Важным Фактором, во многом определяющим эффективность поиска, может быть вид представления информации в программе, то есть интерфейс. По форме диалога, способу задания условия отбора и механизму поиска рассматриваемые программные средства можно разделить на два класса:
системы рубрикационного типа;
структурно-логические системы.
Первые реализуются интерфейсом в виде иерархических последовательно раскрывающихся списков, через которые обеспечивается доступ к тематически связанным группам документов. Раскрывая очередную рубрику и перемещаясь, таким образом, по тематической иерархии, пользователь уточняет предметную область и увеличивает (усредненно) степень точности соответствия выдаваемых документов и информационной потребности. При таком решении предопределенность соотнесения документов с отдельными рубриками компенсируется логичностью естественно-научной классификационной схемы, заменяющей пользователю путеводитель.
Структурно-логические методы формирования запроса обычно используются для работы с базами данных структурированной информации, когда каждый документ состоит из многих информационных полей, возможно, разного типа. Критерий отбора в этом случае строится как логическая комбинация простых, сводящихся к проверке условия присутствия или отсутствия в документе, слов (имен собственных или имен понятий, определяющих предмет поиска).
При составлении запроса к системе используют либо «меню-ориентированный» подход, либо командную строку. Первый позволяет ввести список терминов, обычно разделяемых пробелом, и выбрать тип логической связи между ними. Логическая связь распространяется на все термины. Многие ИПС позволяют сохранять запросы пользователя — в большинстве систем это просто фраза на ИПЯ, которую можно расширить за счет добавления новых терминов и логических операторов. Но это только один способ использования сохраненных запросов, называемый расширением или уточнением запроса. Для выполнения этой операции традиционная ИПС хранит не запрос как таковой, а результат поиска — список идентификаторов документов, который объединяется или пересекается со списком, полученным при поиске документов по новым терминам.