Обработка отношений может быть описана одним из следующих способов: указание перечня операций, выполнение которых приводит к требуемому результату (процедурный подход); описание свойств, которым должно удовлетворять результирующее отношение (декларативный подход).
Система отношений и операций над ними образует реляционную алгебру. Рассмотрим более нам привычный процедурный подход в описании реляционного исчисления. В список операций входят операции проекции, выборки, объединения, пересечения, вычитания, соединения, деления.
Операция выборки выполняется над одним отношением (таблицей). Результирующее отношение содержит подмножество кортежей (строк), объединенных по некоторому условию.
Операция проекции копирует в результирующее отношение атрибуты (поля) из исходного отношения, согласно заданному условию проекции.
Операция объединения выполняется над двумя отношениями. Результирующее отношение включает все кортежи первого отношения и недостающие кортежи из второго отношения.
Операция пересечениявключает кортежи первого отношения, которые есть во втором отношении.
Операция разностьвключает кортежи первого отношения, которых нет во втором отношении.
Операция соединениявыполняется над двумя отношениями, в каждом из которых выделяется атрибут, по которому будет производиться соединение. Результатное отношение включает все атрибуты исходных отношений и их строки, сцепленные между собой, согласно условию соединения.
6.6. Экранный интерфейс базы данных MS-Access
Систему Microsoft Access отличает универсальность, широкий набор визуальных средств разработки, возможность интеграции с другими программными продуктами пакета Microsoft Office, а также с программами, поддерживающими технологию OLE.
Запуск программы осуществляется с помощью команд Пуск, Программы, MS-Access. В появившемся окне приглашения имеются две опции, предназначенные для создания новой и открытия ранее созданной базы данных. При установке переключателя «Новая база данных»Access предлагает ввести имя базы. Необходимо задать имя базы данных и щелкнуть кнопку «ОК». Создание новой базы также может быть выполнено по команде Файл, Создать.
После запуска программы и создания новой базы данных появляется главное окно системы. Традиционно окно содержит заголовок, где указывается название программы – Microsoft Access, следующая строка содержит меню программы, а ниже - панель инструментов.
Рабочая область окна содержит разделы, соответствующие типам объектов, которые может содержать база данных. Такими объектами являются Таблицы, Запросы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули.
Заголовок окна содержит имя файла базы данных.
Интерфейс работы с объектами базы данных унифицирован, он имеет стандартные режимы работы – «Просмотр», «Конструктор», «Создать».
Важным средством, облегчающим работу с Access, являются Мастера – это специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога.
6.7. Компоненты базы данных MS-Access
База данных MS Access состоит из отдельных компонентов, которые используются для хранения и представления данных. Этими компонентами являются таблицы, формы, отчеты, запросы, страницы, макросы и модули. Для создания форм и отчетов используются конструкторы, поэтому эти компоненты называются конструкторскими объектами. Конструкторские объекты являются составными объектами, то есть состоят из более мелких объектов (поля, кнопки, диаграммы, рамки и т.д.), которые называются элементами управления.
Таблицавключает информацию иявляется основой базы данных.
Формыиспользуются для ввода и просмотра таблиц в окне формы. Формы позволяют ограничить объем информации, отображаемой на экране, и представить ее в требуемом виде. С помощью Мастера можно создать форму, поместив в нее поля исходной таблицы, расположенные в соответствии с одним из заранее созданных шаблонов. С помощью Конструктора форм можно создать формы любой степени сложности.
Отчетыиспользуются для отображения информации, содержащейся в базе данных. С помощью Конструктора отчетов можно разработать собственный отчет, включающий группировку данных, групповые и вычисляемые поля и оформить их соответствующим образом.
Страницы. Предлагается самостоятельно, с помощью конструктора или мастера создать новую страницу доступа к данным.
Запросявляется средством извлечения информации из базы данных, причем данные могут быть в нескольких таблицах. В MS Access для формирования запросов используется способ, получивший название способа по образцу. Используя это средство, на основании визуальной информации извлекаются нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Макросыпредназначены для автоматизации часто выполняемых операций. Макрос содержит одну или несколько макрокоманд, которые выполняют определенное действие (например, открывает форму или печатает отчет).
6.8. Создание таблиц в базе данных MS-Access
Для создания таблицы необходимо открыть окно созданной базы данных, перейти на закладку Таблицы и в окне диалога выбрать режимы:
- создание таблицы в режиме ввода данных;
- создание новой таблицы в режиме Конструктор;
- создание новой таблицы в режиме Мастер.
После выбора режима дальнейшей работы необходимо создать структуру таблицы и, задав ее имя, сохранить.
По команде Файл, Внешние данные, Импорт позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных;
По команде Файл, Внешние данные, Связь с таблицами позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов.
Задание свойств полей. Наименование поля вводится в столбце Имя поля. При задании наименований полей надо следовать следующим правилам:
- наименование поля должно содержать до 64 символов;
- наименование поля может содержать буквы, цифры, пробелы и специальные символы за исключением точки, восклицательного знака, скобок и управляющих символов с кодами ASCII;
- наименование поля не может начинаться с пробела;
- два поля в одной таблице не могут иметь одинаковые наименования.
Тип данных поля вводится в поле столбца Тип данных. В Access допустимыми являются данные следующих типов: текстовый, числовой, денежный, счетчик, дата/время, логический, поле МЕМО (поля с данными переменной длины может содержать до 65535 символов), поле объекта OLE, гиперссылка, мастер подстановок. Каждый из типов данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна Конструктора.
Первичным ключомназывается одно или несколько полей, которые однозначно определяют каждую запись в таблице. Наличие ключа помогает быстрее находить и сортировать записи. Поля, используемые в качестве первичного ключа, индексируются автоматически, но можно составить отдельный индекс и для других полей. По умолчанию Access создает поле Код с типом Счетчик.Первичный ключ можно создавать самостоятельно, выбрав поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа. Далее следует выбрать на панели инструментов Конструктор таблицы кнопку «Ключевое поле». На выделенном поле нажатие правой кнопки мышки приводит к появлению контекстного меню, в котором есть команда «Ключевое поле». В области маркировки поля появится пиктограмма с изображением ключа.
Ввод данных в таблицус использованием режима таблицы является самым простым способом. При вводе данных в таблицу клавиша ТАВ используется для перехода на следующее поле.
6.9. Работа с формами в базе данных MS-Access
Создание форм. Данные в базе можно просматривать в различных режимах. Однако режим Формы обеспечивает максимальную гибкость, наиболее удобный способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных.
Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Режим таблицы также позволяет просматривать несколько записей сразу, но в нем не всегда можно отображать все поля одновременно. Оптимально построенная форма может вмещать до 100 полей на одном экране, а если полей намного больше, то можно создать многостраничную форму для каждой записи.
Для создания форм используются следующие инструменты:
Конструктор – позволяет самостоятельно создать новую форму;
Мастер форм – позволяет автоматически создавать форма на основе выбранных из таблицы полей (используется следующий внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный или выровненный);
Автоформа: в столбец – обеспечивает автоматическое создание формы с полями, расположенными в один столбец;
Автоформа: ленточная – обеспечивает автоматическое создание ленточных форм;
Автоформа: табличная – обеспечивает автоматическое создание табличных форм;
Диаграмма – создание формы с диаграммой;
Сводная таблица – создание формы со сводной таблицей Excel.
Перечисленные инструменты становятся доступны также с помощью команды Вставка, Форма или после нажатия кнопки на панели инструментов Новый объект: автоформа.
Для создания формы необходимо открыть окно базы данных, выбрать вкладку Формы, щелкнуть кнопку «Создать», в окне диалога выбрать вариант формы и следовать указаниям диалогового окна.
Печать формы осуществляется с помощью соответствующей кнопки «Печать» на панели инструментов Стандартная или команды меню Файл, Печать. Готовую форму можно открыть в режиме Формы или с помощью Конструктора формы для ее модификации.
6.10. Работа с объектами в базе данных MS-Access
В MS Access можно вставлять рисунки, видеоклипы, файлы со звуком, деловые диаграммы, электронные таблицы Excel, а также документы Word. С формами и отчетами можно связать любой объект типа OLE. При этом их можно не только использовать в Access, но и редактировать непосредственно в форме. Объекты можно внедрять в присоединенные и свободные рамки, а также в рамку рисунка. Внедрение приводит к размещению объекта в базе данных Access, где он сохраняется в форме, отчете или записи таблицы.
Внедрение свободного объекта. Для внедрения свободного объекта в форму или отчет можно использовать два следующих способа:
- вставить объект в форму или отчет, при этом будет создан объект типа «рисунок» или свободная рамка объекта;
- сначала создать объект типа «рисунок» или свободную рамку объекта, а затем вставить объект или рисунок в эту рамку.
Внедрение рисунка.Для внедрения объектов типа OLE или рисунков в свободную рамку объекта или рисунка необходимо:
- открыть форму в режиме Конструктора формы;
- щелкнуть в панели элементов по кнопке Рисунок;
- создать рамку рисунка, переместив инструмент Рисунок.
При создании рамки рисунка появится диалоговое окно «Выбор рисунка», в котором будет представлен перечень файлов с рисунками, содержащимися в текущей папке. Далее следует выбрать рисунок и щелкнуть по кнопке «ОК». В результате рисунок будет внедрен и отображен.
6.11. Работа с отчетами в MS- Access
Для создания отчетов в MS Access имеются гибкие и мощные средства:
- Конструктор отчетов, в котором вы самостоятельно разрабатываете собственные отчеты с заданными свойствами;
- Мастер отчетов, позволяющий достаточно быстро создать отчет на основе выбранных полей;
- Автоотчет: в столбец, позволяющий создавать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
- Автоотчет: ленточный, позволяющий автоматически создавать ленточный отчет;
- Мастер диаграмм, создающий отчет, содержащий отображение данных в виде диаграммы;
- Почтовые наклейки, создающий отчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.
Для просмотра отчета базы данных можно воспользоваться:
командами Файл, Предварительныйпросмотр основного меню;
командами Предварительный просмотр контекстного меню;
Дляпечати созданного отчета из окна Конструктора отчетов или окна Базы данных необходимо:
- выполнить команды Файл,Печать, при этом откроется окно диалога Печать, позволяющее задать необходимые параметры печати;
- щелкнуть кнопку «Печать»на панели инструментов, в этом случае отчет будет выведен на печать с текущими установками.
Для модификации созданного ранее отчета необходимо:
- в окне базы данных перейти на вкладку Отчет;
- установить указатель мыши на модифицируемый отчет;
- щелкнуть кнопку Конструктор.
Для сохранения отчета необходимо выполнить команды Файл, Сохранить или Файл, Сохранить как, Экспорт или щелкнув на кнопке Сохранить панели инструментов Стандартная. Если отчет сохраняется впервые или по командам Сохранить как, Экспорт, то необходимо указать имя отчета. Программа Access сохраняет только конструкцию отчета, а не данные или сам отчет.
Для открытия отчета необходимо выполнить команды Файл, Открыть или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.
