Создание электронных документов.

Лекция 11. Электронный документооборот. Системы управления электронными документами.

Электронный документ - информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования (электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме).

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы).

Итак, по сравнению с бумажным, электронный документ - это гораздо более сложный и обобщенный объект. Его отличительные черты - это:

- универсальность (может описывать более широкий класс объектов),

- динамичность (в силу своей электронной природы легок в модификации),

- интерактивность (может быть модифицирован в ответ на действия обозревающего),

- виртуальность (может быть сгенерирован из базы данных по запросу пользователя).

Как показывает практика, можно выделить три основные области применения электронных документов:

- создание электронных аналогов бумажных документов (книги, газеты, письма, финансовые бумаги),

- использование в качестве основы для интерактивных вэб-приложений,

- формальное (машинно-ориентированное) описание сложных информационных объектов (схемы данных, интерфейсы, словари).

В соответствии с этим создаются классы электронных документов и наборы их элементов. Например, при описании бумажных документов нет необходимости в интерактивных элементах, что значительно упрощает документ и всю систему. Однако такой подход не использует преимуществ электронного представления и применяется все реже.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текс­тового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использовать­ся для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем спе­циальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Для предприятий туриндустрии телефонная связь является са­мым распространенным и широко применяемым видом связи. Она используется не только для оперативного административного упра­вления предприятиями, но и для ведения финансово-хозяйствен­ной деятельности. Например, по телефону можно забронировать номер в гостинице, получить информацию об интересующем ту­риста маршруте или турпакете.