Рассмотрим ситуацию, возникающую в повседневной работе довольно часто: в отчет, подготовленный в текстовом редакторе, требуется вставить диаграмму, построенную в Excel. Для выполнения этой задачи можно воспользоваться одной из двух возможностей. Можно вставить диаграмму как встроенный объект с тем, чтобы использовать средства Excel для правки диаграммы внутри редактора Word. С другой стороны, можно связать диаграмму с документом таким образом, чтобы вставленная в документ текстового редактора Word диаграмма обновлялась всякий раз, когда изменяются данные в соответствующей таблице Excel. Рассмотрим обе эти возможности.
Хотя копирование и вставка диаграмм или любых других объектов достаточно простая операция, можно выполнить ряд подготовительных действий, которые еще более ее упростят:
Рабочие листы Excel, содержащие диаграммы, слишком велики для документов Word. Листы с диаграммами формируются после выделения диапазона подлежащих отображению значений с последующим выбором из меню Вставка команд Диаграмма, На новом листе. В этом режиме Excel обеспечивает заполнение построенной диаграммой всей страницы, поэтому вписать такую диаграмму в пределы страницы, к тому же уже частично заполненной текстом, будет практически невозможно. Это не означает, что лист с диаграммой вообще нельзя вставить в документ Word. Просто диаграмму нужно сжать до приемлемых размеров еще до перехода из Excel в Word.
Вставка диаграммы в документ Word с помощью кнопки Вставить на панели инструментов дает неизменяемый объект. Этот способ хорош в том случае, если данные, использовавшиеся для создания диаграммы, в будущем меняться не будут. Но если данные постоянно изменяются, логично было бы отслеживать эти изменения и на диаграмме, вставленной в документ текстового редактора Word.
В таком случае необходимо установить связь. Это можно сделать следующим образом.
1. Скопируйте диаграмму Excel в буфер обмена и перейдите в окно текстового редактора Word.
2. Поместите в нужное место курсор ввода (либо с помощью указателя мыши, либо с помощью стрелок на клавиатуре), а затем из меню Правка выберите команду Специальная вставка.
3. Выберите опцию Связать.
4. В диалоговом окне Специальная вставка можно выбрать опцию Вставить. Можно также указать вид вставки:
• Вставка Как «Диаграмма Microsoft Excel Объект» позволяет работать с диаграммой как со встроенным объектом, редактируя ее с помощью соответствующих инструментальных средств Excel. Здесь все похоже на обычную процедуру с использованием кнопок Копировать и Вставить, но с одним существенным отличием: когда осуществляется вставка со связью, изменения оригинальной диаграммы отражаются и на ее копии, реализованной как встроенный объект. Однако данная процедура работает только в одну сторону. При внесении изменений в копию, т.е. во встроенный в текстовый редактор Word. объект, оригинал в Excel остается без изменений.
• Вставка Как «Рисунок» дает нам копию диаграммы. Хотя рисунок занимает меньше памяти, чем встроенный объект, но его нельзя редактировать с помощью инструментария Excel. Если рисунок вставляется со связью, то и он будет обновляться в результате любых изменений диаграммы в Excel.
• Если установить флажок В виде значка, то диаграмма будет вставлена в документ Word просто как значок. В этом случае достигается максимальная производительность редактора Word за счет минимального использования памяти, но при этом в документе не видно, как выглядит диаграмма. Двойным щелчком на пиктограмме можно перейти к редактированию диаграммы.
5. После выбора варианта специальной вставки в диалоговом окне Специальная вставка щелкните на кнопке ОК.
Вне зависимости от выбранного в диалоговом окне Специальная вставка типа объекта наличие связи гарантирует автоматическое обновление этого объекта в результате изменений, вносимых в оригинал диаграммы или в данные, по которым она построена.
