Оформление распорядительных документов

Вопрос 4. Оформление приказов по основной деятельности.

Приказы являются одними из важных документов организации (предприятия).

Приказ – широко применяемый в управлении правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом организации).

Приказ является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной документации, в состав которой наряду с приказами входят такие документы, как постановления, указания, решения, распоряжения.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной деятельности) и приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, - бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ.

Приказ должен иметь дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года.

Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?», например: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков».

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа.

В некоторых случаях, когда основание очевидны, констатирующая часть опускается.

Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его И.О.Фамилия или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола в неопределенной форме) и указывается срок исполнения.

В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указывается должность, И.О.Фамилия или наименование структурного подразделения).

Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из приказа, которая заверяется секретарем-референтом и выдается ответственному исполнителю под расписку.

По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа, лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ – ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.

Образец приказа

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«СИБИРСКИЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ПРИКАЗ

О………………………. от ____________ № _________

В соответствии ………………………………………

основание

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 ……………………………………………………………………

2 ……………………………………………………………………

3 Начальнику общего отдела довести настоящий приказ до сведения структурных подразделений университета.

4 Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на (должность, Ф.И.О. контролирующего исполнение).

Ректор Е. А. Ваганов

СОГЛАСОВАНО

_________________ ______________ ______________

должность личная подпись инициалы, фамилия

А.С. Сидорова

тел. 2912-107