Дата является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания, для планов, отчетов, правил, инструкций – дата утверждения, для актов – дата события. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 22 августа 1996 года следует оформлять: 22.08.97. Также дату можно, оформлять в соответствии с международным стандартом: 1998.08.22.
В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г.
Проставляется в верхней части заголовочной части документа ниже реквизита «Наименование вида документа».
В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.
Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа.
Регистрационный номер - это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 — индекс структурного подразделения, 12 — номер дела по номенклатуре, 57 — порядковый № отправляемого документа.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Помещается рядом с реквизитом «Дата».
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.98. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.
Размещается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный № документа».
Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:
Москва;
г. Коломна Московской области;
с. Ивановка Мытищинского района Московской области.
В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.
Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «град» и «бург».