В отличие от определения общегосударственных информационных ресурсов, приведенного выше, под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных, приобретаемых и поставляемых извне данных, зафиксированных как на бумажных, так и электронных носителях.
Структура информационных ресурсов предприятия приведена на рис. 7.13. Рассмотрим их содержание.
Формы существования корпоративных ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих на предприятии,, входящих в него и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.
Рис. 7.13. Структура информационных ресурсов предприятии
Согласно рис. 7.13 все информационные ресурсы делятся на три группы: собственные, приобретаемые и получаемые от сторонних организаций. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, остальные внешние – то есть поступают извне.
Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внемашинные – это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера, а внутримашинные – это внемашинные информационные ресурсы, введенные в память компьютера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические, проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы) и прочее.
Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:
- организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);
- распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и прочее);
- справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);
- прочие (патентная, юридическая и прочая документация).
Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.
Внешние информационные ресурсы возникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.
Приобретаемые информационные ресурсы включают периодически выполняемые платные услуги аналитического характера. Например, в различных консалтинговых фирмах можно заказать анализ динамики курса валют, кросс-курсы валют, динамики ценных бумаг, ставок привлекаемых рублевых и других депозитов, информацию о конкурентах, тенденциях в изменениях в деловой среде и состоянии международных рынков и т.д.
В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые отношения с партнерами, также отношения с выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.
Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний.
Управленческие, а также организационно-распорядительные документы занимают одно из центральных мест, так как в них фиксируются все производственно-хозяйственные, финансовые и другие операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.
Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.
