Чтобы просмотреть каждую страницу документа в том виде, в каком она будет напечатана, выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно увидеть колонтитулы и заголовки печати, то есть текст, изображаемый на каждой печатаемой странице. Размер полей и ширину столбцов листа можно изменить, перетаскивая маркеры изменения размера.
Для изменения параметров страницы нажмите кнопку Страница.
Печать листа, выделенного диапазона или книги целиком
Для печати листа выберите пункт Печать в меню Файл. Если на листе задана область печати, будет распечатана только эта область. Если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе области печати будут игнорироваться. Выберите необходимый параметр в группе Вывести на печать.
ПРИМЕРЫ ВЫПОЛНЕНИЯ ТИПОВЫХ ЗАДАЧ
Пример 1. Выравнивание содержимого ячейки
Сформировать общие заголовки столбцов для шапки следующей таблицы
Периоды
1п/г
2 л/г
1п/г
2п/г
Последовательность действий.
1. Создать новую рабочую книгу с помощью команды меню Файл -> Создать выбрать шаблон – Книга.
2. Сохранить рабочую книгу с помощью команды меню Файл -> Сохранить как, имяфайла – Примеры.XLS.
3. Установить курсор в любую ячейку на листе Лист1.
4. Переименовать рабочий лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 1.
5. Установить курсор в ячейку А1.
6. Выделить ячейки A1:D1.
7. Выполнить команду меню Формат -> Ячейки. На вкладке Выравнивание указать выравнивание по горизонтали – По центру выделения, отображение – Объединение ячеек. Нажать Ок.
8. Ввести слово Периоды.
9. Выделить ячейки А2:В2 и повторить п. 7. Ввести год 2001.
10. Выделить ячейки C2:D2 и повторить п 7. Ввести год 2002.
10. Заполнить остальные поля таблицы:
Периоды
1 п/г
2п/г
1 п/г
2 п/г
11. Закрыть рабочую книгу с сохранением – команда Файл -> Закрыть.
Пример 2. Использование именованных блоков ячеек
Подготовить таблицы «Тарифные ставки» и «Картотека» для расчета сдельной зарплаты. Создать именованные блоки ячеек.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить новый лист (если требуется) с помощью команды меню Вставка -> Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, указать – Тарифы.
4. На листе Тарифы, начиная с ячейки А1, создать следующую таблицу:
Разряд
Коэффициент
Ставка
3,67
1,35
=$C$2*B3
1,57
=$C$2*B4
1,85
=$C$2*B5
2,12
=$C$2*B6
2,57
=$C$2*B7
5. Создать именованные блоки ячеек для столбцов Разряд, Коэффициент, Ставка. Для каждого столбца следует:
– выделить все ячейки столбца, включая заголовок столбца;
– выполнить команду меню Вставка -> Имя -> Создать -> По тексту в строке выше.
6. Вставить новый лист с помощью команды меню Вставка -> Лист.
7. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, указать – Картотека.
8. Перед заполнением ячеек задать текстовый формат для ячеек столбца Табельный №. Для этого надо выделить столбец В и выполнить команду меню Формат -> Ячейки, на вкладке Число выбрать формат Текстовый.
На листе Картотека, начиная с ячейки А1, создать следующую таблицу:
ФИО
Табельный номер
Профессия
Разряд работающего
Тариф
Льготы
Иванов А. П.
Кладовщик
Колесов В. И.
Грузчик
Крылов А. Р.
Грузчик
Михайлов П. Р.
Грузчик
Смирнов И. А.
Кладовщик
Соколов Р. В.
Уборщик
9. Создать именованные блоки ячеек для столбцов ФИО, Табельный номер, Профессия, Разряд работающего, Тариф, Льготы – команда меню Вставка -> Создать -> По тексту в строке выше.
10. Проверить определение блоков всеми перечисленными ниже способами:
– выбрать блоки в списке имен ячеек (в окне слева от строки формул);
– выполнить команду меню Правка -> Перейти;
– нажать клавишу F5 .
11. Сохранить подготовленные таблицы (Файл -> Сохранить).
12. Закрыть книгу с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 3. Контроль ввода данных
Задать условия проверки вводимых данных в ячейки столбца Разряд работающего таблицы Картотека. Вводимые значения разряда работающих должны соответствовать тарифным разрядам.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Выбрать лист Картотека.
3. Выделить все ячейки столбца Разряд работающего – щелкнуть левой кнопкой мыши на заголовке столбца с именем D.
4. Выполнить команду меню Данные -> Проверка.
5. На вкладке Параметры установить: тип данных – Список, источник – Разряд (вызов списка именованных блоков – F3).
6. На вкладке Сообщение для ввода задать: Заголовок окна – Разряд работающего, Сообщение – Разряд выбирается из справочника Тарифы.
7. На вкладке Сообщение об ошибке задать: Вид – Останов, Сообщение – Неправильно указан разряд.
8. Нажать кнопку ОК.
9. Заполнить ячейки столбца Разряд работающего.
10. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 4. Транспонирование блока ячеек
Транспонирование выделенного блока ячеек выполняется путем создания копии в буфере обмена и вставки с помощью команд меню Правка-> Специальная вставка. Для вставки блока в транспонированном виде с поворотом указать Транспонировать. При этой операции все формулы в ячейках таблицы сохраняются.
Транспонировать матрицу размерностью 5 строк на 2 столбца или сокращенно – 5x2. Элементы матрицы находятся в ячейках А1:В5. Первый элемент транспонированной матрицы начинается в ячейке D3.
1. Открыть файл Примеры.ХLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка -> Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 4.
4. Заполнить таблицу, начиная с ячейки А1:
5. Выделить блок ячеек А1:В5.
6. Создать буфер обмена с помощью команды меню Правка -> Копировать.
7. Установить курсор в месте вставки первого элемента транспонируемой матрицы – ячейка D3.
8. Выполнить команду меню Правка -> Специальная вставка, указать Транспонировать.
9. Закрыть файл с сохранением – команда меню Файл -> Закрыть.
Пример 5. Связь копии с источником
Microsoft Excel обеспечивает поддержку связи копии с источником, если при выполнении команды меню Правка -> Специальная вставка в диалоговом окне Специальная вставка была нажата кнопка Вставить связь.
Скопировать диапазон ячеек А1:А3 в область С1:С3 с поддержкой связи копии с источником.
1. Открыть файл Примеры.ХLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка -> Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 5.
4. Заполнить таблицу, начиная с ячейки А1:
5. Выделить блок ячеек А1:A3.
6. Создать буфер обмена с помощью команды меню Правка -> Копировать.
7. Установить курсор в место вставки копии – ячейка С1.
8. Выполнить специальную вставку буфера обмена с помощью команды меню Правка -> Специальная вставка, нажать кнопку Вставить связь.
9. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть
Пример 6. Автозаполнение элементов списка
Ячейки электронной таблицы содержат следующие значения: ячейки А1:С1 – Завод 1, Завод 3, Завод 4; ячейки А2:С2 – Цех1, Цех3, Цех5; ячейки АЗ:СЗ – Уч1, Уч2, Уч3.
Тиражировать образцы заполнения в ячейки D1:L3:
Завод 1
Завод 3
Завод 4
Завод 1
Завод 3
Завод 4
Завод 1
Завод 3
Завод 4
…
Цех1
Цех3
Цех5
Цех7
Цех9
Цех11
Цех13
Цех15
Цех17
…
Уч1
Уч2
Уч3
Уч4
Уч5
Уч6
Уч7
Уч8
Уч9
…
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 6.
4. Заполнить таблицу: ячейки А1:С3.
5. Выделить блок ячеек А1:СЗ.
6. Установить курсор на маркер заполнения и, при нажатой левой кнопке протянуть курсор вправо по столбцам.
7. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 7. Прогрессии
Можно автоматически заполнять большие блоки ячеек числами, значение которых подчиняется арифметической или геометрической прогрессии. Для значений типа дат можно создавать прогрессии с определенной периодичностью и шагом: по месяцам, годам, рабочим дням и т. п.
Создать календарь рабочих дней, график работы – через 2 дня, кроме субботы, воскресенья, начиная с 06.09.2001 по 01.11.2001.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 7.
4. Ввести в ячейку А1 дату 06.09.2001.
5. Выделить блок ячеек столбца А.
6. Выполнить команду меню Правка -> Заполнить -> Прогрессия, указать тип Даты, шаг – 3, единицы – Рабочий день, предельное значение – 01.11.2001.
7. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 8. Формулы. Расчет налога на добавленную стоимость
Вычислить сумму налога на добавленную стоимость (НДС), «чистую» (без НДС) и общую сумму, если:
цена единицы товара, включая НДС, – 12 500 руб.;
количество проданного товара – 27 шт.;
ставка налога на добавленную стоимость – 20 %.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 8.
4. Заполнить таблицу – столбцы А и В, начиная с ячейки А1. В столбце А – названия параметров, в столбце В – значения параметров:
Цена
12 500 р.
12 500 р.
Количество
Общая стоимость
=B1*B2
337 500 р.
Ставка НДС
0,2
20%
Сумма НДС
=B3*20/120
56 250р.
Стоимость без НДС
=B3-B5
281 250 р.
Значения, показанные справа от таблицы, представляют собой конечный результат вычислений, отображаемый в ячейках таблицы.
5. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 9. Мастер функций
С применением Мастера функций вычислить предельные расходы на рекламу, принимаемые при налогообложении, учитывая следующие лимиты расходов на рекламу:
1) при объеме выручки в год от 1 до 2 000 000 руб. лимит расходов на рекламу составляет 2 % от объема выручки;
2) при объеме выручки в год от 2 000 001 до 50 000 000 руб. лимит расходов на рекламу составляет 40 000 руб. + 1 % с суммы выручки, превышающей 2 000 000 руб.;
3) при объеме выручки в год от 50 000 001 руб. лимит расходов на рекламу составляет 520 000 руб. + 0,5 % с суммы выручки, превышающей 50 000 000 руб.
Для включения в формулу встроенной функции используется Мастер функций, который вызывается одним из способов:
– с помощью команды меню Вставка -> Функция; – при нажатии кнопки fx (Вставка функции) на панели инструментов Стандартная.
При нажатии клавиши = (равно) или аналогичной кнопки в строке формул слева от строки формул появляется список встроенных функций для выбора.
Задание выполняем в такой последовательности:
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 9.
4. Заполнить таблицу, введя в ячейку А1 значение объема выручки, а в ячейку А2 формулу вида:
4.4. Выбрать категорию функций – Логические, указать функцию – ЕСЛИ.
4.5. На экран выводится диалоговое окно функции ЕСЛИ для ввода параметров.
4.6. Установить курсор в поле Логическое_выражение и нажать «красную» кнопку.
4.7. Щелкнуть левой кнопкой мыши на ячейке А1 и дописать выражение для условия: <2000000, полный вид условия: А1<2000000.
4.8. Нажать «красную» кнопку для возврата в диалоговое окно встроенной функции ЕСЛИ.
4.9. Установить курсор в поле Значение_если_истина и нажать «красную» кнопку.
4.10. Сформировать вычисляемое выражение вида: А1*0,02.Выражение формируется вручную, за исключением ссылки на ячейку А1.
4.11. Нажать «красную» кнопку для возврата в диалоговое окно встроенной функции ЕСЛИ.
4.12. Установить курсор в поле Значение_если_ложь.
4.13. Нажать стрелку поля со списком встроенных функций (слева от строки формул).
4.14. Выбрать функцию ЕСЛИ, которая становится вложенной для первой функции ЕСЛИ, появляется новое диалоговое окно для ввода параметров вложенной функции ЕСЛИ.
4.15. Установить курсор в поле Логические_выражение и нажать «красную», кнопку,
4.16. Сформировать условие проверки: А1<50000001.
4.17. Нажать «красную» кнопку для возврата в диалоговое окно встроенной функции ЕСЛИ.
4.18. Установить курсор в поле Значение_если_истина и нажать «красную» кнопку.
4.19. Сформировать вычисляемое выражение вида: 40000+(А1-2000000)*0,01.
4.20. Нажать «красную» кнопку для возврата в диалоговое окно встроенной функции ЕСЛИ.
4.21. Установить курсор в поле Значение_если_ложь и нажать «красную» кнопку.
4.22. Сформировать вычисляемое выражение вида: 520000+(А1-50000000)*0,005.
4.23. Нажать «красную» кнопку для возврата в диалоговое окно встроенной функции ЕСЛИ.
4.24. Нажать кнопку ОК для завершения ввода формулы.
5. Проверить работу формулы, введя различные значения в ячейку А1.
6. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 10. Копирование и перемещение формул
Ячейки с формулами можно копировать и перемещать в любое место текущего листа, книги или в другой рабочей книги. Результат операции зависит от вида ссылок, используемых в формуле: относительные ссылки автоматически изменяются, абсолютные ссылки – нет. Признаком абсолютной ссылки по одной или двум координатам является символ $. Для указания абсолютной ссылки следует в процессе ввода или редактирования формулы установить курсор на ссылку и нажать соответствующее число раз клавишу F4 , например:
=N3 – относительная ссылка на ячейку с адресом N3;
=$N$3 – абсолютная ссылка по двум координатам на ячейку с адресом N3;
=N$3 – абсолютная ссылка по номеру строки на ячейку с адресом N3;
=$N3 – абсолютная ссылка по номеру столбца на ячейку с адресом N3.
При копировании формул, использующих имена блоков, ссылки на блоки не изменяются, их можно считать абсолютными.
Вычислить стоимость товарных запасов и налог на добавленную стоимость.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 10.
4. Заполнить таблицу товаров, начиная с ячейки А1:
Курс у.е.(долл.) по курсу ЦБ на текущий день
ХХ,ХХ
Наименование
Ед. изм.
Цена, руб.
Запас
Стоимость запаса, руб.
В том числе НДС, руб.
Стоимость в у.е.
Стол
Шт.
2 500,00р.
Стул
Шт.
345,00р.
Диван
Шт.
7 250,00р.
5. Ввести формулу стоимости запаса в ячейку ЕЗ: = C3*D3.
6. Скопировать формулу ячейки ЕЗ в ячейки Е4:Е5.
7. Ввести формулу суммы НДС в ячейку F3: = F3*20/120.
8. Скопировать формулу ячейки F3 в ячейки F4:F5.
9. Ввести формулу стоимости товарных запасов в условных единицах в ячейку G3: =E3/$B$1 (абсолютная ссылка на ячейку В1, в которой содержится значение курса условной единицы – доллара).
10. Скопировать формулу G3 в ячейки G4:G5.
11. Закрыть файл с сохранением с помощью команды меню Файл -> Закрыть.
Пример 11. Автосуммирование
В MS EXCEL предусмотрен быстрый способ суммирования данных. Для этого на панели инструментов Стандартная присутствует кнопка Автосумма.
1. Открыть файл Примеры.XLS с помощью команды меню Файл -> Открыть.
2. Вставить, если необходимо, новый лист с помощью команды меню Вставка ->Лист.
3. Переименовать новый лист с помощью команды меню Формат -> Лист -> Переименовать, имя листа – Пример 11.
4. Заполнить таблицу товаров, начиная с ячейки А2:
