Общие сведения об электронной таблице Excel, элементы экрана.

2. Основные операции с книгами и листами Excel.

3. Ввод данных в таблицу Excel.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Что понимается под вторичным документом?

2. В результате чего получают информацию?

3. К какому виду программного обеспечения относятся электронные таблицы?

Основные действия и приемы работы при выполнении лабораторной работы

Общие сведения об электронной таблице Microsoft Excel, элементы экрана

При создании юридических документов часто возникает необходимость представления обрабатываемых данных в виде таблиц. Такое представление данных позволяет эффективно организовать различные вычисления, анализ результатов вычислений, построение диаграмм и графиков. Множество данных, обрабатываемых в юридических документах, представляются в виде различных таблиц. Эффективным средством обработки данных, представленных в виде таблиц, в настоящее время является электронная таблица Microsoft Excel.

Электронная таблица – это диалоговая система обработки данных. Она представляет собой прямоугольную сетку на экране, ячейки которой могут содержать числа, текст и формулы. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значения ячеек. Изменение значения ячейки приводит к автоматическому изменению зависящих от нее ячеек. После создания электронной таблицы содержащиеся в ней данные легко могут быть представлены в виде диаграмм.

Книга в Excel представляет собой файл, состоящий из определенного количества листов.

Лист является основным документом, используемым в Excel для хранения и обработки данных (рис. 22.1). Листы объединены в книгу и служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Первоначально листы книги представляют собой пустые области, разграфленные в виде таблиц на строки и столбцы. На одном листе 256 столбцов и 65 536 строк. Максимальное число листов в книге равно 255. Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Вид экрана с листом Excel показан на рис. 22.1.

Лист диаграммы содержит только диаграмму. Листы диаграммы позволяют просматривать диаграмму отдельно от данных листа.

Область листа – это весь лист и все его элементы, включая ячейки, линии сетки, заголовки строк и столбцов, полосы прокрутки и ярлычки листов.

Строка формул отображает постоянное значение или формулу в активной ячейке.

Поле имени отображает имя выбранной ячейки, элемент диаграммы или объект.

Заголовок столбца – это серая область с буквой или номером столбца в верхней части каждого столбца.

Ярлычок листа расположен в нижней части листа с именем листа.

Заголовок строки – это серая область с номером строки в левой части экрана.

Кнопки прокрутки листов находятся слева от ярлычков листа.

Активная ячейка – это выделенная ячейка, в которую будут вводиться данные. В каждый момент времени может быть активна только одна ячейка. Активная ячейка ограничена жирной линией.

Диапазон ячеек – это две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.

Список– это набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов.