Электронный офис

Электронный документ

Electronic document - документ, хранящийся в памяти абонентской системы.

Электронный документ может содержать любые типы данных, находящихся в Базах Данных (БД), Электронных Таблицах (ЭТ) и других объектах хранения информации. Для ввода в систему бумажных документов используются сканеры. В свою очередь, электронные документы могут быть просмотрены визуализатором либо отпечатаны на принтере.

Все более важное значение получают так называемые составные документы. Они создаются пользователями из заранее подготовленных текстов, изображений, фрагментов речи, сообщений по электронной почте или факсимильной связи.

Любые электронные документы должны создаваться в таком виде, чтобы они были понятны как пользователям, так и абонентским системам. Если они вначале составляются на бумаге, то предпочтительно применение машиночитаемых шрифтов.

Из групп электронных документов формируются файлы. Последние хранятся в базах данных и их поиск осуществляется информационно-поисковыми системами. В каждой системе создается Программное Обеспечение (ПО), предназначенное для обработки документов.

Из системы в систему электронные документы пересылаются в виде сообщений. Для работы со служебными документами (письмами, записками, отчетами) используются также сетевая служба ODA и сетевая служба EDI. Они обеспечивают составление, обработку, хранение и передачу электронных документов. Документы являются базой электронного офиса.

Множество взаимосвязанных компьютерных технологий, осуществляющих автоматизацию документооборота: сбора, хранения, передачи и рассылки документов называют электронным офисом. Эти технологии безбумажного делопроизводства, выполняемые прикладными программа­ми, основаны на использовании информационных систем и сетей, позво­ляющих достичь важных целей:

· автоматизация обработки и передачи документов;

· хранение документации в памяти систем;

· интеграция всех процессов документооборота;

· повышение информированности руководства;

· уменьшение стоимости документального обеспечения;

· сокращение времени поиска документов;

· создание качественно новой информационной базы документации.

В результате этого, электронный офис осуществляет комплексную обработку документов, связанных с деятельностью организации или пред­приятия. Используемые здесь технологии опираются на базы данных, ин­формационные хранилища, электронные библиотеки. В перечень функций, выполняемых электронным офисом, входят:

· учет и анализ корреспонденции;

· учет кадров и ведение бухгалтерии;

· составление и отслеживание договоров;

· обслуживание производства заказов, сбыта продукции;

· выполнение экспертиз и проведение консультаций;

· анализ и разработка предложений по ликвидации узких мест;

· проведение баланса и оценок работы;

· ревизия отчетности;

· ведение электронных картотек.

Широкое распространение в электронных офисах получают службы экспертиз и консультативные службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, баланс, оценка работы). Задачей электронных картотек является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий. Важным процессом, выполняемым в электронном офисе, является обработка изображений, от простых гистограмм до сложных географических карт и технических чертежей. Программное обеспечение компьютерной графики позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать документы. Служба тесно связана с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по этой почте, создаются и редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются в специально создаваемых для этих целей базах данных. Все большую популярность получают телеконференции. Методы анализа позволяют классифицировать документы по их содержанию. Эти же методы дают возможность размещать документы в запоминающих устройствах и осуществлять поиск нужных документов.

Передача документов сотрудникам требует решения вопросов, кому, в какое время и что надо направлять. Чаще всего, необходим обмен информацией между сотрудниками, участвующими в решении общей зада­чи. Необходимо также наблюдение за сроками выполнения возникающих работ. Создание электронного офиса позволяет заменять компьютерами сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квали­фикации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). По­степенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офи­сом, работа остальных сотрудников становится все более активной и твор­ческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

· использование текстового и графического редактора;

· работа с электронными таблицами;

· применение систем управления базами данных и информацион­ными хранилищами;

· использование программ подготовки презентаций.

Особо важную роль в электронном офисе имеет система управления документами предприятия либо организации. Она обеспечивает работу со всей информацией, связанной с деятельностью юридических лиц. Необходимость в использовании этой системы связана с тем, что документы, хранящиеся в базах данных общества, содержат много ценного, выявляемого лишь при комплексной их обработке. Этой цели отвечает система, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы. Главная обязанность этой системы – поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Основными функциями системы являются:

· прием, регистрация и учет документов;

· упорядочение и классификация документов;

· обработка документов;

· дописывание комментариев к документам;

· поиск документов по названиям разделов, ключевым словам, синони­мам, словам с похожим написанием;

· создание личных библиотек документов;

· изменение конфигурации документов;

· контроль версий документов при их модификации;

· предоставление возможности удаленного доступа к документам не зави­симо от места их хранения;

· управление информацией;

· обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

· пересылка и рассылка документов;

· администрирование учета и архивирования данных.

Ядром системы является комплекс прикладных программ, включая информационное хранилище, расположенных на сервере. Специальные программы обеспечивают удобный интерфейс пользователя с ядром. Тре­тий элемент структуры системы – средство индексирования документов, их поиска, размещенное в файл-сервере. Здесь регистрируются места хране­ния документов. Последние могут находиться в любых объектах сети.

На смену физическому приходит виртуальный офис.