Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные виды отчетов:
- отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;
- многоколончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);
- ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);
- групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;
- почтовые наклейки – специальный тип многоколончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах;
- отчет с подчиненным отчетом.
Основные разделы отчета:
- заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;
- верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;
- заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;
- область данных – печатается каждая запись из источника данных;
- примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;
- нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;
- примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.
Отчет можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), групповой / итоговый и постовые наклейки.
Технология создания простого отчета в столбец:
1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ.
2). В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ:
- выбрать инструмент АВТООТЧЕТ В СТОЛБЕЦ;
- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
- нажать ОК.
Технология создания многоколончатого отчета:
1). Создать простой отчет в столбец.
2). Выбрать в меню ФАЙЛ команду ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. В диалоговом окне ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ выбрать вкладку СТОЛБЦЫ и задать:
- в группе ПАРАМЕТРЫ СЕТКИ число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице (поле ЧИСЛО СТОЛБЦОВ), ширину межстрочного интервала (поле ИНТЕРВАЛ), расстояние между столбцами (поле СТОЛБЦОВ);
- в группе РАЗМЕР СТОЛБЦА ширину столбца (поле ШИРИНА) и высоту строки (поле ВЫСОТА);
- в группе МАКЕТ СТОЛБЦА параметры, определяющие порядок печати записей: СВЕРХУ ВНИЗ или СЛЕВА НАПРАВО.
3). На вкладке СТРАНИЦА выбрать ориентацию: КНИЖНАЯ или АЛЬБОМНАЯ.
При печати многоколончатого отчета заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах. Заголовки и примечания групп, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца.
Создание отчета групповой / итоговый мастером отчетов
1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажат кнопку СОЗДАТЬ.
2). В окне НОВЫЙ ОТЧЕТ:
- выбрать инструмент МАСТЕР ОТЧЕТОВ;
- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
- нажать ОК.
3). В окне СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ (первый шаг) следует сформировать список полей отчета (ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ) из списка ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ. Поля следует выбирать в том порядке, в каком они должны следовать в отчете. Если отчет строится на основании данных нескольких таблиц / запросов, следует выбрать из списка ТАБЛИЦА / ЗАПРОС имя следующего источника и для него произвести выбор полей.
4). Если источником данных отчета являются связанные таблицы, то на втором шаге в окне СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ следует определить, как будет выполняться группировка данных.
Пример: отчет содержит поля из таблицы СТУДЕНТ: Номер группы, ФИО, Дата рождения; из таблицы ГРУППА: Номер факультета; из таблицы ФАКУЛЬТЕТ: Наименование факультета. Если выбрать вид представления по СТУДЕНТ, то в отчет данные будут выводиться не сгруппированными в следующем порядке: Номер группы, ФИО, Дата рождения, Номер факультета, Наименование факультета. Если выбрать вид представления по ГРУППА, то в отчет данные будут выводится сгруппированными по полям: Номер факультета, Наименование факультета. Область данных – Номер группы, ФИО, Дата рождения. Если выбрать вид представления по ФАКУЛЬТЕТ, то в отчете данные будут выводиться сгруппированными по Наименованию факультета, а в разрезе Наименования факультета по Номеру факультета, область данных – Номер группы. ФИО, Дата рождения.
В отчет же данные должны выводиться сгруппированными по наименованию факультета, а внутри факультета - по номеру группы. Нужно выбрать вид представления по СТУДЕНТ.
5). На следующем шаге можно задать собственный способ группировки данных. Для этого из левого списка следует выбрать имя поля, по которому нужно сгруппировать данные. Задав группировку данных, можно с помощью кнопки ГРУППИРОВКА задать интервалы группировки.
Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве., по первым двум, по первым трем, по первым четырем и по первым пяти буквам. Если не требуется специальный интервал группировки, из списка ИНТЕРВАЛЫ ГРУППИРОВКИ следует выбрать значение ОБЫЧНЫЙ.
6). На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей внутри группы и, нажав на кнопку ИТОГИ, открыть окно, в котором задать, какие итоговые операции нужно выполнять с числовыми полями тех записей, которые входят в группу; определить, что будет выводиться в отчет: данные и итоги или одни итоги (раздел данных скрыт).
7). На четвертом шаге можно выбрать один из стандартных макетов отчета.
8). На пятом шаге – один из стандартных стилей. Любой стандартный стиль можно настроить, можно создать собственный стиль. Для этого предназначена команда ФОРМАТ / АВТОФОРМАТ.
9). На последнем шаге работы мастера отчету следует задать свое имя или согласиться с тем именем, которое сформировал Access, и определить с помощью переключателей дальнейшие действия – работа с отчетом в режиме конструктора или просмотр отчета.
Технология создания отчета групповой / итоговый в режиме конструктора
1). Создать новый отчет с помощью одноименной команды – кнопка СОЗДАТЬ на вкладке ОТЧЕТЫ в окне БД. Выбрать инструмент – КОНСТРУКТОР, выбрать источник данных (таблица / запрос), нажать ОК. В окне конструктора появится пустой макет отчета.
2). Создать макет отчета:
2.1). В разделе ЗАГОЛОВОК отчета разместить элемент управления НАДПИСЬ. Текст надписи явится заголовком создаваемого отчета. Если раздел заголовка отсутствует в макете отчета, следует выбрать команду ВИД/ЗАГОЛОВОК| ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА.
2.2). В разделе ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ разместить элемент управления ПОДПИСИ к тем полям, которые будут размещаться в области данных. Если верхний колонтитул отсутствует в макете, следует выбрать команду ВИД/КОЛОНТИТУЛЫ.
Верхние и нижние колонтитулы можно размещать в таблице различными способами. Способы размещения определяет значение свойства отчета ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ и НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ:
Все страницы – выводятся на все страницы отчета;
Без заголовка – выводятся на все страницы отчета кроме первой, где расположен заголовок;
Без примечания – выводятся на все страницы отчета кроме последней;
Без заголовка / примечания – выводятся на все страницы отчета кроме первой и последней.
Для размещения полей в области данных и их подписей в разделе верхнего колонтитула следует использовать метод перетаскивания объектов. Для размещения элементов управления в отчете необходимо:
- раскрыть список полей источника данных щелчком мыши по кнопке СПИСОК ПОЛЕЙ панели инструментов;
- перетащить нужное поле в окно конструктора отчетов. Подпись поля переместить в верхний колонтитул, само поле – в область данных.
Раздел ОБЛАСТЬ ДАННЫХ может содержать как присоединенные, так и вычисляемые поля. Добавление вычисляемых полей выполняется так же, как и в форму
Если для добавляемого в отчет поля источника данных (таблицы / запроса) выбран элемент управления ПОЛЕ, то в отчет добавляются два элемента: НАДПИСЬ (ПОДПИСЬ) и ПОЛЕ, связанных между собой. При выделении одного из них автоматически выделяется другой. При перемещении одного элемента перемещается и другой. Чтобы перетащить только один элемент из пары (например, подпись), необходимо выделить элемент поля, установить указатель мыши на маркер левого верхнего угла (вид – сжатая рука с вытянутым указательным пальцем) и перетащить элемент в нужное место.
Перемещение элемента из одного раздела в другой (например, из области данных в область верхнего колонтитула) следует выполнять через буфер обмена (командами ВЫРЕЗАТЬ и ВСТАВИТЬ).
Кроме связанных полей в отчет можно добавлять и свободные поля (вычисляемые поля).
2.3). Выполнить выравнивание элементов, изменение размеров элементов.
Чтобы изменить размеры элементов, следует:
- выделить все элементы командой ПРАВКА/ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ;
- выполнить команду ФОРМАТ/РАЗМЕР/ПО РАЗМЕРУ ДАННЫХ.
Access установит размеры управляющего элемента таким образом, чтобы в нем уместилось содержание.
Access позволяет также изменять размеры:
- «по узлам сетки» – при этом каждый угол элемента управления смещается к ближайшему углу сетки;
- по самому высокому – увеличивает высоту всех элементов до высоты самого высокого;
- по самому низкому;
- по самому широкому;
- по самому узкому.
Выравнивание выполняется для группы выделенных элементов управления командой ФОРМАТ / ВЫРОВНЯТЬ. Для отчетов, содержащих данные в табличной форме, лучше выполнять выравнивание элементов области данных по верхнему или нижнему краю.
Для изменения величины межстрочного интервала в области колонтитулов и области данных нужно переместить нижнюю границу раздела. Чтобы сократить межстрочный интервал – как можно выше. Однако свойство ВЫСОТА области данных должно иметь значение больше, чем значение этого е свойства самого высокого элемента управления.
2.4). Определить порядок сортировки и группировки данных в отчете. Это делается в окне СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА, которое открывается при выполнении команды ВИД / СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА или кнопки СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА панели инструментов КОНСТРУКТОР ОТЧЕТОВ.
Чтобы определить порядок группировки и сортировки записей необходимо:
- из списка ПОЛЕ / ВЫРАЖЕНИЕ выбрать поле, по значениям которого необходимо выполнять группировку записей. Данное поле будет определять группу записей;
- для группы указать порядок сортировки: по возрастанию, по убыванию;
- задать значения свойствам группы.
Свойства группы:
1. заголовок группы – определяет будет ли присутствовать в отчете раздел ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ. Свойство может иметь два значения: ДА / НЕТ. В раздел ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ может быть помещено значение поля, по которому выполняется группировка;
2. примечание группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ (ДА / НЕТ). Раздел ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ обычно используется для отображения итоговых операций над данными из записей группы;
3. Свойство ГРУППИРОВКА определяет способ группировки данных. Список значений этого свойства зависит от типа данных, по которому выполняется группировка. Для текстовых данных это свойство имеет следующие значения:
- по полному значению – группировка выполняется по значению поля;
- по первым символам – группировка выполняется по первым n символам в значении поля. Свойство ИНТЕРВАЛ задает значение этого n.
Для числовых данных свойство ГРУППИРОВКА имеет значения:
- по полному значению;
- интервал – группировка записей по значениям, попадающим в указанный интервал.
Свойство ИНТЕРВАЛ задает диапазон значений в интервале, например, если свойство имеет значение 10, то группировка будет осуществляться для записей, значения которых попадают в интервал 0 – 9, 10 – 19 и т.д.
Для полей типа даты / времени свойство ГРУППИРОВКА может иметь следующие значения:
- по полному значению;
- по кварталам;
- по месяцам;
- по неделям;
- по дням;
- по часам;
- по минутам.
4. Свойство НЕ РАЗРЫВАТЬ задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице, т.е. следует ли печатать разные элементы одной группы (заголовок группы, область данных, примечание группы) на одной странице. Свойство может иметь значения:
- нет – отменяет обязательное расположение элементов группы на странице;
- полную группу – элементы группы печатать обязательно на одной странице;
- первую область данных – заголовок группы печатается на одной странице, если хотя бы одна запись области данных попадает на эту страницу.
Чтобы заголовок группы повторялся на новой странице, нужно выбрать значение ДА для свойства ПОВТОРЕНИЕ РАЗДЕЛА в окне свойств заголовка группы.
2.5). Для многостраничного отчета определить расположение разделов отчета. Все разделы кроме колонтитулов имеют свойство КОНЕЦ СТРАНИЦЫ, с помощью значений которого можно принудительно начинать новую страницу. Значение свойства НЕ РАЗРЫВАТЬ:
- отсутствует – печать текущего раздела начинается на текущей странице;
- до раздела – печать текущего раздела начинается на новой странице;
- до и после раздела – печать текущего раздела и раздела, следующего за текущим, начинается на новой странице.
