Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связываемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например, данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.
Команда объединения файлов
Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитания данных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы создаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.
Пример 14.14. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от которых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц. Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая деятельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой — убытки. Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена установлением межтабличных связей или объединением файлов электронных таблиц.
Допустим, что исходные отчеты, поступающие от магазинов компании, имеют вид, указанный в табл. 14.4.
Для объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, создается объединенный отчет, подобный указанному в табл. 14.5. В ссылках, находящихся в ячейках этого отчета, указываются имена исходных файлов, содержащих данные о каждом из магазинов.
При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате
бъединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет, подобный указанному в табл. 14.6.
Таблица 14.4. Отчет, поступающий от одного из магазинов
А
В
С
D
Е
Компания L&M Данные за 1 995 г.
Магазин # 1 . по кварталам
1-й
2-Й
3-й
4-й
Объем продаж, дол.
84,000
92,000
110,000
102,000
Зарплата
48,000
48,000
68,000
68,000
Себестоимость
31,000
32,500
36,000
35,000
Суммарные затраты
79,000
80,500
104,000
103,000
Прибыль
5,000
11,500
6,000
-500
Таблица 14.5. Объединенный отчет, полученный организацией межтабличных связей (в режиме просмотра формул)
А
В
С
D
Е
1-й
2-й
3-й
4-й
Магазин I
[имяфайла!]В9
[имяфайла!]С9
[имяфайла!]D9
[имя файла 1]Е9
Магазин 2
[имя файла2]В9
[имя файла2]С9
[имя файла2]D9
[имя файла2]Е9
Магазин 3
[имя файлаЗ]В9
[имя файлаЗ]С9
[имя файлаЗ]В9
[имя файлаЗ]Е9
Общая прибыль
SUM(B3,B4,B5)
SUМ(СЗE4,С5)
SUM(D3,D4,D5
SUM(E3,E4,E5)
Таблица 14.6. Объединенный отчет, полученный при объединении (в режиме копирования)
А
В
С D
Е
Компания L&M. Все магазины. Данные по кварталам:
1-й
2-й 3-й
4-й
Магазин 1
5,000
11,500 6,000
-500
Магазин 2
7,500
14,500 22,000
29,000
Магазин 3
8,500
5,000 13,000
26,000
В ряде случаев полученные в табл. 14.6 данные могут оказаться недостаточными для руководства компании, которое интересуют суммарные данные не только по прибыли, но и по продажам и затратам. Здесь используется команда объединения файлов в режиме суммирования, которая обеспечивает иной порядок формирования данных в объединенном отчете. Объединенный отчет (электронная таблица) в этом случае будет формироваться в таком же виде, как и отчеты, получаемые от магазинов, однако содержимое каждой ячейки в нем будет равняться сумме содержимого соответствующих ячеек объединяемых таблиц. Так, например, зарплата в первом квартале в объединенном отчете будет определяться суммой заработной платы во всех магазинах в первом квартале.
Аналогично используется команда объединения файлов в режиме вычитания. Этот режим может быть использован, например, в случае, когда текущие показатели вычисляются как разность показателей этого и прошлого годов.
МАКРОСЫ КАК СРЕДСТВО АВТОМАТИЗАЦИИ РАБОТЫ
/ Понятие макроса
Макрос представляет собой записанную комбинацию клавиш, сохраняемую под определенным именем для многократного использования (рис. 14.10). Макросы являются эффективным средством автоматизации трудоемких часто повторяющихся рабочих операций.
Создание макроса во многом напоминает запись программы на алгоритмическом языке. Этот процесс может быть представлен как последовательность следующих шагов:
• определение цели, для выполнения которой вы создаете макрос (например, для объединения данных, поступающих из отдельных магазинов, в общую электронную таблицу);
• определение последовательности команд (нажатий клавиш), обеспечивающую достижение поставленной вами цели;
• набор с клавиатуры последовательности команд, причем расположение создаваемого макроса не должно мешать введению в таблицу новых строк или столбцов;
• присвоение имени макросу, созданному в процессе выполнения шага 3.
Пример 14.15. Приведем пример создания макроса в электронной таблице Lotus 1-2-3. Имя макроса включает в себя левый слэш и букву (например, \С или \В). Содержимое макроса начинается в соседней ячейке справа от имени и далее продолжается в данном столбце. Для выполнения макроса следует нажать клавишу <Alt> и соответствующую букву, содержащуюся в его имени. Так, для выполнения макроса, который вы видите ниже, следует набрать на клавиатуре <Alt> <C>.
Пример макроса
\С {goto}upprieft~
/fcanquarters~storel .wk!~
<down>
/fcanquarters~store2.wkl~
<down>
/fcanq u a rters~store3. wkl~
/reallstore
Макрос с именем \С предназначен для объединения данных, поступающих от магазинов, в общую электронную таблицу (последовательность запрограммированных здесь действий полностью совпадает с действиями, предпринимаемыми при получении табл. 14.6). Жирным шрифтом помечены имена диапазонов перемещаемых ячеек. При создании макросов используются специальные обозначения, В электронной таблице Lotus 1-2-3, например, используются следующие обозначения. В примере макроса используется команда объединения файлов (File Combine Add command) для диапазона ячеек QUARTERS, взятых из электронной таблицы storel.wkl.
Рис. 14.10. Обозначения,
используемые при написании
макросов
Как уже указывалось, наиболее простым способом создания макроса является его запись с помощью макрорекордера. При использовании макросов, записанных с помощью макрорекордера, выполнение операций происходит не всегда так безупречно, как хотелось бы. Поэтому у пользователя часто возникает потребность отредактировать текст макроса. Существуют команды редактирования макросов, с помощью которых ошибки, допущенные при написании макроса, исправляются. Довольно часто нужно проследить выполнение макроса шаг за шагом. Для этого используют пошаговый режим макроса (режим отладки).
