15. В списке Поля новой таблицы (Fields in my new table)выделите ОбластьКрайРеспублика, щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename Field), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
16. Щелкните на кнопке Далее (Next)два раза подряд, чтобы переместиться на две страницы вперед, приняв предложенное название таблицы и разрешив Access создать ключ. Поскольку в базе данных уже существует одна таблица, мастер попытается установить между ними связь.
17. Так как связь можно установить позже, щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.
18. Щелкните на кнопке Готово (Finish), а затем закройте таблицу Сотрудники.
19. Повторите шаги 13-18, чтобы создать таблицу Поставщики, включив в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы принять все предложения, заданные по умолчанию.
20. Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных отображаются три таблицы.
21. Закройте базу данных.
При создании таблицы с помощью мастера каждому полю, включенному в таблицу, присваивается набор свойств, определяющих тип, формат и отображение данных, которые могут быть введены в данное поле.
Значения свойств, заданные Access, в большинстве случаев являются оптимальными и не нуждаются в модификации. Однако если некоторые свойства вас не устраивают, их можно легко изменить. Изменение одних свойств не влияет на содержимое таблицы, изменение других может вызвать нежелательные последствия. Поэтому, пока вы не наберетесь опыта работы в Access, следует проявлять определенную осторожность при изменении свойств полей.
В этом упражнении вы просмотрите и отредактируете свойства полей одной из таблиц базы данных GardenCo, расположенной в папке Office XP SBS\Access\Chap10\Refining, являющейся рабочей для этого упражнения. Выполните следующие шаги:
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. В окне базы данных щелкните дважды на таблице Сотрудники, чтобы открыть ее в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.
Размер окна таблицы на вашем экране может отличаться от приведенного на рисунке. Обратите внимание, что имена полей, состоящие из двух слов, включают пробелы, в отличие от полей созданных с помощью мастера.
Совет. Как и в других приложениях Microsoft Office ХР, размер окна можно изменить. Поместите указатель в угол окна и, когда он примет форму двунаправленной стрелки, перетащите его, чтобы увеличить или уменьшить окно.
3. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы отобразить таблицу в режиме Конструктор (Design), как показано ниже.
В режиме конструктора верхняя часть окна содержит список полей таблицы. В столбце Имя поля (Field Name)указаны имена полей, выбранных при создании таблицы. Обратите внимание, что они не содержат пробелов. В столбце Тип данных (Data Type)указан тип данных, содержащихся в поле. В столбце Описание (Description)представлено краткое описание каждого поля.
Обратите внимание на значок ключевого поляслева от поля КодСотрудника. Это поле используется для идентификации записей таблицы (то есть, в таблице не должно быть двух или более записей, имеющих одинаковое значение в ключевом поле). Если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), уникальность ключа обеспечивается автоматически. При добавлении новой записи Access заполняет это поле, увеличивая текущее значение счетчика на единицу.
Совет. Если ключевое поле более не требуется, выделите его в верхней части окна и щелкните на команде Ключевое поле (Primary Key)в меню Правка (Edit). Чтобы сделать ключевым другое поле, выделите его и щелкните на команде Ключевое поле (Primary Key)в меню Правка (Edit)
4. Щелкните в ячейке Тип данных (Data Type)для поля КодСотрудника, а затем щелкните на стрелке, которая появится.
Ячейка развернется, отобразив список типов данных, из числа которых можно выбрать нужный. Тип данных позволяет контролировать ввод информации, поскольку блокирует ввод данных, несовместимых с заданным типом.
Совет. Чтобы получить сведения обо всех типах данных, обратитесь к теме " Тип данных (Data Type) " в справочной системе Access.
5. Нажмите на клавишу (Esc), чтобы закрыть список, не меняя типа данных.
6. Щелкните в каждом поле в разделе Свойства поля (Field Properties)внизу окна таблицы. Количество свойств, приведенных в разделе Свойства поля (Field Properties), зависит от типа данных. Например, типу Счетчик (AutoNumber)соответствуют пять свойств, причем четыре свойства снабжены списками для выбора нужной установки. Если щелкнуть на свойстве, в пустой области справа появится его описание, как показано на следующем рисунке.
Свойство Размер поля (Field Size)определяет размер или величину значений, которые могут быть введены в это поле. Например, поле, имеющее тип данных Длинное целое (Long Integer), может содержать целые числа в интервале от -2147483648 до 2147483647. Если задан тип данных Счетчик (AutoNumber), поле может содержать только целые значения, начиная с 1, что позволяет ввести более двух миллиардов записей, не опасаясь переполнения.
Список свойства Новые значения (New Values)содержит два элемента: Случайные (Random)и Последовательные (Increment). Последняя установка означает, что при добавлении новой записи полю будет присвоено очередное значение из последовательности целых чисел.
Свойство Формат (Format)управляет отображением данных на экране и при печати, но никак не влияет на хранение данных. Некоторые типы данных имеют предопределенные форматы, но можно задать и нестандартные форматы.
Вы, наверное, заметили, что имена столбцов в режиме таблицы отличаются от имен полей в режиме конструктора. Отображение имен полей определяется свойством Подпись (Caption). Если это свойство не задано, во всех ситуациях будет использоваться имя поля.
Установка Да, совпадения не допускаются (Yes (No Duplicates) ) для свойства Индексированное (Indexed)означает, что данные в поле проиндексированы для ускорения поиска, но ввод повторяющихся значений запрещен. Для ключевого поля эта установка принимается по умолчанию.
Совет. Для получения дополнительной информации об определенном свойстве щелкните на нем и нажмите на клавишу (F1), чтобы отобразить справку Access.
7. С выделенным полем КодСотрудника(выделенное поле помечено стрелкой в селекторе строки) щелкните на свойстве Формат (Format), а затем введите три нуля (000).
Теперь код сотрудника будет изображаться в виде трех цифр, причем недостающие цифры будут заполняться слева нулями.
8. Щелкните в поле Фотография и замените тип данных с Поле объекта OLE (OLE Object)на Текстовый (Text).
Включив поле Фотография (Photograph)в таблицу, мастер определил тип данных как объект OLE, позволяющий хранить изображения. Но поскольку в этом поле будет храниться имя файла с фотографией, следует задать текстовый формат.
9. Щелкните в поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить следующие свойства.
Хотя номер телефона состоит из цифр, он может также содержать тире, скобки и пробелы, поэтому тип данных для этого поля определен как Текстовый (Text). Как видите, текстовое поле имеет больше свойств, чем поле с типом данных Счетчик (AutoNumber).
Для текстовых полей свойство Размер поля (Field Size)определяет максимальное число символов, которое может содержаться в поле. При попытке ввести лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокировано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.
В свойстве Подпись (Caption)указано значение Домашний Телефон. Это имя будет использоваться для заголовка столбца в режиме таблицы. Если вас не устраивают содержательные имена, предложенные мастером, их можно изменить.
10. Щелкните в поле ДатаНайма, чтобы отобразить его свойства, показанные ниже.
В свойстве Формат (Format)задано значение Краткий формат даты (Short Date). Это означает, что дата, введенная в любом стандартном формате, например, 10 апреля 2001, отобразится как 10.04.01.
Важно. В упражнениях этого курса, использующих краткий формат даты, предполагается, что задано двухразрядное отображение года (M/d/yy). Чтобы уточнить, какие установки заданы на вашем компьютере, откройте окно Панель управления (Control Panel), воспользовавшись подменю Настройка (Settings)в меню Пуск (Start), а затем щелкните дважды на Свойства региональных установок (Regional Settings Properties)в Windows 98 или Региональные параметры (Regional Options)в Windows 2000. В обоих случаях нужные установки представлены на вкладке Дата (Date).
Свойство Маска ввода (Input Mask)управляет вводом данных и форматом, в котором они хранятся. В маске 99/99/00;0 каждая "9" обозначает необязательную цифру, а цифра "0" - обязательную. В режиме таблицы эта маска отобразится следующим образом: "_/_/_". То есть, дата должна быть введена в формате 10/04/01, но сразу же после нажатия на клавишу (Enter)содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве Формат (Format).
Таблицы, созданные с помощью мастера, не используют свойство Условие на значение (Validation Rule), поскольку оно является слишком специфичным. С его помощью можно задать выражение, накладывающее ограничения на вводимые данные. В следующем шаге показано, как это делается.
11. Щелкните в поле свойства Условие на значение (Validation Rule)и введите <Now(). Затем щелкните в поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text)и введите Дата должна предшествовать сегодняшней. Это условие означает, что дата поступления на работу должна быть ранее (меньше) текущей, которая определяется функцией Now() на основании показаний компьютерных часов. Если введенная дата относится к будущему времени, ввод будет заблокирован и появится сообщение об ошибке.
Важно. Свойства Формат (Format), Маска ввода (Input Mask)и Условие на значение (Validation Rule)позволяют уменьшить число ошибок при заполнении таблиц. Однако, применяя эти свойства, следует соблюдать меру, чтобы не слишком усложнить ввод данных. Поэтому, прежде чем передавать базу данных пользователям, рекомендуется тщательно протестировать заданные установки.
12. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы вернуться в режим таблицы, и щелкните на кнопке Да (Yes)в ответ на предложение сохранить таблицу.
Совет. При переключении из режима конструктора в режим таблицы (даже в том случае, если вы ничего не меняли) появляется окно сообщения, в котором предлагается сохранить изменения. Щелкнув на кнопке Нет (No), вы останетесь в режиме конструктора. Если щелкнуть на кнопке Да (Yes), Access сохранит изменения и переключится в режим таблицы. Чтобы не сохранять изменения (например, сделанные случайно), щелкните на кнопке Нет (No), а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close)в окне таблицы. Когда появится окно сообщения, щелкните на кнопке Нет (No), чтобы закрыть таблицу без сохранения изменений.
13. Попробуйте ввести будущую дату в оба поля: ДатаРождения и ДатаНайма. Вы сможете ввести дату в первое поле, но второе поле будет заблокировано из-за условия, наложенного на значение, и появится сообщение об ошибке.
14. Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения, измените значение в поле ДатаНайма на дату, предшествующую текущей, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Сотрудники.
15. В окне базы данных выделите таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Конструктор (Design), чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.
16. Щелкните дважды на имени поля ОбластьКрайРеспублика, чтобы выделить его, и введите Штат. Затем в разделе Свойства поля (Field Properties)щелкните в поле свойства Подпись (Caption)и тоже введите Штат.
17. Удалите поля Страна, УсловияОплаты, АдресЭлектроннойПочты и Заметки, щелкая на селекторе строки и нажимая на клавишу (Del).
Совет. При удалении поля появится предупреждение, что требуется удалить все индексы. Щелкните на кнопке Да (Yes). (В шаге 19 также щелкните на кнопке Да (Yes)в ответ на аналогичное сообщение.)
18. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.
19. Откройте таблицу Клиенты в режиме конструктора и удалите следующие поля: НазваниеКомпании, ОрганизацияИлиОтдел, ДолжностьПолучателя, Внутренний, Факс, АдресЭлектроннойПочты и Заметки.
20. Щелкните в поле КодКлиента и введите 5в поле свойства Размер поля (Field Size).
21. Замените подписи к следующим полям: ИмяКонтакта на Имя, ФамилияКонтакта на Фамилия, АдресВыставленияСчета на Адрес, ОбластьКрайРеспублика на Регион, Страна/регион на Страна.
22. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Клиенты.
, чтобы отобразить таблицу в режиме Конструктор (Design), как показано ниже.
слева от поля КодСотрудника. Это поле используется для идентификации записей таблицы (то есть, в таблице не должно быть двух или более записей, имеющих одинаковое значение в ключевом поле). Если ключевое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), уникальность ключа обеспечивается автоматически. При добавлении новой записи Access заполняет это поле, увеличивая текущее значение счетчика на единицу.
, чтобы вернуться в режим таблицы, и щелкните на кнопке Да (Yes)в ответ на предложение сохранить таблицу.
, чтобы открыть таблицу в режиме конструктора.