Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:
— составление проекта документа;
— изготовление документа;
— визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);
— подписание (утверждение) документа;
— регистрация;
— отправка документа адресату.
Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.
Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.
После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.
Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.
В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях этим занимается сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.
Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписание и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем и потребностей. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.
Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:
— составление проекта документа;
— его изготовление;
— визирование проекта документа;
— подписание;
— регистрация;
— размножение и доставка приказа исполнителям;
— контроль исполнения;
— подшивка исполненного документа в дело.
Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации, либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.
Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.
После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечается:
— номер приказа;
— дата приказа;
— наименование приказа (краткое содержание);
— кто подписал приказ;
— исполнители.
После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии приказа раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.
Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.
Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т.д.) могут иметь свой порядок прохождения:
— составление и оформление документа;
— рассмотрение документа руководством;
— исполнение документа;
— подшивка исполненного документа в дело.
Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записью сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрация документов в организации необходима для учета и контроля, а также при поиске документов. Документы в организации регистрируют один раз: — входящие — в день их поступления в организацию (телеграммы регистрируют немедленно после их получения), исходящие и внутренние — в день их подписания или утверждения.
В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а наиболее важные из них, т.е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные средствами вычислительной техники.