Создание простых отчетов.

Отчет используется для представления данных в виде, характерном для печатных документов.

Они позволяют получить итоговую информацию, как результат сложной (часто статистической) обработки, группировки, сложной сортировки. Часто применяется графическое представление информации в виде диаграмм и разнообразных графиков (кривых, поверхностей и т.п.). отчеты могут предназначаться как для экрана, так и для принтера (чаще).

Существует несколько стандартных типов отчетов (подобно формам):

· Ленточные- в виде строк и столбцов с группированиями и итогами;

· В столбец- в виде формы с возможным включением итогов и графиков;

· Отчеты для рассылки- шаблоны писем;

· Почтовые наклейки- наклейки с адресной информацией для конвертов.

Структура ленточного отчета:

Структура отчета в столбец:

Принципиальное различие между отчетом и формой заключается в их назначении. Форма используется для ввода данных (т.е. для интерактивного взаимодействия с системой). Отчет- только для отображения и просмотра данных и итоговых значений.

Этапы создания отчета- определение макета отчета, сбор данных, конструирование, печать (просмотр).

1. Определение макета- это определение структуры в виде эскиза.

2. Сбор данных. Чаще всего источником данных является запрос по нескольким таблицам. Полученный dynaset рассматривается как виртуальная таблица, данные из которой подставляются в поля отчета.

Рассмотрим создание простого ленточного отчета с помощью мастера.

Начинаем с кнопки «Создать» в окне БД в режиме «Отчеты». Выбираем «Мастер отчетов», а в качестве источника данных- подготовленный запрос. Запрос создаётся аналогично показанному выше простому однотабличному запросу, но по трём таблицам: Клиент, Животное, Визит. Допустим, мы хотим получить отчет по дневной выручке.

Просматривая данные, получим:

Возможен вариант выбора полей из нескольких таблиц вместо запроса.

После выбора источника идет выбор полей для отчета.

Выбор уровней группировки:

После нажатия верхней кнопки можно нажать «Группировка» для более детального определения группируемых данных:

-для текстовых- обычный, по 1 букве, по 2-м буквам, …, 5;

-для числовых- обычный, 10, 50, 100,…;

-для Дата / время- обычный, год, квартал, месяц, неделя, день, час,… .

Обычный означает по всему полю.

Выбор порядка сортировки. Внутри группы обычно задается сортировка (автоматическая). Например, для фамилий- в алфавитном порядке. Для остальных нужно задать в этом диалоге.

Выбор итоговых значений- кнопка итоги расположена ниже сортировки. Она позволяет задавать различные варианты (опции) подведения итогов для числовых полей- суммирование, усреднение, максимальное и минимальное значения:

Выбор макета:

Это способ размещения данных на страницах.

Выбор стиля и просмотр: