Получение сводной информации с помощью команды Итоги

Простейший способ получения итоговой информации – это использование команды Итоги из меню Данные.

С помощью команд Excel можно извлекать нужную информацию даже из бесконечных таблиц.

Список должен быть систематизированным, чтобы записи с общим контекстом были сгруппированы в блоки.

Варианты систематизации могут быть различными.

Пример:

Объединение записей, относящихся к одному клиенту.

Группировка записей, относящихся к конкретному периоду времени.

После осуществления такой сортировки можно посчитать Итоги по группам записей.

Делается так:

Определите, по какому полю или полями вам нужны итоги.

Систематизируйте список таким образом, чтобы записи с близкими значениями в соответствующих полях оказались сгруппированными.

Пример:

Если вам требуется получить итоги по каждому клиенту, то список следует отсортировать по значениям в поле "Клиент" (по возрастанию).

Команда Данные à Сортировка à появиться диалоговое окно Сортировка диапазона в поле Сортировать по выберите значение "Клиент" и щелкните на кнопке ОК.

Команда Данные à Итоги à появиться диалоговое окно Промежуточные итогиà щелкнете на стрелке в поле При каждом изменении в.

В раскрывающемся списке всех полей необходимо определить, для каких полей требуется подведение итогов.

В данном примере: Подводим итоги по клиентам, поэтому в списке полей выберите пункт "Клиент".

Щелкните по стрелке в поле Операция, можно получить список функций, которые можно применить для обработки итоговых значений.

Пример: Чаще всего используется функция СУММ.

В списке Добавить итоги по выберите тот элемент, по которому должен быть подведен итог.

Этот список содержит все поле базы данных.

Пример: Выберите нужный пункт, поставив рядом с ним флажок.

Щелкнете на кнопке ОК.

На экране будут отображены промежуточные итоги для каждой группы записей.