Технология ввода данных в MS Excel

Ценность любой информации в значительной мере определяется качеством ее организации, и, более того, существенная доля затрат на обработку информации связана с приданием ей той или иной логической структуры. Особенностью электронных таблиц является то, что в них структурирование информации начинается непосредственно на этапе ввода данных: с самого начала своего существования в машинной форме они привязываются к структурным подразделениям таблиц - ячейкам.

Как показал опыт развития прикладного программного обеспечения, идея

таблично ориентированной организации данных, несмотря на кажущуюся

простоту, оказалась весьма плодотворной.

Основное назначение процессоров электронных таблиц - обработка таблично организованной информации (данных, представленных в виде строк и столбцов чисел), проведение расчетов на ее основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки (в виде графиков, диаграмм и т. п.).

Структурно основным объектом Excel является рабочая книга, которая сохраняется как целостный объект в едином файле, имеющем по умолчанию расширение *.xls.

Книга делится на листы, а листы, в свою очередь, - на ячейки. В некоторых

случаях логика работы с данными требует задания ссылок между несколькими рабочими книгами. Получающаяся в результате связанная совокупность книг обычно называется рабочим пространством или рабочей средой. Сведения о настройках рабочего пространства могут быть сохранены в файле специального формата. По умолчанию он имеет расширение *.xlw.

Лист рабочей книги Excel имеет матричную структуру. По умолчанию каждый рабочий лист имеет (максимально) 256 столбцов с именами от А до IV и 16 384 строки с соответствующими номерами. Имя столбца и номер строки, которым одновременно принадлежит ячейка, однозначно определяют ее адрес: А1 - адрес ячейки, находящейся в столбце А и первой строке. Excel поддерживает и другую систему адресации (стиль ссылок), когда нумеруются и строки, и столбцы (в этом случае сначала указывается номер строки, а затем номер столбца. R1C1 - адрес той же ячейки: строка № 1 - Row 1 и столбец № 1 - Column 1.). Изменить стиль ссылки можно с помощью команды Параметры меню Сервис, выбрав вкладку Общие.

Очевидно, что данная система адресации позволяет однозначно идентифицировать ячейки в пределах отдельного листа. В расширенном формате адрес ячейки имеет вид

[Имя_файла_рабочей__книги]<имя_листа>!<адрес_ячейки>,

например: [Книга1.xls]Лист1!A1

Ячейкам (блокам ячеек) также можно присваивать собственные имена и

использовать их для ссылок на ячейки наряду с адресами:

1. Выделить ячейку (блок ячеек).

2. Выбрать пункт меню Вставка > Имя > Определить.

3. Указать имя ячейки (блока ячеек), начинающееся с буквы.