Документы и сообщения, свойства документов, информационные хранилища

Документы и сообщения, используемые в ходе реализации бизнес-процессов, должны быть представлены в виде следующей структуры:

- нормативные документы (регламентирующие):

- внешние нормативные документы;

- внутренние нормативные документы.

- рабочие документы и сообщения.

- первичные документы;

- отчеты;

- сообщения и информация;

- прочие (оформляются в виде разделов).

Примечание: для документов, внесенных в раздел «Рабочие документы и сообщения», необходимо представить их формы (формы документов).

После того, как определены документы, используемые в бизнес-процессе, определяются их свойства, аналогично свойствам ресурсов.

Хранилища информации делятся на две группы:

- электронные хранилища и БД;

- хранилища документов и записей.

Электронные хранилища и БД – WEB-сайты, базы данных, архивы файлов и т.д.

Хранилища документов и записей делятся на два вида:

- хранилища документов – архивы документов, папки накопители и т.д.;

- хранилища записей – журналы.

Хранилища записей – это документы, имеющие табличную форму представления, и используемые для многократной регистрации однотипной информации. Описание работы с хранилищами записей требует детализации каждого из них до набора записей, что значительно усложняет модель (рис. 6). Поэтому хранилища записей в процессной модели необходимо учитывать как документы, а не как информационные хранилища.

Пример: для регистрации перемещения товара внутри предприятия между подразделениями, используется документ «Накладная на внутреннее перемещение», для регистрации продажи товара используется документ «Журнал продаж». Накладная на внутреннее перемещение имеет табличную форму, но используется один раз (т.е. для разового перемещения), в отличие от журнала продаж, который используется для многократной регистрации продаж, а, следовательно, является хранилищем записей. Поэтому накладная на внутреннее перемещение и журнал продаж будут внесены в классификатор «Документы и сообщения», в части первичных документов, а в классификатор «Информационные хранилища» будет внесено хранилище накладных на внутреннее перемещение, т.е. папка-накопитель накладных.

Рис. 6. Работа с хранилищами документов и хранилищами записей

Проекция «Функции – Функции – Документы и сообщения»

Проекция «Функции – Информационные хранилища – Документы и сообщения»

Пример