Создание таблицы

Таблица может быть создана в момент формирования новой базы данных (что вы и сделали). Также таблица может быть вставлена в существующую базу данных, связана сданной базой данных, импортирована в базу данных из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2010, Microsoft Office Word 2010, текстовый файл, списка SHarePoint, файла в формате XML, другой базы данных Access, папки Microsoft Office Outlook 2010 и ряда других источников. При импорте данных в новой таблице текущей базы данных создается копия этих данных. Напротив, при использовании связи с данными в текущей базе данных создается таблица, динамически связанная с данными, хранящимися в другом месте. Таким образом, данные изменяемые в связанной таблице, изменяются и в источнике исходных данных (за некоторым исключением). Когда данные в источнике изменяются с помощью другой программы, это изменение будет отображаться и в связанной таблице. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица, в которую можно ввести данные, позволяющие начать определение полей.

В простой базе данных, такой как список контактов, может использоваться всего лишь одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании новой базы данных на компьютере создается новый файл, который используется для всех объектов в базе данных, включая таблицы.

После выполненияпервого задания на экране появляется файл в виде окна базы данных (рис. 3.20).

Рис. 3.20 Окно базы данных Access

После этого необходимо перейти на вкладку Создатьгруппы Таблица и щелкнуть мышью на кнопке Конструктор Таблиц в строке состояния Access (рис. 3.21)

Рис. 3.21 Виды таблиц

Файл базы данных включает в себя таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули. Все эти объекты независимо друг от друга составляют единое целое, которое называется файлом базы данных. Самым важным объектом в файле базы данных является таблица, все остальное создается на ее основе. Основные компоненты таблицы являются – поле и запись(рис. 3.22).

Рис. 3.22 Объект файла базы данных – Таблица

Запись – это все данные о конкретном предмете.

Поле– это та часть данных, которая содержится в каждой записи.

Вся информация базы данных хранится в полях (также называемых столбцами). Поля определяются рядом характеристик. Например, у каждого поля есть имя, однозначно определяющее его в таблице. Кроме того, любому полю соответствует тип данных, выбираемый в соответствии с сохраняемыми в этом поле данными. Этот тип данных определяет значения, которые можно сохранить, и операции, которые можно выполнить с данными, а также объем памяти, выделяемой для каждого значения. С каждым полем, также связана группа параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид и функциональные характеристики этого поля. Например, свойство Формат определяет структуру данных, отображаемых в поле.

В Access 2010 перечень типов данных полей представлен в Таблице 3.1

Таблица 3.1 Типы данных полей Access 2010

При просмотре и изменении данных в Access 2010 используются значения свойств полей, с помощью которых можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей. Например, свойства Формат, Маска вводаи Подписьопределяют представление данныхв таблице и запросах в режиме таблицы. Кроме того, все элементы управления в новыхформах и отчетах, основанные на этих полях таблицы, по умолчанию наследуют те же самые значения свойств. Другие свойства используются, чтобы задать значения по умолчанию в поле илисделать значение обязательным при каждом добавлении или измененииданных в этой таблице (таб. 3.2).

Таблица 3.2 Свойства полей в Access 2010

Для работы с таблицей, прежде всего, необходимо создать ее структуру, в которой нужно определить такие характеристики поля, как имя, тип и размер. Для этого в окне базы данных (рис. 3.22)необходимо выбрать вкладку «Работа с таблицами» и ввести соответствующие значения.

Для быстрого добавления нового поля в режиме «Таблица» необходимо щелкнуть на столбце. Нажать клавишу Enter, после чего в таблице появиться новое поле.

Обратите внимание: Access 2010 автоматически назначает имя новому полю: Поле1 –для первого поля, Поле2 – для второго поля и т.д. Для вашего же удобства рекомендуется использовать описательные имена полей. Для изменения имени поля нужно щелкнуть на его заголовке правой кнопкой мыши, после чего в контекстном меню выбрать команду Переименовать столбец.При выборе имени поля необходимо учитывать имеющееся ограничение – длина имени поля не может превышать 64 символа.

В процессе ввода данных в столбец в режиме «Таблица» Access 2010 автоматически распознает соответствующий тип данных для этого поля. Например, при вводев столбец даты «15.12.2013» Access 2010 распознает, что введена дата, и задает для этого поля тип данных Дата/время.Если же автоматическое распознавание данных затруднено, задается тип данных Текстовый.

Чтобы добавить поля, имеющие заданный тип данных и формат, используйте команды, находящиеся в группе Добавление и удалениеконтекстной вкладки Работастаблицами.

Удобнее создавать структуру таблицы в режиме «Конструктор». Окно таблицы в режиме «Конструктор» состоит из двух частей: в верхней указываются имена полей (граф таблицы), их тип и описание, в нижней – размер и формат поля, значение по умолчанию и др. Для перехода между столбцами верхней части окна используется клавиша Tab, а для перехода между верхней частью окна и нижней – клавиша F6.

Для ручного определения типа данных поля в режиме «Конструктор» необходимо:

1. Перейти на нижнюю правую часть Свойства Поля,

2. Во вкладке общие в группе Формат полявыбрать необходимый Тип данных (основной, денежный и др.)(рис. 3.23).

Рис. 3.23 Свойства поля

Для сохранения таблицы на диске необходимо выбрать команду на вкладке главная меню Файл \ Сохранитьили щелкнуть по кнопке на панели инструментов, в появившемся диалоговом окне ввести имя таблицы «Товары» (рис. 3.24). После закрытия диалогового окна, таблице присвоиться имя «Товары» (рис. 3.25).

Рис. 3.24 Сохранение таблицы под именем

Рис. 3.25 Таблица «Товары»

Задание3.2

1. Откройте файл базы данных BAZAФамилияСтудента, если он не открыт. В этом файле создайте таблицу для учета поступивших товаров от поставщиков и их оплаты. Сохраните таблицу под именем «Товары».

2. В режиме «Конструктор» введите имена полей, их тип, размер и формат в соответствии с таблицей 3.3. (Имя поля, тип данных, описание – находятся в верхней части таблицы. Размер поля, формат поля и число десятичных знаков – в нижнем левом углу вкладки «Свойства поля»)

Таблица 3.3

Для дальнейшей работы с таблицами необходимо задать первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код.

В качестве первичного ключа следует использовать поле, которое обладает следующими характеристиками. Во-первых, с его помощью может однозначным образом определяться каждая строка. Во-вторых, весьма нежелательно, чтобы это поле было пустым. В-третьих, это поле не следует изменять.

Первичный ключ определяется для всех таблиц. На его основе конструируется индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, Access 2010 проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы (в режиме таблицы) Access автоматически создает первичныйключ и назначает полю имя Коди тип данных Счетчик.Это поле скрыто в режиме таблицы, для его просмотра необходимо переключиться в режим конструктора таблиц.

Дляопределения (или изменения) первичного ключа необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме конструктора (рис. 3.23). Выбрать поле или поля, которые будут использованы в качестве первичного ключа.

2.Чтобы выделить одно поле, щелкнуть в области выделения строки нужного поля.

3. Для выделения нескольких полей щелкнуть в области выделения каждого поля, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.

4. Далее на единственной вкладке Конструкторконтекстной вкладки Работа с таблицамивыбрать группу команд Сервиси щелкнуть на кнопке Ключевое поле(рис. 3.16).

5.Выделенное поле Поле1станет ключевым, о чем свидетельствует значок с изображением ключика слева от поля (рис. 3.23).

Если требуется удалить созданный первичный ключ, то, находясь в режиме конструктор таблицы, необходимо выделить ключевые поля, затем на вкладке Конструкторвыбрать группу команд Сервиси щелкнуть мышью на кнопке Ключевое поле.

Ввод данных в созданную таблицу можно осуществлять двумя способами:

1) в окне навигации «Все объекты Access» (рис. 3.2) выбрать Таблицы \ Товары \ Открыть(или щелкнуть мышкой по названию «Товары»)и в открывшуюся таблицу последовательно ввести данные;

2) затем сохранить таблицу, нажатием на значке сохранения на панели быстрого доступа либо закрыть таблицу и при предложении сохранить согласиться.

Задание3.3

1. Введите данные в таблицу «Товары»в соответствии с таблицей 3.4

2. Сохраните введенные значения.

Таблица 3.4

Продолжение табл. 3.4

Окончание табл. 3.4

Контрольные вопросы

1. Какие объекты включает в себя файл базы данных в Access? Какой объект является основным? Что можно получать на базе основного объекта?

2. Каким образом можно создать новый файл базы данных в Access? Как определить имя файла базы данных и диск, на который следует сохранить информацию?

3. Что из себя представляет рабочая среда Microsoft Office Access 2010? Как ее настроить?

4. Каким образом можно «Сжать и восстановить базу данных» Access?

5. Каким образом можно «Зашифровать паролем» базу данных Access?

6. Из каких вкладок состоит диалоговое окно Параметры Access? Каково их назначение?

7. Что такое панель быстрого доступа? Где она располагается? Какие команды панель включает изначально? Как настроить панель быстрого доступа?

8. Как создать таблицу в Access? Перечислите варианты добавления таблиц в существующую базу данных Access из других программ?

9. Что представляет собой структура таблицы? Что она в себя включает?

10. Дайте определение понятий поля и записи?

11. Перечислите основные типы полей, используемых в Access?

12. Как задать такие характеристики поля, как имя, тип и размер?

13. Какие используются значения свойств полей при просмотре и изменении данных в Access 2010?

14. Как изменить имя поля (наименование столбца)?

15. Что такое ключевое поле? Как оно определяется? Как оно удаляется?

16. Как сохранить таблицу на диске?