База данных (БД) – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
Структура (БД)–
большинство баз данных имеют табличную структуру.
В базе данных столбцы называются – полями (основа структуры база данных), а строки – записями (составляют информацию, которая в ней содержится).
Свойства полей
ü Размер или длина– выражается в символах илиусловно измеряется в байтах.
ü Имя поля–уникальное свойство. т.е. одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем.
ü Подпись – информация, которая отображается в заголовке столбца (подписывается под именем).
Типы полей
ü Числовое – служит для ввода действительных чисел.
ü Дата/время – для ввода календарных дат или времени.
ü Логическое поле – для ввода логических данных, имеющих только два значения (да или нет, 0 или 1 и т.п.).
ü Денежный–для хранения денежных сумм, содержит особенности, связанные с правилами округления.
ü Счетчик – для порядковой нумерации записей.
ü Текстовый – для хранения неформатированного текста, ограниченного размера (до 255 символов).
ü Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста.
База данных предполагает наличие комплекса обслуживающих средств, которые позволяют использовать содержащуюся в ней информацию.
2. СУБД MS Access.
Системы управления базами данных (СУБД) – это программная система, с помощью которой можно создавать базы данных, наполнять и работать с ними. Наиболее мощная, и простая в использовании СУБД – MS Access, исходное окно содержит шесть вкладок (видов объектов).
Объекты Access
ü Таблицы– основные объекты БД, в них хранятся данные; реляционная БД может иметь много взаимосвязанных таблиц.
ü Запросы– специальные структуры, с помощью которых данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, т.е. обрабатывают.
ü Формы – объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.
ü Отчеты – выводят данные на принтер в удобном и наглядном виде.
ü Макросы – это макрокоманды. Несколько наиболее часто используемых команд можно объединить в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.
ü Модули – программные процедуры и функции, написанные на языке VBA программистом для расширения возможностей системы.
По степени универсальности различают два класса СУБД:
• системы общего назначения;
• специализированные системы.
СУБД общего назначения не ориентированы на какую-либо предметную область или на информационные потребности какой-либо группы пользователей. Они позволяют существенно сокращать сроки разработки приложения, экономить трудовые ресурсы. Этим СУБД присущи развитые функциональные возможности, и даже определенная функциональная избыточность.
По способу доступа к данным СУБД можно классифицировать на:
• файл-серверные;
• клиент-серверные.
При работе с файлами современные СУБД предоставляют пользователю возможности создания новых объектов БД, создания и переименования ранее созданных объектов, модификации уже существующих объектов в БД.
3. Работа с СУБД MS Access.
1. Создание Базы данных
Запустить Access → меню «Файл» → команда «Создать…» → Новая база данных… (на панели задач) → Набрать имя → «Создать».
2. Создание таблицы
Таблицы – объект, который определяется и используется для хранения данных. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Одна таблица реляционной базы данных содержит информацию о совокупности экземпляров одного объекта базы данных. Работать с таблицей можно в двух режимах:
1)Режим конструктора, в котором задается структура таблицы, т.е. определяются типы и свойства полей, их число и название. В этом режиме каждая строка соответствует одному из полей определяемой таблицы. Здесь же задаются ключевые поля. Для этого нужно выделить поле и нажать кнопку Ключевое полена Панели инструментов . В MS Access допускается использование ключей четырёх типов: первичного, простого, составного и внешнего.
2) Режим таблицы, который используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки(сортировка записей в базе данных – это изменение отображаемого порядка следования записе) или удаления данных (записей).
3. Создание межтабличных связей
Межтабличные связи в реляционной базе данных необходимы для обеспечения целостности данных и автоматизации обслуживания базы. Таблицы связываются в специальном окне «Схема данных»:
а)находясь в главном окне БД Access, нажать кнопку «Схема данных» (на Панели инструментов ) – откроется соответствующее окно;
б)добавить нужные таблицы, расположить их в окне с помощью мышки по вашему усмотрению;
в)щелкнуть по связываемому полю одной таблицы и «перетащить» его на связываемое (одноименное) поле другой таблицы;
г)в появившемся окне установки параметров связи поставить флажок «Обеспечение целостности данных» → Создать.
4. Создание запроса на выборку
Запрос к базе данных представляет собой инструкцию на отбор записей в базе данных. Языком запросов к реляционным базам данных является SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Фильтрация записей в базе данных – это отображение в таблице только тех записей, которые соответствуют определённым условиям. Так же как и таблицы, запросы создаются в режиме конструктора, а в режиме таблицы – запросы просматриваются:
а)выбрать категорию Запросы, находясь в основном окне БД Access → Создание запроса в режиме конструктора(откроется окно построителя запросов);
б)добавить в запрос нужные таблицы → выбрать поля и установить условия отбора → Сохранить и дать имя запросу;
в)для выполнения запроса нажать кнопку Запуск.
5. Создание форм с помощью мастера
Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком.
Для работы в режиме формы необходимо, чтобы структура таблицы была уже создана, тогда выбор вкладки Форма автоматически запускает Мастер форм с исходной структурой.
4. Практическое задание.
1. Создать БД «Список студентов».
2. В режиме конструктора создать три таблицы: «Адрес», «Успеваемость», «ФизДанные» и заполнить их (не менее 5 записей).
Режим конструктора, в котором задается структура таблицы, т.е. определяются типы и свойства полей, их число и название. В этом режиме каждая строка соответствует одному из полей определяемой таблицы. Здесь же задаются ключевые поля. Для этого нужно выделить поле и нажать кнопку Ключевое полена Панели инструментов 
. В MS Access допускается использование ключей четырёх типов: первичного, простого, составного и внешнего.
Режим таблицы, который используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки(сортировка записей в базе данных – это изменение отображаемого порядка следования записе) или удаления данных (записей).
) – откроется соответствующее окно;
.