Копирование данных из Microsoft Excel в PowerPoint

В презентации PowerPoint можно копировать ячейки с листов и диаграммы Microsoft Excel. Возможны два варианта: вставить в PowerPoint только текущие данные или связать копию с исходными данными в Microsoft Excel. В последнем случае копия данных в PowerPoint будет автоматически обновляться при изменении исходных данных в Microsoft Excel.

Для того чтобы скопировать в презентацию данные из Microsoft Excel, надо:

1. На листе выделить диапазон ячеек, который требуется скопировать, и выполнить операцию Копировать.

2. Переключиться в презентацию и выбрать слайд, на который требуется вставить ячейки.

3. В меню Правка приложения PowerPoint выбрать команду Специальная вставка. Откроется окно, изображенное на рис. 33.13.

Рис. 33.13. Окно «Специальная вставка»

4. Переключатель должен находиться в положении Вставить.

5. Выполнить одно из следующих действий:

o чтобы вставить ячейки с возможностью изменения их размера и положения (как рисунка), выбрать вариант Рисунок;

o чтобы вставить ячейки как объект Лист, который в дальнейшем можно будет изменять в Microsoft Excel, выбрать вариант Объект Лист Microsoft Excel;

o чтобы вставить ячейки как текст, разделенный знаками табуляции, выбрать вариант Форматированный текст (RTF) или Неформатированный текст.

Объект Лист Microsoft Excel можно вставить на слайд или на страницу заметок (команда Страницы заметок в пункте меню Вид), но нельзя вставить в область структуры и в область заметок.

При выборе варианта Объект Лист Microsoft Excel на внедренном рисунке будут отображаться только видимые данные. Если данные обрезаны, надо дважды щелкнуть объект и изменить ширину столбцов, чтобы были видны все данные.

Можно связать презентацию с ячейками листа Microsoft Excel. Для этого необходимо:

1. На листе выделить диапазон ячеек, с которыми требуется связать презентацию, и нажать кнопку Копировать.

2. Переключиться в презентацию и выбрать слайд, на который требуется вставить связанную копию ячеек.

3. В меню Правка PowerPoint выбрать команду Специальная вставка.

4. Установить переключатель в положение Связать (рис. 33.14).

Рис. 33.14. Окно «Специальная вставка» переключатель Связать

Если требуется связать ячейки, а затем добавить дополнительные строки или столбцы данных, то сначала надо присвоить имя этому диапазону в Excel. Затем скопировать диапазон и вставить ячейки в PowerPoint в виде связанного объекта. При добавлении в диапазон Excel данных можно переопределить имя диапазона, чтобы он включал в себя новые ячейки. При следующем обновлении связи новые данные будут добавлены в связанный объект PowerPoint.