Создание предметного указателя начинается с пометки в документе элементов, которые будут составлять индекс указателя. В указатель включаются слова, фразы, символы, ссылки на фрагменты текста, занимающие несколько страниц, а также перекрестные ссылки.
Для пометки элементов нужно на вкладке Указатель окна диалога Оглавление и указатели нажать кнопку Пометить, которая откроет окно Определение элемента указателя(рис. 18.5). Можно также просто ввести с клавиатуры комбинацию Alt+Shift+X.
Если в момент открытия окна в тексте имеется выбранный элемент, он сразу будет занесен в окно. Окно Определение элемента указателя не закрывается, пока пользователь не определит все элементы указателя и явно не закроет окно.
Основной элемент указателя – код поля, отмечающий текст, подлежащий помещению в предметный указатель. При пометке текста как элемента указателя в документ добавляется поле типа {XE}, оформленное как скрытый текст.
Дополнительный элемент указателя – элемент указателя более низкого уровня, расположенный в указателе в числе других подобных элементов под общим заголовком.
Таким образом, чтобы создать основной элемент указателя, нужно ввести или изменить текст в поле Основной и нажать кнопку Пометить.
Чтобы пометить все вхождения указанного текста в документе, нужно нажать кнопку Пометить все. При этом будет помечено первое вхождение указанного текста (с учетом регистра литер) в каждом абзаце.
Для создания дополнительного элемента указателя нужно ввести текст в поле Дополнительный. Чтобы добавить элемент третьего уровня, в поле Дополнительный нужно ввести текст дополнительного элемента указателя и после двоеточия – текст элемента третьего уровня.
При пометке дополнительного элемента рекомендуется текст в документе не выделять. Допускается отдельное форматирование элемента указателя при пометке. Для этой цели в разделе Формат номера страницы имеются флажки Полужирный и Курсив. Все отмеченные элементы указателя вставляются в виде полей {XE}. Чтобы поля {XE} были видны на экране, нужно на панели инструментов нажать кнопку Непечатаемые знаки .
После нажатия кнопки ОК на вкладке Указатель в окне Оглавление и указатели документ будет просканирован, все помеченные элементы найдены и создан указатель, привязанный к указанной позиции документа.
3. Вставка сносок
Сноски используются в печатных документах для оформления различных уточняющих сведений и ссылок. Один документ может содержать обычные и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснения вводимых терминов, а концевые – для ссылки на первоисточники. Обычные сноски печатаются внизу каждой страницы документа, в них приводятся дополнительные разъяснения или источники, использованные при создании документа. Концевые сноски помещаются в конце документа.
Сноска состоит из двух связанных частей: знака сноски и текста сноски. Допускается автоматическая нумерация сносок, а также создание для них пользовательских знаков. При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически нумеруются заново.
Можно также изменять разделитель сносок – линию, отделяющую текст документа от текста сноски.
Чтобы увидеть сноски при просмотре печатного документа на экране, задержите указатель над знаком сноски в документе. Текст сноски появится над знаком сноски. Чтобы просмотреть текст сноски в области сносок в нижней части экрана, необходимо дважды щелкнуть знак этой сноски. При печати документа обычные сноски располагаются в указанных для них местах: либо в конце каждой страницы, либо сразу под текстом. В печатном документе концевые сноски также занимают указанные места: либо в конце документа, либо в конце каждого раздела.
Для того чтобы вставить сноску в документ, необходимо:
1. Указать место для вставки знака сноски.
2. В меню Вставка выбрать команду Сноска.
3. В открывшемся окне надо выбрать параметр обычную или концевую(рис. 18.6).
4. Выбрать нужный параметр в группе Нумерация.
5. Нажать кнопку OK. Word вставит номер сноски и установит курсор рядом с номером сноски.
6. Ввести текст сноски.
Для просмотра сноски в документе надо установить указатель мыши на знак сноски. Текст сноски появится над знаком сноски в виде всплывающей подсказки. Для просмотра всех обычных или концевых сносок в области сносок перейдите в обычный режим и выберите команду Сноски в меню Вид. Если появится сообщение, выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку OK. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски.
Чтобыпереместить или скопировать сноску, надо переместить или скопировать знак сноски в окне документа. Для этого выделите знак сноски, которую следует переместить или скопировать.
Для перемещения выделенного знака сноски задержите над ним указатель. Когда указатель примет вид стрелки, перетяните знак сноски на новое место. Для копирования выделенного знака сноски задержите над ним указатель, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Когда указатель примет вид стрелки, перетяните знак сноски на новое место.
Если знаки сносок нумеруются автоматически, то в результате перемещения или копирования знака сноски все сноски будут автоматически перенумерованы.
Чтобыизменить шрифт и размер знака сноски используйте те же приемы, что и для остального текста. Выберите команду Сноски в меню Вид. В области сносок выделите знак сноски. Выберите команду Шрифт в меню Формат, а затем примените нужное форматирование.
Изменение разделителей сносок и добавление уведомления о продолжении
Текст документа отделяется от текста сносок с помощью короткой горизонтальной линии, которая называется разделителем сносок. Если сноски переходят на следующую страницу, печатается более длинная линия, называемая разделителем продолжения, к которой можно добавить текст. Можно изменять разделители, снабжая их границами, текстом и рисунками.
Чтобыизменить разделитель сносок, необходимо:
1. Выбрать команду Сноски в меню Вид.
2. Если документ содержит только обычные или только концевые сноски, надо перейти к шагу 3. Если документ содержит и обычные, и концевые сноски, появится соответствующее сообщение и надо выбрать параметр Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажать кнопку OK.
3. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски.
4. Чтобы изменить разделитель между текстом документа и текстом сносок, выберите параметр Разделитель сносок или Разделитель концевых сносок. Чтобы изменить разделитель для сносок, которые продолжаются с предыдущей страницы, выберите параметр Разделитель продолжения сноски или Разделитель продолжения концевой сноски.
5. Внесите необходимые изменения в разделитель.
Чтобы удалить разделитель, выделите его, а затем нажмите клавишу Delete.
Чтобы восстановить стандартный разделитель, нажмите кнопку Сброс.
Чтобы удалить все автоматически пронумерованные сноски, выберите в меню Правка команду Заменить. На вкладке Заменить нажмите кнопку Больше, затем – кнопку Специальный и выберите параметр Знак сноски или Знак концевой сноски. Убедитесь, что поле Заменить на пусто, а затем нажмите кнопку Заменить все. Нельзя удалить все специальные знаки сносок за одну операцию.
Для пометки элементов нужно на вкладке Указатель окна диалога Оглавление и указатели нажать кнопку Пометить, которая откроет окно Определение элемента указателя(рис. 18.5). Можно также просто ввести с клавиатуры комбинацию Alt+Shift+X.
Основной элемент указателя – код поля, отмечающий текст, подлежащий помещению в предметный указатель. При пометке текста как элемента указателя в документ добавляется поле типа {XE}, оформленное как скрытый текст.
.
Для просмотра сноски в документе надо установить указатель мыши на знак сноски. Текст сноски появится над знаком сноски в виде всплывающей подсказки. Для просмотра всех обычных или концевых сносок в области сносок перейдите в обычный режим и выберите команду Сноски в меню Вид. Если появится сообщение, выберите параметр Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку OK. В области сносок выберите параметр Все сноски или Все концевые сноски.