Задача 7.1.Модернизируйте программу добавив в таблицу дополнительно пять полей, а отсчет времени производить с 1990 года. Урожайность по полям ввести произвольно.
Задача 7.2.Добавьте к результатам задачи 7.1 расчет дисперсии урожайности по полям.
Рис. 1. Пример оформления заголовка письма
Реквизит "19 – отметка о контроле"
Отметка о контроле
Отметка о контроле –реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле(реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"
Реквизит "20 – текст документа"
Текст официального документа– информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.1
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.2
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.3
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.4
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.5
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.6
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).7
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,8 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
Например:
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.9
Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").10
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").11
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").12
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").13
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").14
В письмах используют следующие формы изложения:15
· от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
· от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
· от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.16
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
· письмо оформляется на должностном бланке;
· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.17
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.18
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation)* версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14.19
Более подробная информация по подготовке текстов разных видов документов приведена в разделе "Системы документации", в котором описаны требования к тексту для
Реквизит "21 – отметка о наличии приложения"
Отметка о наличии приложения– реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющий основной документ.
Отметку о наличии приложения(реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом:1
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.2
Например:
Приложение :
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Приложение" в письме
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.3
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:4
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:5
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказа, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.6
Например:
Приложение № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.06.2003 № 25
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.7
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО "Термика" от 05.06.2003 № 25
Реквизит "Отметка о наличии приложения" оформляют от поля без абзацного отступа. Схема его расположения приведена на рисунке 2.
Реквизит "22 – подпись"
Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
В состав реквизита "Подпись"(реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 1
Например:
Генеральный директор ЗАО "Термика"
А.Г. Цицин
или на бланке:
Генеральный директор
А.Г. Цицин
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Подпись" в письме
Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 2
Например:
Генеральный директор ЗАО "Термика"
А.Г. Цицин
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 3
Рис. 2. Пример оформления реквизита "Подпись" на бланке должностного лица
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.4
Например:
Генеральный директор
А.Г. Цицин
Главный бухгалтер
Е.О. Сенина
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.5
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.6
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.7
Например:
Технический директор
Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.8
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.9
Например:
Председатель комиссии
Личная подпись
А.Г. Цицин
Члены комиссии
Личная подпись
Т.П. Ярославцева
Личная подпись
К.В. Воробьев
Личная подпись
Е.Н. Ярославцева
Реквизит "23 - гриф согласования документа"
Гриф согласования- реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.1
Гриф согласования(реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.2
Например:
СОГЛАСОВАНО
коммерческий директор ЗАО "Термика" Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:3
СОГЛАСОВАНО
Письмо ЗАО "Термика" от 05.06.2005 № 430
или
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания собрания акционеров ЗАО "Термика"
от 05.06.2005 № 10
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Гриф согласования
Реквизит "24 – визы согласования документа"
Виза официального документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.1
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования(реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.2
Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:3
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.4
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.5
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.6
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.7 Лист согласования может иметь различную форму.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.8
Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.9
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.10
Схема расположения реквизита "Визы согласования документа" приведена на рисунке 1.
Реквизит "25 – оттиск печати"
Печать -устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.1
Оттиск -изображение клише печати на бумаге.2
Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.3
Документы заверяют печатью организации.4
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации– печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.5
Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.6
Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".
Рис. 2. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации7
В Приложение 5 Государственной системы документационного обеспечения управления приводится примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать.
Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:
1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
6. Командировочные удостоверения.
7. Нормы расхода материалов.
8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
10. Письма гарантийные.
11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.)8.
Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:
· перечень печатей, используемых в организации;
· места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
· порядок пользования печатями.9
Реквизит "26 – отметка о заверении копии"
Отметка о заверении копии– реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.1
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко
05.05.2005
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.2
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).3
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).4
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др
Реквизит "27 – отметка об исполнителе"
Отметка об исполнителе– реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка об исполнителе(реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.1
Например:
В.А. Жуков
924 45 67
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнителе"
Реквизит "28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело– реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело(реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.1
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.2
Например:
Отправлен факс от 09.09.2004 № 12
В дело № 05-10
Личная подпись
Дата
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"
Реквизит "29 – отметка о поступлении документа в организацию"
Отметка о поступлении документа в организацию(реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).1
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.2
Рис. 1. Пример оформления реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию"
Реквизит "30 – идентификатор электронной копии документа"
Идентификатором электронной копии документа(реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.1
Рис. 1. Пример оформления реквизита"Идентификатор электронной копии документа"
