Ответы на этот свободный вопрос были достаточно разнообразны, но хочется выделить и прокомментировать указанные пользователями недостатки и пожелания, в частности, по нашему внутриофисному продукту САМО-ТурАгент и по общим наболевшим вопросам. Начнем с того, что порядка 43% из опрошенных сотрудников турфирм пока не пользуются системами автоматизации. Многие хотят, но просто не знают о существовании таких систем, или стоят перед выбором, какой именно программный продукт выбрать, как с ним познакомиться, научиться быстро в нем работать, не опасаясь разного рода сложностей. Для изучения имеющихся на рынке программных продуктов по автоматизации деятельности офиса турфирмы необходимо просто осознанно потратить немного времени - поспрашивать своих коллег и партнеров об опыте работы с back-офисными программами (как правило, 1 из 5 использует ту или иную программу); обратиться на сайты разработчиков, где всегда уважающая себя компания-разработчик выложит демо-версии или тестовый доступ, просмотреть весь функционал программы, удобство, простоту логики и интерфейса, стоимость и популярность программ среди турфирм; оценить надежность компании- разработчика, сколько лет существует продукт, возможность в дальнейшем получать техническую поддержку и консультации по работе с программой. Некоторые опасаются за этап настройки, внедрения и начало работы в программе, т.е. за установку, адаптацию программы под свой офис и отсутствие первоначально заполненных справочников и данных в программе, так называемая боязнь «начать с нуля» в неизвестной программе без инструкций. Совершенно напрасно считать это важной причиной, поскольку большинство внутриофисных систем, например, САМО-ТурАгент просты в установке (не более 15 минут), с чем справится даже неопытный пользователь компьютера, система уже содержит заполненные справочники по странам, операторам, валютам, трансферу, типам гостиниц и питания и другие базовые данные. А научиться работать в такой системе всегда помогает встроенная справка, руководство пользователя (работа с программой в картинках), и консультации отдела техподдержки разработчика. Несмотря на то, что программный комплекс является одинаковым для всех (возможности программы стандартны), он легко подстраивается под индивидуальную работу любого офиса. Часть функций в ПК САМО-ТурАгент специально задумана таким образом, чтобы компании, занимающиеся и массовым и индивидуальным туризмом, выездными и внутренними турами, а также турфирмы, реализующие, к примеру, только размещения, авиа/жд билеты, экскурсии и другие услуги, смогли вести своих клиентов, делать шаблоны и печатать любые формы документов, работать с партнерами, бронировать туры, вести оперативный учет прибыли и издержек - в общем, осуществлять полноценную работу даже с нестандартными заявками, турами и услугами. Каждый год мы стараемся добавить новый функционал в программу, чтобы пользователи могли более гибко подстраиваться под быстро меняющийся рынок и быть на шаг впереди «неавтоматизированных» конкурентов.
Хочется прояснить все вопросы со встроенной во внутриофисную систему САМО-ТурАгент поисковой системой Андромеда. Мы, практически единственные из тех многочисленных разработчиков, кто реализовал в back-офисной системе полноценный on-line поиск и бронирование туров по ведущим операторам. Сам подбор и бронирование туров осуществляется внутри системы сразу по всем туроператорам, без переходов на их сайты. Задача этой встроенной функции - сэкономить время агентов на поиск подходящих туров, предоставив в режиме реального времени все предложения операторов и возможность отправить им заявку на выбранный тур с получением обратного подтверждения. Уже на практике доказано, что эта возможность в десятки раз упрощает работу агентов с операторами и туристами. Но исторически сложилось, что пока не все туроператоры и, соответственно, пока не все направления отражаются в системе поиска. Причины, к сожалению, просты, часть операторов используют собственные разработанные программные продукты, которые не позволяют нам осуществлять обмен данными с ними, что и создает сложность для турагентств. Но мы, со своей стороны, можем гарантировать дальнейшее расширение числа туроператоров по России и за рубежом, а также надежную 24х часовую on-line работу системы бронирования. Еще одним удобством работы с поисковой системой Андромеда является возможность получения заявок туристов с сайта турагентства. При размещении формы поиска и бронирования на сайте турфирмы, посетитель сайта, выбрав подходящий тур, может оставить заявку на этот тур, и заявка попадет сразу в ПК САМО-ТурАгент, где с ней можно работать - проверять, редактировать, бронировать у оператора и оформлять клиента. Сочетание в back-офисе таких on-line возможностей позволит оперативно и без лишнего труда работать с операторами и клиентами.
Большое внимание сотрудники турфирм уделяют процедуре оформления клиента - подготовка договора, оформление оплаты, выписка путевок, листов бронирования и других необходимых туристу документов. Логично, что в зависимости от специфики деятельности турфирмы, документы к выдаче клиентам могут сильно отличаться друг от друга. Поэтому в ПК САМО-ТурАгент мы предусмотрели наличие стандартных (универсальных) шаблонов разных типов документов, которые можно отредактировать индивидуально каждой компании под себя. В шаблонах представлены такие документы, как договор с клиентом, договор с юр.лицом, заявка на бронирование, лист бронирования, счет к оплате, бланк извещения, счет-фактура, акт оказанных услуг, ваучер, турпутевка, памятка по странам и др. Также любой компании очень важно наглядно отражать финансовые сделки с туристами и партнерами, вести учет по всем денежным операциям. Для этого в back-офисной системе реализован универсальный обмен данными с бухгалтерской системой 1С Бухгалтерия 8 и системой Банк-Клиент. Все платежи от клиентов, партнерам, сотрудникам удобно вести в той же back-офисной системе, где отражены все текущие заявки и сделки. Наглядно будет видно, какой клиент сколько и когда оплатил, когда произведена оплата туроператору, а с помощью встроенной системы отчетов можно контролировать всю финансовую деятельность за любой отчетный период. В системе представлены такие отчеты, как заявки по покупателям, заявки туристов, заявки по поставщикам, кассовая книга, балансовый отчет, отчет агента, отчет по долгам, общение с клиентами, работа менеджеров, эффективность рекламы, задания курьерам и другие. Встроенная система отчетов является удобным вспомогательным инструментом для бухгалтера и руководителя, с помощью которого можно отслеживать движение всех денежных средств по кассе и расчетным счетам компании, фиксировать прибыли и убытки, анализировать рентабельность бизнеса, и в дальнейшем принимать верные управленческие и стратегические решения.
Системы on-line и внутриофисной автоматизации быстрыми темпами внедряются и используются в ежедневной работе туристических компаний. Среди большого разнообразия турпакетов на сегодняшний день агенту все больше времени требуется на подбор тура и качественное обслуживание клиента. Проблемы быстрого автоматического заполнения и выдачи первичных документов туристу, оперативного подбора тура по туроператорам в единой системе, учет оплат и сбора статистических данных и многие другие, уже полноценно решены во внутриофисных системах. Использование внутриофисных и online систем сегодня - это залог успешной и эффективной деятельности туристических компаний, повышение оперативности в ежедневной рутинной работе сотрудников, гибкость в освоении новых туристических направлений, безупречное обслуживание клиентов и удобство в работе с партнерами.
Компания САМО-Софт благодарит всех участников опроса за искренние ответы по общим вопросам и высказанные пожелания по нашей back-офисной системе САМО-ТурАгент. Надеемся, что новички туристического рынка сделают правильные выводы на основе данных опроса и комментариев, смогут быстрее сориентироваться в особом мире специализированного программного обеспечения для туристических компаний, и с помощью верно выбранных программных решений вступят в ряды профессионалов, составив серьезную конкуренцию игрокам на рынке. К компаниям, которые стараются идти в ногу со временем, оптимизировать и совершенствовать свои ресурсы с помощью разных внутриофисных и on-line систем у нас, как у разработчика, пожелание - чаще сообщать нам о необходимости тех или иных новых функций и возможностей, которые еще не реализованы в программных комплексах. Только благодаря тесному сотрудничеству и открытому диалогу можно вместе развиваться и совершенствоваться.
