Использование форм для упрощения ввода данных

База данных, в которой отображается текущая деятельность компании, полезна только в том случае, если информация в ней постоянно обновляется, а поиск нужных сведений осуществляется быстро. Хотя ввод, корректировка и извлечение табличных данных не представляют особого труда, едва ли можно поручить эти функции пользователям, не имеющим представления об Access. Дело не только в неэффективности подобного подхода, но и в количестве ошибок, возникающих при работе в режиме таблицы, особенно при вводе информации в связанные таблицы. Решением этой проблемы - и первым шагом на пути превращения базы данных в приложение – являются формы.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров.

Совет. Некоторые формы используются для перемещения между объектами базы данных и выполнения функций, не имеющих отношения к обработке информации. Примером такой формы является кнопочная форма.

Как и любой другой объект Access, форма может быть создана вручную или с помощью мастера. Формы, предназначенные для перемещения по объектам и организации работы, рекомендуется создавать вручную в режиме конструктора. Формы же, основанные на таблицах, следует создавать с помощью мастера и при необходимости дорабатывать в режиме конструктора. И не потому, что создание формы вручную требует особых усилий - просто нет смысла делать то, с чем легко справится мастер.

В этой лекции вы создадите несколько форм, чтобы избавить пользователей, занимающихся вводом и корректировкой информации, от необходимости вникать в сложности базы данных. Вначале вы воспользуетесь мастером, чтобы убедиться, с какой легкостью он создает формы, а затем модифицируете форму в режиме конструктора. Вы узнаете, как поместить в форму элементы управления и настроить их свойства, как заставить Access реагировать на такие события, как щелчок мыши или ввод текста, и получите представление о подчиненных формах. Для выполнения упражнений вам понадобятся база данных GardenCo и другие файлы, которые хранятся в папках FormByWiz, Properties, Layout, Controls, Events, Autoformи Subform, вложенных в папку Office XP SBS\Access\Chap11.