 января.
Работая с таблицами и формами, можно задавать простые фильтры. Обычно эти фильтры относятся к выделенному полю, но, если к результатам отбора применить дополнительные фильтры, область просмотра сузится еще больше.
Совет. Фильтрация записей осуществляется с помощью команды Фильтр (Filter)в меню Записи (Records), кнопок на панели инструментов и команд в контекстном меню. Доступ к этим командам зависит от конкретной ситуации.
В этом упражнении вы воспользуетесь несколькими способами фильтрации записей. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap12\FilterDS. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. Откройте таблицу Клиенты в режиме таблицы.
3. Щелкните на значении "Бойсе" в поле Город, а затем щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection). В таблице из 109 записей останутся 2, поскольку в Бойсе живут только два клиента.
Важно. При фильтрации таблицы, записи, не отвечающие условиям отбора, не удаляются, а просто перестают отображаться.
4. Щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter), чтобы снова отобразить все записи таблицы.
5. Отобразите всех клиентов, имеющих почтовый индекс, начинающийся с символов "V3F". Для этого найдите в таблице запись с таким индексом, выделите символы "V3F", а затем щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection). В таблице останутся только две записи, имеющие почтовые индексы, начинающиеся с "V3F".
6. Щелкните на кнопке Удалить фильтр (Remove Filter).
7. Если таблица слишком велика, чтобы искать в ней запись, содержащую "V3F" в почтовом индексе, можно воспользоваться контекстным меню. Щелкните правой кнопкой мыши на любом почтовом индексе, в контекстном меню щелкните в поле Фильтр для (Filter For), введите V3F*и нажмите на клавишу (Enter). Звездочка (*)является заменителем символов и означает, что нужно найти все вхождения почтового индекса, начинающие с "V3F".
8. Чтобы отобразить клиентов, живущих вне Соединенных Штатов, удалите текущий фильтр, щелкните правой кнопкой мыши в поле Страна, которое содержит значение "США", и щелкните на команде Исключить выделенное (Filter Excluding Selection)в контекстном меню. В таблице отобразятся клиенты из других стран (в данном случае из Канады).