Создание схемы данных начинается в окне базы данных с выполнением команды Сервис/Схема данных или нажатия кнопки Схема данных на панели инструментов. В открывшемся окне Добавление таблицы можно выбрать таблицы, включаемые в схему данных. Для размещения таблицы в окне Схема данных надо выделить ее в окне Добавление таблицы и нажать кнопку Добавить. Нескольких таблиц выделяют при нажатой клавише <Ctrl>. После включения всех нужных таблиц в схему данных надо нажать кнопку Закрыть.
В результате в окне Схема данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Далее можно приступать к определению связей между ними.
При определении связей в схеме данных необходимо определить главную и подчиненную таблицу связи типа 1:М. Эти связи являются основными в реляционных базах данных, так как связи 1:1 используются лишь в редких случаях, когда приходится разделять большое количество полей, определяемых одним и тем же ключом, по разным таблицам.
Устанавливая связи между парой таблиц в схеме данных, надо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее при нажатой кнопке мыши переместить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы. При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и переместить их на одно из полей связи в подчиненной таблице. Поля составного уникального ключа отмечают поля при нажатой клавише <Ctrl>. После установления связи откроется окно Связи (см. рис.). При этом в строке Тип отношения автоматически установится тип один–ко–многим.
При составном ключе связи в окне Связинеобходимо для каждого ключевого поля главной таблицы — Таблица/Запрос — выбрать соответствующее поле подчиненной таблицы, названной Связанная таблица/Запрос.
Задание параметров целостности. В окне Связи для выбранной связи можно задать параметр Обеспечение целостности данных, а также Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.
В режиме каскадного обновления связанных записей при изменении значения в поле связи главной таблицы Access автоматически изменит значения в соответствующем поле в подчиненных записях.
В режиме каскадного удаления связанных записей при удалении записи из главной таблицы Access выполняет каскадное удаление подчиненных записей на всех уровнях. В таком режиме при удалении записи из главной таблицы будут автоматически удаляться все связанные записи в подчиненных таблицах.
Рис. Схема данных БД Учебный процесс
Перемещение и изменение размеров таблиц осуществляется принятыми в Windows способами.
После определения структуры таблиц и создания связей между ними можно заносить записи в таблицы.
Непосредственный ввод данных в таблицу осуществляется в Режиме таблицы. Переход в этот режим из окна базы данных выполняется нажатием кнопки Открыть. Переход в режим таблицы из режима конструктора таблиц выполняется щелчком по кнопке Представление таблицы на панели инструментов или выполнением команды Вид/Режим таблицы.
В режиме таблицы предоставляется возможность вводить новые записи в таблицу, заполняя значениями ее поля. Ввод данных в таблицы необходимо начинать с таблиц верхних уровней, т.к. при обеспечении целостности данных невозможно добавление или изменение связанных записей в подчиненной таблице, если поля связи (ключевые поля) не определены в главной.
Вводимые в поля таблицы значения должны соответствовать типам данных, определенным в структуре, а способ их записи — допустимым в текущий момент форматам. Значения должны удовлетворять накладываемым ограничениям. После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если введенное значение не соответствует типу данных поля, Access пытается преобразовать его к указанному типу данных. Если значение не является допустимым и преобразование невозможно, например, нельзя преобразовать текст в число, появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение или отменить внесенные изменения.
Под модификацией структуры базы данных понимается изменение структуры отдельных таблиц или связей между ними.
