1.Особенности коммуникаций в организациях и коллективах.
Успешная и согласованная деятельность коллектива организации как в области производства продукции и услуг, так и в области управления организацией возможна при постоянном совершенствовании системы коммуникаций в организации.
Коммуникация – это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, чувствами, информацией. Без чего невозможны совместная деятельность и управление.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между людьми с целью обеспечения понимания информации, являющейся предметом обмена.
В коммуникационном процессе можно выделить четыре базовых элемента: отправитель, т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; сообщение, т.е. собственно информация, закодированная с помощью символов; канал, т.е. средство передачи информации; получатель, т.е. лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов, задача которых – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею.
Обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.
На эффективность обмена информацией значительное влияние оказывает обратная связь. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Согласно некоторым исследованиям двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи), будучи более медленным, чем односторонний (обратная связь отсутствует), тем не менее, эффективнее снимает напряжение, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщения. Обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять шум, т.е. то, что искажает смысл передаваемого сигнала, сообщения. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использованного языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования, до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации (физический шум).
В принципе определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе коммуникационного процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла сообщения. Но уровень искажений можно регулировать в допустимых пределах, сохраняя основной смысл передаваемой идеи.
В организации руководители, сотрудники аппарата управления, конкретные исполнители связаны между собой различными видами делового и неформального общения, потоками информации, которые в совокупности представляют единую коммуникационную систему.
Принята следующая типология коммуникаций: между организацией и внешней средой и внутрифирменные коммуникации (между подразделениями организации; внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные коммуникации, неформальные коммуникации).
2. Основные направления коммуникаций в производственных и научных организациях.
Организации созданы таким образом, что информационный обмен в каждой из них осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. В противном случае организации угрожает коммуникационный хаос и глубокий кризис.
Для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.
В организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие сотрудников, находящихся на разных уровнях организационной иерархии, поэтому существенно отличаются по своим целям, характеру передаваемой информации, методам, продолжительности и частоте.
Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному, например, инструкции генерального директора своему заместителю, начальнику отдела, ассистенту или приказ командира полка командирам батальонов, рот, отделений. Этот вид коммуникации является наиболее распространенным в современных организациях: руководители среднего звена направляют более 70 процентов своих сообщений своим подчиненным, высшие руководители проводят около 50 процентов всего своего рабочего времени в общении с подчиненными. Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции и, следовательно, обеспечивать достижение организационных целей. Ее главная цель - предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники организации. Поэтому основными формами коммуникации сверху вниз являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Также важнейшей функцией коммуникации сверху вниз является оценка работы сотрудников за прошедший период. В последние годы руководители многих организаций стали рассматривать предоставление информации о результатах работы всего предприятия, конкурентах, клиентах, других элементах внешней среды в качестве важного средства повышения эффективности управления персоналом и, соответственно, специфической цели коммуникации сверху вниз.
При коммуникации сверху вниз информация, как правило, проходит через значительное число организационных уровней, поэтому довольно большим является риск ее искажения, особенно при устной передаче. Генеральный директор географически разбросанной компании обратил внимание директора по продажам на необходимость большей координации работы представителей по продажам московской штаб-квартирой. Когда эта информация дошла до представителя по продажам в Новосибирске, он воспринял ее как решение ликвидировать отделения по продажам в провинции и подал заявление об уходе по собственному желанию. Поскольку негативные последствия искажения информации при коммуникации сверху вниз могут быть очень ощутимы для организации, выбор метода передачи информации играет особо важную роль. Наиболее "безопасными" и эффективными являются такие способы, как письменные послания, адресованные всем затрагиваемым сотрудникам, видеоконференции, встречи в малых группах.
Коммуникация снизу вверх традиционно играла чисто информационную роль - для принятия решений руководителям всех уровней необходимо знать о положении дел на местах.
Большинство современных организаций имеют формализованную систему статистических и аналитических отчетов, справок и т.д. Однако различие в статусе между тем, кто предоставляет и получает информацию, зависимость первого от последнего создают объективную угрозу искажения информации. Подчиненные часто преувеличивают свои достижения и скрывают недостатки, опасаются предоставлять данные, которые, по их мнению, могут негативно сказаться на их карьере или вознаграждении. В результате предоставления искаженной информации страдает качество принимаемых руководителями решений и снижается эффективность управления организацией. Традиционными методами контроля качества предоставляемой снизу информации являются сбор данных из независимых источников и выборочные проверки. Оба этих метода основаны на понимании сотрудником, что заведомое искажение информации будет выявлено и он может понести наказание. Однако более важным является создание атмосферы доверия между руководством и сотрудниками организации, которая может возникнуть при условии эффективной коммуникации сверху вниз, обеспечивающей обратную связь и вовлечение рядовых сотрудников в управление организацией.
Использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных производственных обязанностей стало в последние годы еще одной важной целью коммуникации снизу вверх. Руководство заинтересовано в предложениях по улучшению внутриорганизационного климата, информационного потока. Для достижения этой цели используются такие коммуникационные средства, как "ящики для предложений", которые устанавливаются в удобных для сотрудников местах, система "диалог", когда сотрудники могут анонимно сделать предложение или задать вопрос, на который руководство дает публичный ответ, специальный адрес электронной почты, который работает как "ящик для предложений", встречи-совещания в рабочих группах или бригадах. Исследования показывают, что, когда рядовые сотрудники имеют возможность высказать собственные предложения и мнения и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается их мотивация и производительность.
3.Кафедра как рабочая группа. Особенности групповых коммуникаций в системе науки и образования.
Социальные объединения людей получили название групп. Коллектив — это особая группа, характеризующаяся общественно значимой целью деятельности, организованностью, наличием руководства, сплоченностью, относительной устойчивостью и продолжительностью существования.
В коллективах «формируются новые, социальные качества трудящихся, складываются отношения дружбы и товарищеской взаимопомощи. Ответственность каждого перед коллективом и ответственность коллектива за каждого работника — вот неотъемлемая черта нашего образа жизни».
Все коллективы (трудовые, учебные, спортивные и др.) независимо от вида общественно полезной деятельности — частицы нашего общества, являются по своей социальной сущности социалистическими. Однако каждый из них имеет свою специфическую общественно полезную задачу, определенную организационную структуру, только ему присущий характер взаимоотношений и уровень сплоченности.
Важнейшей особенностью коллектива кафедры является его предназначение: обеспечить высокий научный и методический уровень преподавания одной или нескольких дисциплин, вести индивидуальную и групповую научно-исследовательскую работу, повышать квалификацию, идейно-политическую и профессиональную подготовку преподавателей. Перед кафедрами, к которым прикреплены аспиранты, стоит задача — готовить высококвалифицированных ученых, преподавателей, прививать им качества творцов нового и передового.
Характерным для коллектива кафедры является его полное самоуправление: нет ни одного вопроса, ни одной стороны общей и индивидуальной деятельности, которые бы не решались на заседаниях и совещаниях кафедры или методических комиссиях. Не случайно выступления и предложения каждого преподавателя на заседаниях протоколируются.
Для кафедрального коллектива необходима четкая регламентация труда (планирование учебной нагрузки) и обязанностей каждого преподавателя. Преподаватели отвечают перед коллективом кафедры за выполнение определенных задач (преподавание, научное исследование, руководство научным кружком, разработкой аспирантом темы диссертации, курсовой или дипломной работой студента).
К особенностям деятельности преподавательского коллектива следует также отнести такую важную функцию, как необходимость быть на переднем крае науки, сочетание научно-исследовательской работы с преподавательской. Научный багаж позволяет педагогу овладевать основами педагогического мастерства. В первый период педагогической деятельности, как правило, научное творчество отступает на второй план, но в дальнейшем, после освоения курса и приобретения определенного методического опыта, наступает период необходимой углубленной научной деятельности, которая затем постоянно сопутствует труду преподавателей кафедры.
Научный труд преподавателей всех вузов все более приобретает коллективный характер. Как показывает статистический анализ научных работ вузовских преподавателей, 79% всех научных трудов, отмеченных наградами, является плодом коллективных усилий при выполнении комплексных исследований.
Особенностью коллектива кафедры является также, с одной стороны, отсутствие жесткой регламентации распределения рабочего времени, связанного с подготовкой к занятиям и ведением научно-исследовательской работы, а с другой — государственная важность и исключительная строгость и четкость начала и конца занятий по расписанию. Эти обстоятельства связаны прежде всего с большим чувством ответственности, самостоятельностью, умением распределять свое личное время, подчинением личного общественному. Наряду с указанными особенностями ему присущи и определенные социально-психологические процессы и явления, которые оказывают влияние на всех преподавателей.
Для истинно сплоченных коллективов характерно объединение на двух уровнях: как в сфере служебных, видимых, реальных отношений и взаимодействий, так и в области внутренних, прямо не выступающих, психологических, прежде всего эмоциональных взаимоотношений. Психологами установлено, что чем более люди симпатизируют друг другу, чем выше их психологическая совместимость, тем более вероятно, что они могут составить сплоченный коллектив.
На эффективность деятельности и сплочение коллектива кафедры влияет ряд факторов, например заседания кафедры, совещания методических комиссий, участие преподавательского состава в работе методических кабинетов, взаимное посещение лекций, практических и семинарских занятий, лабораторных работ, межкафедральный обмен опытом методической работы и др.
Вопросы для самоконтроля:
1. Проанализируйте зависимость деловых коммуникаций от вида организации.
2. В каком случае организации может угрожать коммуникационный хаос и глубокий кризис?
3. Какие коммуникационные особенности присущи деятельности преподавательского коллектива на кафедре вуза?
Список литературы
1. Гойхман, О. Я. Основы теории коммуникации: Учебное пособие / О.Я. Гойхман, Т.А. Апарина, Л.М. Гончарова, В.И. Дубинский; Отв. ред. О.Я. Гойхмана. - М.: НИЦ Инфра-М, 2012.// Znanium.com).
2. Кривокора, Е.И. Деловые коммуникации: учеб. пособие / Е.И. Кривокора. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 190 с. – (Высшее образование).
