1.Коммуникация – это процесс взаимодействия субъектов, на основе обмена информацией и непосредственного общения, а также используемые при этом средства связи, формы, способы и каналы взаимодействия.
Коммуникация внутри организации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит эти решения до сотрудников организации.
Коммуникации:
1) между организацией и внешней средой (все те элементы, которые мы проходили в 4 лекции)
2) между уровнями и подразделениями
3) между руководителем и подчиненными
4) между руководителем и рабочей группой
5) неформальные коммуникации (МЭФ коммуникатирует с Менеджментом на счет социальных выступлений)
формы коммуникаций:
1) лингвистическая (вербальная) – с помощью общения+ письменная
2) жестикуляционная
3) музыкальная
4) пиктографическая (посредством рисунков)
5) цветовая – посредством цвета (интерьер, панки, готы)
2. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между 2-я и более людьми.
Элементы коммуникационного процесса (отвечает на вопрос «что») – 1)коммуникатор, источник, адресант, отправитель – это лицо, генерирующее идею, собирающее и передающее информацию
2)сообщение (послание, содержание) – информация, закодированная с помощью символов
3) канал (передатчик) - средство передачи информации
4) получатель (адресат, рецепиент, объект) - лицо, которому предназначена информация.
5) помехи или шум – это то, что искажает информацию
На этапе отправления отправитель проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи участникам процесса, т. е. определяет себя как индивида ("кто я такой") и формирует смысл того, что хочет передать.
Далее информация, предназначенная для передачи, кодируется. Сначала выбираются носители информации (звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия), которые затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, поступок и т. д.).
Таким образом формируется послание. При этом отправитель рассчитывает, что оно будет воспринято адекватно закодированному в нем значению.
Чем больше различий между тем, что передано и что получено, тем беднее коммуникация. Так, у профессионалов обычно возникают трудности в коммуникации с публикой, так как они кодируют значение в форме, понятной только людям их круга.
Послание посредством передатчика (человека, технического средства, химического или физического состояния) поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Как только передача послания или сигнала началась, в этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания.
Тот, кому было адресовано послание, называется получателем. Он осуществляет фиксацию полученного послания и раскодирование его в понятное значение. Под раскодированием подразумеваются восприятие послания, его интерпретация и оценка.
В основном послания бывают искаженными. Это связано с наличием в процессе коммуникации шума.
Последним этапом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролями. Весь цикл повторяется, но в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Появляется возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.
Большое разнообразие информации, используемой а практике управления, нуждается в развитии классификационных подходов. Классификация информации преследует разнообразные цели:
1) развитие системного и комплексного родхода к управлению;
2) cовершенствование технологии управленческой деятельности;
3) совершенствование системы профессиональных знаний руководителей;
4) поиски путей повышения эффективности управления.
Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации:
1) по различным аспектам управления (характеру возникающих задач);
2) по характеру восприятия человеком;
3) по форме представления;
4) по источникам возникновения;
5) по времени использования;
6) по отношению к хозяйственному субъекту;
7) по возможности использования.
В зависимости от характера возникающих задач и соответствующего им аспекта управления информации делиться на организационно – экономическую, собственную управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую, идейно-воспитательную. При решении любой из этих задач руководитель должен быть компетентен и иметь всю полноту информации. В противном случае эффективность управления может резко снижать либо приобретать негативный характер.
По характеру восприятия человеком можно выделить различные органолептические формы информации: визуально (зрительную), аудиоинформацию (звуковую), тактильную, обонятельную, а также комбинированные формы, например аудиовизуальную. Наибольшую ценность представляет аудиовизуальная информация, поскольку система зрительного анализа дает 94-96% сведений об окружающем мире. Однако наиболее эффективным является комбинированное представление информации, так как оно в значительно большей степени активизирует: внимание, память, интеллект. Необходимо всегда помнить о возможности сенсорной и интеллектуальной перегрузке организма информацией при ее неупорядоченности и неадекватности, что резко снижает эффективность управления и может приводить к ошибочным и даже катастрофическим последствиям.
По форме представления различают знаковую информацию, имеющую в определенной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информация выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме.
Буквенная (текстовая) информация обычно характеризует определенное состояние управляемой и возможности управляющей системы, хотя в сложных случаях диагностики состояние может использоваться цифровая или кодированная информация. Это значительно проще, поскольку меньше загружает информационные каналы связи.
Классификация информации:
-по аспектам управления(организационно-экономическая, собственно управленческая, технико-технологическая, соц-психологическая, идейно-воспитательная)
-по характеру восприятия(визуальная, звуковая, тактильная, обонятельная, комбинированная)
-по форме представления: знаковая (буквенная, цифровая, кодированная) и аналоговая
-по источникам возникновения (внутренняя и внешняя)
-по времени ее использования (постоянная и переменная)
-по отношению к системе( входная и выходная)
-по возможности использования(полезная,шум,избыточная,ложная,лживая)
Цифровая информация, как и кодированная, может выражать самые разные состояния управляемой системы и ее реакцию на управляющие воздействия. Однако эффективное пользование такой информацией требует формирования определенных профес-сиональных знаний, умений и навыков, определенной профес-сиональной культуры, психологических стереотипов. При этом значительно повышается роль математической культуры, абстрактного мышления, абстрактной логики.
Используемая в управлении информация по источникам может быть подразделена на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация может отражать влияние на систему (фирму) как непосредственного окружения, так и более отдаленных сфер внешней среды. Так, для фирмы эта информация относится к тем сферам, которыми само предприятие управлять не может, - экономические циклы, политическая обстановка, рыночная конъектура, погода, климат и т.п.
Внутренняя информация характеризует состояние управляющей, а не управляемой систем, например, состояние системы управления, ее кадровое обеспечение, материальные и финансовые ресурсы управляемой системы, имеющуюся технологию.
По времени ее использования в информационных потоках можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация является относительно стабильной, например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих.
Переменная информация связана с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничению. Пример переменной информации – объем выручки, число клиентов.
По отношению к системе информация делться на входную и выходную. Входная информация характеризует потоки энергии, вещества, информвции, поступающие в данную систему. Выходная информация характеризует продукт деятельности системы (например, объем и номенклатуру товаров и услуг).
По возможности использования различают информацию: полезную, шумы, избыточную, ложную, лживую. Шум – это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправ-ленными. Помимо действительно полезной для управления информации может восприниматься избыточная информация, по сути являющаяся достоверной, но не несущая ничего нового, излишне детализирующая уже полученные сведения. Такая информация только засоряет каналы связи, отвлекает ресурсы от анализа полезной информации. Лживая информация носит сознательный характер, что является ее кореннымотличием от ложной. Зачастую как ложная информация воспринимаются слабые сигналы (сигналы, количественное значение которых меньше значения большинства других входных сигналов) о возможных изменениях во внутренних и внешних факторах, если они не согласуются с привычным ходом процесса. Теория слабых сигналов играет исключительную роль в управлении, и особенно в стратегическом. Всякий сигнал необходимо рассматривать с двух сторон – во-первых, как сигнал опасности, а во-вторых, как сигнал новых возможностей. Когда сигнал мал, у фирмы имеются: большие возможности принять необходимые меры по предотвращению или ликвидации опастности либо по эффективному использованию новых возможностей. Когда же сигнал становится достаточно большим, то фирма не может ни нейтрализовать опасность, ни использовать новую возможность.
Классификация информации по видам ее источников. Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, принимвющего решение либо в решающую систему.
Первым является исследовательская деятельность и в более широком смысле деятельность, основная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт, например в долговременной памяти компьюте-зированной информационной системы.
Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений. В этом случае человек или орган, принимающий решение, не выполняя специальных исследовательских или поисковых операций, получает информацию при совместной реализации управленческого и производственного процессов. Например, он узнает, выполнен квартальный план работ. Эта информация может влиять на его дальнейшие решения.
Определение третьего источника информации требует некоторых дополнительных пояснений. Достаточно часто решение, принятое в интервале времени [ t1, t2], влияет на будущее решение, принимаемое в интервале времени [t1,t2]. При этом нужно помнить не только о непосредственном результате принимаемого решения, но и о том, что реализация этого решения может быть исходной точкой, для принятия последовательных решений сходного типа. Иначе говоря, нужно помнить, что, когда мы в будущем будем принимать те или иные решения, мы можем попасть непосредственно в результате принятия некоего решения как в лучшую, так и в худшую ситуацию в зависимости от того, какими были ранее принятые решения. Может случиться так, что приносяопределенные преимущества в настоящий момент, в дальнейшем данное решение приведет к безвыходной ситуации.
Ситуации этого типа имеют динамичный характер, поскольку информация о будущих, отдаленных последствиях принимаемого решения оказывает большое влияние на процесс выбора. Будем называть такую информацию информацией предвидения. В то время, как рассмотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего решение, информация предви-дения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвидения играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.
Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной памяти или тому подобных источников, изменяет ситуацию. Во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуации. Во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел. В-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезность, приписываемую их результатам. Например, обнаружение в процессе и в результате строительства факта неблагоприятных геологических условий может привести к переоценке привлека-тельности данного проекта.
Благодаря постепенно поступающей информации все параметры ситуации, как правило, содержащей риск, могут подвергнуться изменениям.
Виды коммуникаций в организациях. Управление коммуникациями.
Коммуникация это обмен информацией. В организации применяются различные виды коммуникаций:
Межуровневые коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Таким путём нижним сообщаются текущие задачи, изменение приоритетов, рекомендуемые процедуры и т.п.
Коммуникации по восходящей. Они выполняют функцию оповещения верхних уровней управления о том, что происходит на низших уровнях. Таким путём руководство узнаёт о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Движение информации происходит в форме отчётов, предложений и объяснительных записок.
Коммуникации между подразделениями. Здесь обмен информацией служит для координации задач и действий, для совместной работы, обсуждения общих проблем.
Коммуникация «руководитель – подчинённый». Они являются примером обмена информацией по вертикали и составляют основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Эти коммуникации связаны с пояснением задач и ожидаемых результатов, с достижением признания и вознаграждения, с целью мотивации и т.п. если руководитель общается с группой людей, то каждый имеет возможность высказаться о задачах, проблемах, приоритетах и т.п.
Неформальные коммуникации. Слухи передают информацию много быстрее, чем каналы формального сообщения. Поэтому руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения информации.
45. Коммуникационный процесс и обратная связь.
Коммуникации можно рассматривать как коммуникационный процесс. При этом они отражают принципы и закономерности обмена информацией между людьми, как явление - представляют установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организаций, соответствующих организационных форм.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации. Принята следующая типология коммуникаций:
- коммуникации между организацией и внешней средой;
- коммуникации между подразделениями;
- коммуникации внутри подразделений по уровням производства и управления;
- межличностные коммуникации;
- неформальные коммуникации.
Коммуникация осуществляется путем передачи предложений, мнений, намеков или ощущений в устной или другой форме (письменная форма, жесты, поза, недосказанность и т. п.) с целью получения желаемой реакции.
При коммуникации ее участники должны быть способны видеть, слышать, осязать, а также обладать определенными навыками и определенной степенью взаимного понимания.
Для управления важное значение имеет межличностная коммуникация, так как многие управленческие задачи решаются при непосредственном общении людей. Ее следует рассматривать как процесс, состоящий из нескольких этапов (рис.).
На этапе отправления отправитель проектирует и кодирует информацию, предназначенную для передачи участникам процесса, т. е. определяет себя как индивида ("кто я такой") и формирует смысл того, что хочет передать.
Далее информация, предназначенная для передачи, кодируется. Сначала выбираются носители информации (звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия), которые затем организуются в определенную форму (речь, текст, рисунок, поступок и т. д.).
Таким образом формируется послание. При этом отправитель рассчитывает, что оно будет воспринято адекватно закодированному в нем значению.
Чем больше различий между тем, что передано и что получено, тем беднее коммуникация. Так, у профессионалов обычно возникают трудности в коммуникации с публикой, так как они кодируют значение в форме, понятной только людям их круга.
Послание посредством передатчика (человека, технического средства, химического или физического состояния) поступает в передающий канал, доводящий его до адресата. Как только передача послания или сигнала началась, в этот момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации. Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания.
Тот, кому было адресовано послание, называется получателем. Он осуществляет фиксацию полученного послания и раскодирование его в понятное значение. Под раскодированием подразумеваются восприятие послания, его интерпретация и оценка.
В основном послания бывают искаженными. Это связано с наличием в процессе коммуникации шума. Его основными источниками могут быть:
- технические средства коммуникационного процесса;
- организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости и т. д.)
Шум в системе управления присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение передаваемого послания. Менеджеру следует максимально преодолевать имеющийся шум и передавать смысл послания как можно точнее.
Последним этапом коммуникационного процесса является обратная связь при обмене участников процесса ролями. Весь цикл повторяется, но в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Появляется возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении.
Стили коммуникаций и коммуникативные роли.
Коммуникацией традиционно принято называть обмен значениями (информацией) между индивидами через посредство общей системы символов (знаков), языковых знаков, в частности.
В процессе коммуникаций руководитель - подчиненный решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме; сбор предложений исполнителей для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов. Важной спецификой коммуникаций между руководителем и рабочей группой является возможность более широкой обратной связи.
Выделяют следующие типы коммуникаций:
1. Познавательная - основное внимание уделяется тому, что говорят, т.е. цель - передача или получение той или иной информации.
2. Побудительная - её задачей является изменить мнение, повлиять на человека или мы просим что-либо сделать для нас. Тезис Аргумент. (например, реклама)
3. Экспрессивная - передача эмоционального состояния: чувств, взглядов, оценок. Важно как человек передает.
4. Невербальная - её особенностью является, то, что она самая точная, т.к. язык телодвижений не контролируется, происходит рефлексивно.
5. Социально-ритуальная - поддержание норм и обычаев культурного поведения. (Здравствуй, поздравляю и т.п.).
Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.
За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи.
Первое измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации .
Коммуникационный стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот стиль. Открытие себя в этом случае измеряется е диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.
Коммуникационный стиль индивида во втором квадранте определяется как реализация себя и характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.
Коммуникационный стиль в третьем квадранте характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его.
Этот стиль часто используют «интроверты» — люди с тенденцией больше обращать свой разум вовнутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.
Коммуникационный стиль в четвертом квадранте связан с защитой себя и, как видно из матрицы, характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало Открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.
В середине матрицы располагаются индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуется умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.
Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.
Коммуникационные роли – это функции, которые выполняют члены организации в процессе передачи информации.
Выделяют:
- сторож (контролирует входные потоки сообщений, это может быть секретарша, не пускающая к руководителю, она часто отсеивает информацию, передавая лишь ее часть);
- связной (связывает группы, не принадлежа ни одной из них, без них организация разваливается на группы, разрушается ее единство);
- лидер мнения (неформальные лидеры, оказывают неформальное влияние на поведение остальных);
- космополит (открывает «окна в мир», так как чаще остальных взаимодействует с внешней средой).
Отношения между людьми в организации составляют суть информационного обмена, т.е. коммуникации.
Типы отношений:
- линейные (отношения между руководителем и подчиненными);
- функциональные (отношения специалистов и др. работников, часто носящие консультативный характер);
- отношения управленческого аппарата (представление чьих-либо полномочий или прав);
- латеральные отношения (боковые, удаленные от центра, их также называют коллегиальными – между служащими, подчиненными одному начальнику и параллельными – между служащими, занимающими одинаковое положение в организации).
Человеческое поведение(в труде, в жизни) обнаруживает себя в таких проявлениях, которым свойственны группа состояний. Согласно теории Э.Берна эти состояния обусловливаются ролями родителя, взрослого, ребенка; формой поведения – игрой.
Состояния, описанные Берном, сопровождают процесс общения и взаимодействия двух и более людей (трансакция – обмен действиями, в котором есть стимул и реакция (S-R)). В организации это то, из чего состоит общение руководителя и подчиненного, руководителя и руководителя, подчиненного и починенного. Роль руководителя в трансакции – сформировать у подчиненного (собеседника, сотрудника) взрослую этическую позицию, научить быть ответственным за себя, за всех, за все.
47. Формы передачи информации и коммуникативные барьеры.
Основная часть времени руководителя приходится на прямой межличностный обмен информацией. Поэтому очевидна значимость повышения эффективности межличностных коммуникаций, анализа возникающих преград.
Различное восприятие информации участниками коммуникационного процесса, например, отправителем и получателем, может быть обусловлено их служебным положением, опытом, ценностями, интересами. Под воздействием этих и других факторов реальная информация может восприниматься полностью или частично, отторгаться, восприниматься в искаженном виде.
Ослаблению семантических барьеров способствует использование соответствующего языка, отдельных слов и терминов, стиля изложения, доступных получателю информации, исключающих двойственное толкование содержания.
Менеджер - это не только отправитель информации в форме решений. Прежде всего он получатель информации от своих подчиненных. Недостаточно лишь внимательно выслушать их; необходимо поощрять предложения, например, по совершенствованию работы организации.
В невербальной коммуникации используются не слова, а другие средства: выражение лица, жесты, позы, интонация, модуляция голоса, грамотность, четкость, и ясность речи и т.д. Непунктуальность (опоздание или слишком ранний уход) могут существенно снижать эффективность коммуникаций.
Плохая обратная связь или ее отсутствие может привести к искажению информации, ошибочным действиям.
Ошибки восприятия, которые влияют на искажение восприятия людьми друг друга 1. Стереотипы - твердый отпечаток, шаблон.
2. Гала-эффект или эффект ореолов.
3. Семантический барьер (каждый вкладывает разный смысл в одно и то же понятие).
5. Механизм сверхупрощения (черное - белое, плохой - хороший).
Основные проблемы в организационных коммуникациях связаны с неэффективной структурой организации. Здесь возможны два полюса.
Первый полюс представлен ситуацией, когда организационная структура чрезмерно растянута. При этом необоснованно возрастает число уровней управления, формируется очень длинная цепь команд. Декомпозиция основных целей организации, их конкретизация для отдельных уровней управления и подразделений организации усложняет коммуникации. Возможно непреднамеренное искажение отчетной информации вследствие ее движения по вертикали. Наличие конфликтов делает весьма вероятным и трудноустранимым преднамеренное искажение информации.
Второй полюс может быть представлен ситуацией, когда организационная структура необоснованно плоская. Нарушение нормы управляемости может привести к информационным перегрузкам, особенно на высшем уровне управления.
Улучшение системы межличностной коммуникаций возможно в следующих направлениях. Руководители всех уровней иерархии должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих коллег и подчиненных. Руководитель должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребностей информации в организации и т.д.
Для совершенствования организационных коммуникаций необходимо:
- регулировать информационные потоки на основе точной оценки информационных потребностей (своих и подчиненных);
- совершенствовать систему обратной связи - в частности для сбора, учета и использования предложений персонала;
- использовать управленческую деятельность для более эффективного обмена информацией;
- использовать дополнительные источники информации (выпуск бюллетеней, видеофильмов, газет) с разъяснениями деятельности организации.
Системы обратной связи целесообразно использовать за счет перемещения работников из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов. Пополнение информации за счет обратной связи эффективно производить методом опроса работников.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.
Информационные сообщения в виде малотиражных газет, бюллетеней, которые содержат информацию для всех работников. К современным информационным технологиям можно отнести компьютерные сети, с помощью которых организуется электронная почта, конференции пользователей и т.д.
Коммуникативная техника по функциональной направленности делится на три группы:
1) техники поддержки - существует для поддержания контакта с собеседником, получения минимальной информации и четкого представления о его позиции, точки зрения и намерения. К ним относятся: молчание, поддакивание, эмоциональное сопровождение, побуждение, развивающие вопросы;
2) техники уяснения сущности - для уточнения правильности понимания мысли собеседника, фиксации его точки зрения, уточнение интересующих деталей, ведение разговора в нужном нам направлении или наоборот увести от основной линии поведения. К ним относятся: уточняющие вопросы, наводящие вопросы, техника зеркала, техника эхо, техника парафраз.
3) техника регуляции сущности - для коррекции эмоционального компонента взаимодействия, а именно изменение эмоционального состояния собеседника, перевода взаимодействия из эмоционального на содержательный уровень. К ним относятся: объективация своего состояния, объективация состояния партнера, объективация ситуации, эмоциональная идентификация, ролевая идентификация.
Передачей семантической информации называется процесс её пространственного переноса от источника к получателю (адресату). Передавать и получать информацию человек научился даже раньше, чем хранить её. Речь является способом передачи, который использовали наши далекие предки в непосредственном контакте (разговоре) — ею мы пользуемся и сейчас. Для передачи информации на большие расстояния необходимо использовать значительно более сложные информационные процессы.
Для осуществления такого процесса информация должна быть некоторым образом оформлена (представлена). Для представления информации используются различныезнаковые системы — наборы заранее оговоренных смысловых символов: предметов, картинок, написанных или напечатанных слов естественного языка. Представленная с их помощью семантическая информация о каком-либо объекте, явлении или процессе называется сообщением.
Очевидно, что для передачи сообщения на расстояние информация должна быть перенесена на какой-либо мобильный носитель. Носители могут перемещаться в пространстве с помощью транспортных средств, как это происходит с письмами, посылаемыми по почте. Такой способ обеспечивает полную достоверность передачи информации, поскольку адресат получает оригинал сообщения, однако требует значительного времени для передачи. С середины XIX века получили распространение способы передачи информации, использующие естественно распространяющийся носитель информации — электромагнитные колебания (электрические колебания, радиоволны, свет). Реализация этих способов требует:
1. предварительного переноса информации, содержащейся в сообщении, на носитель — кодирования;
2. обеспечения передачи полученного таким образом сигнала адресату по специальному каналу связи;
3. обратного преобразования кода сигнала в код сообщения — декодирования.
Использование электромагнитных носителей делает доставку сообщения адресату почти мгновенной, однако требует дополнительных мер по обеспечению качества (достоверности и точности) передаваемой информации, поскольку реальные каналы связи подвержены воздействию естественных и искусственных помех.
Устройства, реализующие процесс передачи данных, образуют системы связи. В зависимости от способа представления информации системы связи можно подразделять на знаковые (телеграф, телефакс), звуковые (телефон), видео и комбинированные системы (телевидение). Наиболее развитой системой связи в наше время является Интернет.
48.Особенности труда руководителя. Самоменеджмент руководителя.
Менеджер – это специалист, профессионально занимающийся управленческой деятельностью в конкретной области функционирования организации. Особенности труда руководителя: 1. Отсутствует непосредственное участие в создании материальных ценностей, но предусматривается активное участие в организации производства. 2. Умственный характер деятельности. 3. Нелимитированный характер труда. 4. Отсутствует четкое завершение работы. 5. Работа сложно поддается количественному учету. 6. Повышенные нервно-психологические нагрузки, связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений. 7. Предусматривается выполнение множества всевозможных операций в течение рабочего дня. 8. Предусматривается принятие множества решений за короткий период. 9. Предмет труда руководителя – информация, которую он использует для принятия решений. 10. Орудия труда руководителя – средства работы с информацией. Особенность труда руководителя заключается в многоаспектности его деятельности: 1. Экономический аспект – в процессе управления происходит координация материальных и трудовых ресурсов для достижения целей. 2. Социально – психологический аспект – построение системы власти, которая определяет отношение менеджера с исполнителями. Формирование традиций, обычаев, норм поведения в организации. 3. Правовой аспект – менеджер отражает структуру государственной и местной власти, а так же действующее законодательство. 4. Организационно – технический аспект – рациональная оценка ситуации, выбор целей и задач, построение системы мотивации персонала и системы контроля.
Самоменеджмент руководителя выражается в самоорганизации, умении эффективно организовать процесс управления и рационально использовать рабочее время для успешной профессиональной деятельности и свободное время для личных и семейных потребностей. Основная цель самоменеджмента – выбор правильного направления и концентрация усилий на этом направлении. В процессе самоменеджмента решаются основные задачи деятельности руководителя: - распределение дел по важности и срочности; - распределение времени на выполнение этих дел в соответствии с их ранжировкой и с учетом возможности возникновения обстоятельств непреодолимой силы. Процесс самоменеджмента включает 7 этапов: - формирование целей; - планирование деятельности с учетом альтернативных вариантов при изменении условий; - ранжировка планируемых дел по важности и срочности; - распределение дел среди подчиненных и выбор дел для личного исполнения; - планирование времени для выполнения дел личного исполнения; - организация обмена информацией между исполнителями; - самоконтроль и контроль выполнения поставленных задач.
Руководитель может делегировать подчиненным подготовительную, рутинную и специализированную работу, решение частных вопросов. Для личного исполнения он оставляет постановку целей, выработку политики предприятия, руководство подчиненными и контроль результатов их деятельности, особо важные, необычные, актуальные, срочные, рискованные и доверительные дела.
По данным экспертов организации труда руководителей лишь 1% руководителей умеет правильно организовать свое время и не испытывает его недостаток, остальным руководителям не хватает от 10 до 50% времени для решения своих задач. самоменеджмент включает получение профессиональных навыков, анализ рациональности использования рабочего времени, выработку и выполнение режима выполнения дел.
Распределение дел по степени важности и срочности дает возможность руководителю и менеджерам всех уровней составить режим выполнения порученных им дел на день и выработать планы деятельности. Самоменеджмент руководителя предусматривает его деятельность по выполнению планов двух категорий: личного и предприятия.
В современных условиях стиль управления должен отличаться организационной культурой, умением привлечь коллектив предприятия к реализации стратегических целей, созданием здорового психологического климата на предприятии. Российская школа самоменеджмента во главу стиля управления ставит методику взаимодействия руководителя с коллективом, направленную на реализацию стратегии развития предприятия.
Различают одномерные и многомерные стили управления. Одномерные стили обусловлены только характером отношений между руководителем и подчиненными. Многомерные стили представляют комплекс взаимосвязанных подходов к процессу управления. Основные разновидности одномерного стиля – авторитарный, демократический и либеральный. При авторитарном стиле руководитель принимает решения единолично, доводит их до подчиненных с помощью приказа, единолично распределяет ответственность, допускает инициативу подчиненных, при подборе кадров стремится не иметь сильных конкурентов, соблюдает дистанцию в общении с подчиненными, предъявляет жесткие требования к соблюдению дисциплины, в системе стимулирования предпочитает наказания поощрениям. При демократическом стиле руководитель принимает решения с учетом мнений подчиненных структур, доводит решения в виде предложений, распределяет ответственность в соответствии с полномочиями персонала, поощряет инициативу работников, подбирает сотрудников на основе их профессиональных качеств, уделяет внимание самообразованию и повышению образовательного уровня сотрудников, поддерживает контакты и требовательные, но доброжелательные отношения с подчиненными, проявляет разумное отношение к соблюдению дисциплины, предпочитает стимулировать коллектив поощрениями. При либеральном стиле решения доводятся в виде просьбы, ответственность определяет сам исполнитель, инициатива полностью передается подчиненным, мягкое отношение к подчиненным и к соблюдению дисциплины.
Сравнительный анализ видов одномерного стиля управления показывает неоспоримые преимущества демократического вида, на который ориентируется самоменджмент.
Многомерный стиль руководства вначале сложился, как 2-мерный, который включал два подхода: - создание здорового психологического климата в коллективе; - создание условий, при которых каждый член коллектива может развивать и раскрывать свои способности.
Самоменеджмент дает возможность своевременно проанализировать ошибки управления коллективом и выбрать оптимальный стиль управления, а также повысить организационную культуру руководителя.
