Запросы

Таблицы

Таблицы играют ключевую роль в базах данных, поскольку именно в них хранится информация. База данных может содержать тысячи таблиц, размеры которых ограничиваются только доступным пространством на жестком диске компьютера.

Совет. Чтобы получить подробные сведения о спецификации Access, включая размер базы данных и максимальное число записей в таблице, щелкните в поле Введите вопрос (Ask A Question)в конце строки меню, введите соответствующий вопрос и нажмите на клавишу (Enter).

Объекты Access могут отображаться в различных режимах. Для таблиц обычно используются режим таблицы, предназначенный для ввода данных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифицировать структуру таблицы. Переход из одного режима в другой осуществляется щелчком на кнопке Вид (View). Можно также щелкнуть на стрелке кнопки Вид (View)и выбрать нужный режим из списка.

В табличном режиме содержимое таблицы отображается в виде столбцов (полей) и строк (записей), как показано ниже.

Если таблицы имеют общие поля, можно воспользоваться подчиненной таблицей, чтобы вставить в одну таблицу записи из другой. Такой подход позволяет одновременно просматривать данные из нескольких таблиц. Например, можно вставить в таблицу Клиенты сведения о заказах, сделанных клиентами, из таблицы Заказы.

В этом упражнении вы откроете таблицы базы данных GardenCo и отобразите их в различных режимах.

В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Tables. Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

2. На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables). В окне базы данных отобразится список содержащихся в ней таблиц. Поскольку на панели инструментов нажата кнопка Таблица (Details), справа от каждого имени указаны характеристики таблицы.

Можно изменить ширину столбцов таблицы, перетащив вертикальную черточку, разделяющую заголовки столбцов. Чтобы подогнать ширину столбца под длину текста в ячейках щелкните дважды на этой вертикальной черточке.

3. Щелкните на кнопке Развернуть (Maximize) в правом верхнем углу окна базы данных. Окно базы данных развернется и заполнит окно программы Access. Обратите внимание, что первые три элемента в столбце Имя (Name)не являются таблицами. Это ярлыки команд, которые используются для создания новых таблиц.

Если ярлыки в начале списка объектов не нужны, щелкните на команде Параметры (Options)в меню Сервис (Tools). В диалоговом окне Параметры (Options)щелкните на вкладке Вид (View), очистите флажок Ярлыки новых объектов (New object shortcuts)и щелкните на кнопке ОК.

4. Щелкните на кнопке Восстановить (Restore), чтобы сжать окно базы данных до исходных размеров.

5. Щелкните на таблице Типы, а затем щелкните на кнопке Открыть (Open)вверху окна базы данных. Таблица Типы откроется в режиме таблицы, как показано ниже.

Таблица содержит список типов товаров, которыми торгует компания, и включает поля Код типа, Наименование типа и Описание.

6. Щелкните на знаке плюс слева от типа Луковые. Откроется подчиненная таблица, которая содержит данные из таблицы Товары, имеющие отношение к данному типу. То есть, вы одновременно просматриваете данные из двух таблиц, как показано ниже.

Обратите внимание, что знак плюс заменился знаком минус.

7. Щелкните на знаке минус слева от записи Луковые, чтобы свернуть подчиненную таблицу.

8. Закройте таблицу Типы, щелкнув на команде Закрыть (Close)в меню Файл (File). Если будет предложено сохранить изменения макета, щелкните на кнопке Да (Yes).

Совет. Можно также закрыть объект, щелкнув на кнопке Закрыть (Close)в правом верхнем углу окна объекта. Если объект развернут во весь экран, эта кнопка называется Закрыть окно (Close Windows)в отличие от кнопки Закрыть (Close)в конце строки заголовка окна Access. Будьте внимательны, чтобы случайно не выйти из Access.

9. Щелкните дважды на таблице Заказы, чтобы открыть ее в режиме таблицы, как показано на следующем рисунке.

На панели перехода внизу окна указано, что таблица содержит 87 записей. Запись 1 является активной, о чем свидетельствует выделенное поле.

10. Переместите индикатор выделения вниз, несколько раз щелкнув на кнопке Следующая запись (Next Record).

Совет. Для перемещения по записям таблицы можно воспользоваться клавиатурой. Чтобы переместиться на одну запись, нажмите на клавишу ( )или ( ), на один экран - на клавишу (PgUp)или (PgDn), а чтобы перейти к первому или последнему полям таблицы, нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home)или (Ctrl)+(End).

11. Перейдите к записи 40, выделив текущий номер записи на панели перехода, введя 40и нажав на клавишу (Enter).

12. Закройте таблицу Заказы и щелкните на Нет (No), если будет предложено сохранить изменения макета таблицы.

13. В списке таблиц щелкните дважды на таблице Товары, чтобы открыть ее в режиме таблицы. Обратите внимание, что таблица содержит 189 записей.

14. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим конструктора.

В режиме таблицы отображаются данные, которые хранятся в таблице, а в режиме конструктора отображается структура таблицы.

15. Закройте таблицу Товары, щелкнув на кнопке Закрыть (Close). Если будет предложено сохранить изменения, щелкните на кнопке Нет (No).

16. Закройте базу данных GardenCo, щелкнув на кнопке Закрыть (Close)в окне базы данных.

Запросы предназначены для поиска в базе данных информации, отвечающей определенным критериям. Найденные записи, называемые результатами запроса, можно просматривать, редактировать и анализировать различными способами. Кроме того, результаты запроса могут использоваться в качестве основы для создания других объектов Access.

В сущности, запрос представляет собой вопрос, сформулированный в терминах базы данных, например: Какие записи в таблице Клиенты содержат значение 98052 в поле ПочтовыйИндекс. При выполнении запроса Access находит в указанных таблицах данные, соответствующие заданному условию, и отображает их в табличном виде.

Существуют различные типы запросов. Наиболее распространенными являются запросы на выборку, параметрические и перекрестные запросы. Реже используются запросы на действие, Autolookup и запросы SQL (Structured Query Language). Для создания простых запросов используется мастер, в менее тривиальных случаях можно создать запрос вручную в режиме конструктора, как показано на следующем рисунке.

Вверху окна запроса располагаются четыре окошка, содержащие списки полей таблиц, включенных в запрос. Линии, соединяющие общие поля, обозначают связи между таблицами. Первая строка бланка запроса содержит имена полей, включенных в запрос, а во второй строке указана таблица, к которой принадлежит каждое поле. Третья строка Групповая операция (Total)позволяет выполнять вычисления над значениями полей, а четвертая указывает принцип сортировки записей. Флажок в пятой строке Вывод на экран (Show)определяет, будет ли поле отображаться в результатах запроса. Шестая строка с именем Условие отбора (Criteria)позволяет задать критерий отбора записей из таблицы, а седьмая строка задает альтернативный критерий.

На первый взгляд все это кажется довольно сложным. Однако когда вы приступите к построению собственного запроса, исходя из логических соображений, все вышесказанное начнет приобретать смысл. Тем более что от вас не потребуется особых усилий. Функция Мастер запросов (Query Wizard)проведет вас через все необходимые шаги по созданию запроса и сохранит его в качестве объекта базы данных для дальнейшего использования.

В этом упражнении вы воспользуетесь несколькими запросами, которые хранятся в базе данных GardenCo. В качестве рабочей будет использоваться папка Office XP SBS\Access\Chap09\Queries. Выполните следующие шаги.

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.

2. На панели объектов щелкните на пункте Запросы (Queries). В окне базы данных отобразятся все хранящиеся в ней запросы.

3. Щелкните дважды в строке заголовка окна базы данных, чтобы оно заняло все окно программы Access, как показано на следующем рисунке.

Два верхних элемента списка представляют собой команды, предназначенные для создания запросов. В столбце Описание (Description)указано назначение каждого запроса. Значок в столбце Имя (Name)идентифицирует тип запроса, как и столбец Тип (Type), расположенный в правой части окна базы данных.

4. Восстановите исходный размер окна базы данных, щелкнув на кнопке Восстановить (Restore)в конце строки меню (а не строки заголовка).

5. Откройте запрос Продажа по типам в режиме таблицы, выделив его и щелкнув на кнопке Открыть (Open)вверху окна базы данных. Access выполнит запрос и отобразит результаты в виде таблицы, как показано на следующем рисунке.

На панели перехода указано, что результаты запроса включают 171 запись, тогда как таблица Товары содержит 173 записей. Чтобы понять, почему отсутствуют 2 записи, нужно отобразить запрос в режиме конструктора.

6. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим конструктора.

Верхняя часть окна запроса содержит схемы таблиц, из которых нужно извлечь данные, а нижняя часть представляет собой бланк, предназначенный для формирования условий отбора. Столбцы бланка соответствуют полям приведенных выше таблиц, а строки позволяют задать условия сортировки и отбора. Обратите внимание, что в строке Условие отбора (Criteria)для поля ПоставкиПрекращены указано " <> Да ". Это означает, что нужно отобрать товары, продажа которых не прекращена.

В порядке эксперимента в строке Условие отбора (Criteria)выделите значение "<> Да", введите = Да, а затем щелкните на кнопке Запуск (Run)на панели инструментов.

Совет. Запрос можно также выполнить, переключившись в режим таблицы.

Теперь запрос отберет только те товары, которые содержат значение Да в поле ПоставкиПрекращены (то есть, продажа этих товаров прекращена).

Это те самые 2 записи из таблицы Товары, которые не вошли в результаты исходного запроса.

7. Закройте окно запроса и щелкните на кнопке Нет (No), если будет предложено сохранить изменения.

8. Закройте базу данных GardenCo.