Инвентаризация товаров и тары на вкладах торгового предприятия проводится для проверки наличия и состояния товарно-материальных ценностей. При этом выявляется соответствие фактического наличия товаров и тары на момент инвентаризации их остаткам по данным бухгалтерского учета. Помимо обеспечения сохранности ценностей и проверки правильности организации материальной ответственности инвентаризация решает задачи контроля учетных данных по товарам и таре, их реального отражения в балансе; а также посредством инвентаризации выявляются неиспользуемые, залежалые товары, продукция устаревших фасонов и моделей и т. п.
Основными этапами инвентаризации являются:
1.Проверка фактического наличия товаров.
2.Документальное оформление результатов инвентаризации.
3.Принятие хозяйственных решений на основании результатов инвентаризации.
Согласно действующему Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ количество инвентаризаций в отчетном году и сроки их проведения устанавливаются организациями самостоятельно, за исключением следующих случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:
- при смене материально ответственного лица (при коллективной материальной ответственности - при уходе в отпуск бригадира и более половины членов бригады);
- при установлении фактов краж, ограблений, хищений, порчи ценностей, злоупотреблений; а также пожара, стихийных бедствий;
- при ликвидации, реорганизации предприятия, передаче имущества в аренду, выкупе, продаже и в других случаях, установленных законодательством.
Инвентаризация непродовольственных товаров на складах и мяса на холодильниках проводится не менее одного раза в год, как правило на 1-е число месяца (и не ранее 1 октября), остальных продовольственных товаров - не менее двух раз в год.
Рекомендуется проводить по две-три выборочные инвентаризации по наиболее ценным, пользующимся повышенным спросом товарам, а также по товарам, по которым имеются сверхнормативные запасы. Если при выборочных проверках будут установлены расхождения с данными бухгалтерского учета, то проводится внеочередная инвентаризация всех товаров, находящихся на складе.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя создается центральная постоянно действующая инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем или его заместителем в составе: главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций. Центральная инвентаризационная комиссия осуществляет профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, инструктажи членов рабочих комиссий, организует проведение инвентаризаций, контролирует правильность их проведения, осуществляет выборочные проверки и повторные сплошные инвентаризации (при необходимости), контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, проверяет правильность определения результатов инвентаризации. Комиссия рассматривает также объяснения материально ответственных лиц, допустивших недостачи (излишки), пересортицу товаров или их порчу, вносит предложения об упорядочении приема, хранения и отпуска товаров, улучшения их учета и контроля за сохранностью ценностей.
Снятие фактических остатков товаров и тары на складе, их сличение с данными бухгалтерского учета проводит рабочая комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. В ее состав входят представитель администрации предприятия или вышестоящей организации, товаровед, работник бухгалтерии, представитель общественности и материально ответственное лицо. Рабочая комиссия составляет свои заключения по выявленным недостачам и излишкам, вносит предложения по улучшению порядка приема, хранения и отпуска товаров, по улучшению учета и контроля за их сохранностью, участвует в определении окончательных результатов инвентаризации, проверяет правильность расчетов естественной убыли (при наличии норм), зачета пересортицы товаров.
Инвентаризационные комиссии несут ответственность за соблюдение порядка проведения инвентаризации, ее своевременность, полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товаров и тары и их потребительских признаках, правильное оформление инвентаризационных материалов и своевременную сдачу их в бухгалтерию. За внесение в инвентаризационные описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач или излишков ценностей виновные лица привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
К началу инвентаризации бухгалтерия обязана закончить проверку и обработку документов на складе, определить остатки на день инвентаризации по каждому наименованию товара. При этом в местах хранения товары должны быть уложены по наименованиям, сортам, размерам, ценам и т. п. в зависимости от применяемого в организации способа хранения. На товары должны быть заранее составлены ярлыки с необходимыми сведениями о количестве, массе, мере.
Рабочая комиссия перед началом инвентаризации, должна опломбировать подсобные помещения и другие места хранения товаров, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность весоизмерительных приборов, получить от материально ответственных лиц последний товарный отчет, завизировать его, проставив штамп "До инвентаризации", дал и подпись председателя комиссии.
Материально ответственные лица до начала инвентаризации дают расписку в том, что все документы по приходу и расходу ценностей отчету приложены и сданы в бухгалтерию, что неоприходованных или же списанных в расход ценностей не имеется.
Порядок проведения и документального оформления результатов инвентаризации определен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49.Комиссия при обязательном участии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товаров и тары по каждому месту хранения ценностей в отдельности. Товары, находящиеся в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица, проверяют и оформляют описями-актами отдельно, после чего вход в помещение пломбируют и комиссия переходит в следующее помещение. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания.
В описи это должно быть оговорено. Причем не менее 10% таких товаров, за исключением тех, которые при распаковке могут испортиться, должно быть подвергнуто обязательной выборочной проверке. При этом если в результате такой проверки будут установлены расхождения со спецификацией или маркировкой, комиссия обязана полностью вскрыть все места и проверить товар. Вносить в описи данные об остатках товаров без проверки их наличия:(по данным учета или со слов ответственного лица) запрещается. При подготовке большого количества весовых товаров отвесы фиксируют в специальных ведомостях или книгах. После подсчета и сверки итогов с ответственным за ценности лицом данные о качестве товара вносят в инвентаризационную опись. Массу товаров, хранящихся навалом, допускается определять путем обмеров и технических расчетов. Ведомости отвесов и акты обмеров прилагаются к описям.
Инвентаризационную опись товаров, материалов и тары составляют обычно в двух, а при приеме-передаче - в трех экземплярах.
Исправления в описях должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.
В случае смены материально ответственного лица в описи расписываются работник, принявший ценности, и работник, сдавший их.
Товары, поступившие во время инвентаризации, принимают материально ответственные лица в присутствии членов комиссии и приходуют после инвентаризации. Эти ценности оформляются отдельной описью "Материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В данной описи указывают поставщика, дату и номер приходного документа, на котором делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи.
Отдельными описями оформляют наличие неходовых, залежалых и| неполноценных, пришедших в негодность товаров. Такие товары должны храниться отдельно.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
В протоколе рабочей инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации, проверки условий хранения и обеспечения; сохранности ценностей на складе, отмечают причины порчи товаров и виновных лиц, предоставляют предложения по устранению недостатков, списанию недостач в пределах норм убыли, зачета пересортицы.
Результаты инвентаризации в 5 - 10-дневный срок должны быть определены в бухгалтерии предприятия после проверки документов, цен, а также таксировки описей по каждому наименованию товаров и тары в количественно-суммовом выражении. Для этого сопоставляют данные бухгалтерского учета с фактическим наличием товара и тары по описи. На ценности, по которым выявлены расхождения, составляют сличительную ведомость, в ней указываются наименование товара, номенклатурный номер, количество и стоимость по учетным ценам, недостача или излишек. Такая же сличительная ведомость составляется и по таре.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки. Например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:
Дт 41 "Товары"
Кт 91 "Прочие доходы и расходы".
Недостача товаров отражается записью:
Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кт 41 "Товары".
При этом согласно ст. 250 НК РФ при исчислении налога на прибыль стоимость излишков товарно-материальных ценностей, выявленных в результате инвентаризации, относится к внереализационным доходам.
Недостачи могут быть списаны в дальнейшем за счет различных источников. Например, недостачи в пределах норм естественной убыли (при их наличии) относятся за счет начисленного ранее резерва (если он имеет место), что фиксируется записью:
Дт 96 "Резервы предстоящих расходов"
Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Сверхнормативная убыль относится за счет виновных лиц, что отражается записью:
Дт 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
При отсутствии виновных лиц недостачи сверх норм отражаются:
Дт 91 "Прочие доходы и расходы"
Кт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Более подробно отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете описано в подразделе 2.5 "Учет товарных потерь".
Вопросы для повторения
1. Дайте понятие оптовой торговли.
2. Охарактеризуйте порядок учета товаров на складах оптовых предприятий.
4.В чем заключается материальная ответственность? Чем она обусловлена в торговле?
5.Какой порядок аналитического учета поступивших и отгруженных товаров?
6.Каковы требования приемки товаров на торговых предприятиях.
7.Какими бывают накладные и в каких случаях они выписываются?
8.Как правильно оформить недостачу товара?
9.Как ведется синтетический учет товаров на оптовых предприятиях?
10.Каков порядок учета тары?
11.Что такое естественная убыль?
12.Какие потери относятся к нормируемым?
13.Какие потери относятся к ненормируемым?
14.Каков порядок составления товарно-денежного отчета?
15.Охарактеризуйте методы определения реализованных товаров?
