Для выявления сильных и слабых сторон обработки информации на предприятии требуется, не менее чем анализ окружения, детально проработанная констатация существующего внутреннего состояния предприятия. Сначала специфицируются все имеющиеся ИС и все задействованные к данному моменту ресурсы. Далее исследуются организационная структура в области обработки информации и ее функционирование. Анализом бюджета, затрат и производительности в ИС заканчивается фаза сбора данных по предприятию.
1. Распределение данных и приложений. В отношении данных должны исследоваться следующие аспекты (преимущественно организационные):
· объем и качество, т.е. сущность или состав данных и связей;
· уровень разрозненности или, напротив, степень интегрированности имеющихся данных относительно технологии банков и баз данных;
· полнота и актуальность структур данных с позиций пользователя;
· специфика установленных банков данных в структуре управления (концептуальная модель, специфика языков банков данных, перечень данных, функции системы защиты данных, места сечения) и/или других программных средств управления данными;
· организационные и технологические пути доступа к данным;
· защищенность данных (объем и качество мероприятий по сохранению полноты и корректности данных);
· мероприятия по защите данных (политические, правовые, организационные, а также технические и технологические мероприятия).
Все ИС должны анализироваться в рамках заданных единых категорий и описываться (документироваться) по единой схеме. При этом описание того или иного приложения охватывает функциональное описание (постановку задач и функции программ); структуры данных; ввод и выдачу данных; каркас данных; связи с другими приложениями; вид применения или обработки; пользователей (их круг и частота обращений) и получаемый ими эффект; историю развития; констатацию того, является ли данный продукт собственным или «чужим»; критику и предложения со стороны пользователей, а также впечатления самого аналитика.
2. Распределение ресурсов. Понятие «ресурсы ИС» охватывает работников сферы ИТ и ИС, технические и программные средства, а также бюджет сферы ИТ и ИС. Ресурсы ИС следует документировать единым образом для всего предприятия.
При оценке работников сферы ИС как ресурса следует провести анализ следующих отдельных позиций:
· число сотрудников (в среднем на область деятельности);
· поле деятельности для каждого из сотрудников сферы ОИ;
· качество руководства сферой ОИ;
· производительность и загрузка работников сферы ОИ;
· квалификация и образование работников сферы СИ (в особенности их коммуникабельность при работе с пользователями);
· средства и уровень мотивации работников сферы ОИ;
· производственный климат в подразделениях сферы ОИ;
· возрастная структура (возраст и стаж работы, а также опыт работы в сфере ОИ).
Для характеристики персонала сферы ИТ и ИС следует составить единую документацию. Установленные при этом сильные и слабые стороны работников дают точки отсчета для возможных организационных изменений в области трудовых ресурсов.
В отношении технических средств целесообразно проанализировать следующие важные аспекты:
· типы, технические характеристики и мощность центральных и децентрализованных ЭВМ;
· число, технические характеристики и емкость главных накопителей и высокопроизводительных принтеров;
· число, «интеллектуальность» и ориентированность (приспособленность к применению) дисплеев и принтеров на рабочем месте;
· число и характеристики остальных устройств ввода-вывода;
· внутренние вычислительные сети и их компоненты;
· внешние телекоммуникационные связи;
· места установки технических средств;
· доступность и характерное время ответа (при нормальной и пиковой загрузке) центральных и периферийных ЭВМ;
· загрузка центральных и периферийных ЭВМ (загрузка процессоров, использование памяти накопителей);
· история развития (доля прироста, развитие производительности и емкости) центральных и децентрализованных технических средств;
· возможности расширения технических средств;
· данные по изготовителям и поставщикам (в особенности надежность и оценка пользователями этих средств);
· данные по приобретению/аренде/лизингу или по продолжительности связей с поставщиками в сфере технических средств;
· данные по техническому обслуживанию и сервису.
Для формирования документации на имеющиеся в наличии ИС и соответствующие им программные средства целесообразно раздельное их описание для центральных и децентрализованных ЭВМ. Для обеих категорий необходимо характеризовать следующие компоненты программных средств:
· операционные системы (ОС), расширения ОС, системы теледоступа;
· системы управления банками данных (здесь уместно вспомнить представленные выше рассуждения о данных);
· сетевые программные средства и средства теледоступа, системы управления и коммуникации ПЭВМ;
· программные средства управления вычислительным центром;
· вспомогательные программы (управление ленточными и дисковыми накопителями, настройки систем, контроль исполнения и т.п.);
· инструменты конечного пользователя;
· развитие окружения ИС (инструменты и языки анализа, дизайна и программирования, а также трансляторы с языков);
· системы сохранения и защиты данных;
· используемые внешние программные средства;
· данные по изготовителям и поставщикам ПС (особенно их надежность и удовлетворенность пользователей этими средствами);
· данные по приобретению/аренде/лизингу и длительности связей с поставщиками ПС;
· данные по возможности расширения программных средств;
· данные по техническому обслуживанию и сервису.
В отношении бюджета ИС проводится исследование следующих аспектов:
· анализ общего развития расходов на ОИ раздельно для технических и программных средств, расходов на техническое обслуживание, на персонал, а также прочих расходов;
· развитие затрат на ОИ в сравнении с общими затратами;
· планирование затрат на ОИ в будущем;
· системы расчета затрат на ОИ (приведенных к конечному пользователю): приведенные затраты на ОИ по каждой сфере деятельности, сопоставление фактических вычислительных затрат на ОИ и потребного процессорного времени, а также другие подобные грубые сравнения для установления справедливости распределения затрат, соотнесение затрат на ОИ с достигаемой производительностью.
3. Организация и управление в сфере информатизации. На этом шаге необходимо проверить на эффективность и сбалансированность существующую организацию, т.е. структуру и качество управления в области ИС. При этом должны исследоваться следующие аспекты:
· эффективность существующей организации ОИ;
· сотрудничество с пользователями (связи, заказы на развитие, сервис для пользователей и их обучение, вид и объем сервисных услуг);
· организационное расчленение области СИ (развитие и эксплуатация ИС и обеспечение пользователей);
· планирование и администрирование данных;
· развитие применения ИС (образ действий, методы и инструменты для анализа, дизайна, программирования, тестирования и технического обслуживания, выдача приоритетов для развития ИС);
· концепция приобретения, внедрения и обслуживания компонентов технических и программных средств;
· мероприятия по обучению работников сферы ОИ;
· объем и качество документации;
· вид и объем кратко-, средне- и долгосрочного планирования и контроля в области ОИ;
· вид распределения ресурсов ПС по конечным пользователям;
· объем и качество защищенности, в том числе от катастроф.
Документация по анализу ИС на предприятии содержит:
· общий обзор имеющихся ИС и их ресурсов: раздельное представление всех систем с одинаковой степенью детализации, а также интегрированное или агрегированное представление и результаты их сравнения;
· общий обзор использования ресурсов ИС: центры тяжести их деятельности, а также связанные и свободные мощности;
· описание сильных и слабых сторон ИС и предложения по их улучшению: имеющиеся в наличии ИС и их ресурсы, развитие и обслуживание ИС, эксплуатация ИС и обслуживание пользователей, а также планирование и организация ИС;
· каталог идей и намерений для будущих стратегий в области ИС.
