Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.
Управленческое решение – это прежде всего мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.
В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и программу деятельности управляемой системы управления. Вот почему именно от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит прежде всего успех и неуспех управления ими.
Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение. Обычно решения принимаются в условиях определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, условия неопределенности – нестандартных решений.
Стандартными являются решения, с отклонениями которых отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут приниматься довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, приказы о приеме и увольнении кадров).
Что касается нестандартных решений, то они, как правило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неопределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.
Существуют и другие критерии классификации управленческих решений:
- по важности и длительности действия решения делятся на стратегические, оперативные, тактические;
- по форме подготовки – на единоличные, групповые и коллективные решения;
- по содержанию – на решения административного, экономического и морального характера;
- по характеру реализации – на решения директивного и рекомендательного характера;
- по способу фиксации управленческого решения – на письменные или устные решения (распоряжения).
Возможны и другие основания для классификации управленческих решений.
Решение – это директивный акт, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей. Отсюда – постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.
Такими требованиями являются:
1. Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства.
Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из целей и задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.
На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования – глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.
2. Объективность решения означает учет в нем существующих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с противоправными действиями противника, а также закономерностей этой борьбы.
3. Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.
Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно. Данное требование означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушения таможенных правил или их упреждения.
Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации.
Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-психологических качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводит к медлительности, к откладыванию решения вопроса.
Вместе с тем, не нужна и торопливость в принятии решений. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям.
Решения должны быть конкретными и гибкими.
Конкретность – это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями.
Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, которая обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.
Подготовка, принятие и реализация решений
Какого бы вида ни требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой выработана теорией и практикой управления. Указанная последовательность может быть представлена в виде следующей схемы.
Рис. Последовательность подготовки, принятия и реализации решения
Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации решения может различаться в зависимости от специфики последнего, уровня управления, характера задач и условий, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является действенной, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.
При подготовке решения прежде всего необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Вовремя выявить проблему – это значит на ранней стадии понять основное противоречение между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникающего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь: производится их ранжирование и выбор стратегического направления их решения, после чего формулируются цели.
Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:
- получения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т.п.), для исполнения которого требуется применить частное, более конкретное решение на своем уровне;
- поступление от сотрудников (подразделений), а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела;
- постановки нижестоящим уровням конкретных практических вопросов и проблем.
Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям – по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам таможенного обслуживания, по материальным ресурсам, кадрам и др. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.
Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристические приемы определения предпочтительных действий: декомпозиция проблемы, выдвижение параллельных задач, определение ключевых подзадач, соотнесение выдвинутых задач (подзадач) с силами и средствами, аналогия, использование прогноза развития ситуации, определение и учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.
Выбор наилучшего варианта и принятие решения
Такой выбор проводится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.
К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необходимых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы.
Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотнесение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны приниматься во внимание две переменные: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.
Чтобы окончательно остановиться на одном варианте, необходимо волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии.
Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.
В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый 3уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.
Форма решения должна соответствовать его содержанию.
Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.
В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюций на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и др.
Таким образом, процесс принятия управленческих решений – это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся.
Организация процесса управления, как и любая другая организация, предполагает распределение операций в пространстве и времени. На современном этапе совершенствования управления роль организации управления несоизмеримо возросла.
Технологии мультимедиа. Область сетевых технологий. Музейные серверы.
Несмотря на существующие финансовые, технические и технологические трудности, мультимедиа продукция, многие новые информационные технологии пробивают себе дорогу, и российский рынок постепенно пополняется ими. Однако основным потребителем мультимедиа дисков остается частный сектор, то есть относительно благополучные в материальном отношении люди, в основном, в крупных городах. Региональные библиотеки, школы, большинство других государственных общеобразовательных учреждений как бы не замечают развития этой исключительно значимой для гуманитарного (да и технического) образования сферы, и практически не используют мультимедиа в учебных процессах, в общеобразовательной, лекционной и воспитательной работе.
Несколько лучше обстоят дела в центральных библиотеках страны, в том числе в Российской государственной библиотеке, Государственной публичной научно-технической библиотеке, Библиотеке иностранной литературы и некоторых других, где имеются значительные собрания электронных изданий, однако, в большинстве случаев, это различные базы данных, библиографии, научные и информационные диски. Мультимедийных дисков по культуре, искусству и образованию очень мало даже в крупных библиотеках.
Даже в тех школах, где есть компьютерные классы, оснащенные мультимедиа компьютерами, они используются только для преподавания информатики, преподавание других предметов ведется в большинстве случаев по старинке, нет соответствующих методик и преподавательских кадров.
В библиотеках, в основном в крупных городах, в которых функционируют электронные читальные залы, существует проблема комплектации фондов, нет исчерпывающей информации об издаваемых дисках, нет специальных скидок при закупке мультимедиа продукции. Отсутствие мультимедиа в учебных программах образовательных учреждений уменьшает количество читателей, обращающихся в библиотеки за электронными изданиями учебного, научного и культурного характера.
Это создает представление о том, что диски по культуре непопулярны, их трудно продать. Отчасти это верно, но причина не в том, что они вообще никому не нужны, а в том, что, кроме Москвы, Петербурга и нескольких других крупных городов, не сформирован спрос на мультимедиа издания научного, культурного и учебного характера, не сформирована необходимая инфраструктура.
С другой стороны, эта ситуация бьет по музеям, которые хотели бы издавать мультимедиа продукцию по своим коллекциям, однако с трудом находят издателей, желающих и имеющих возможность вложить средства в производство таких дисков. Между тем, если бы были гарантированы массовые закупки будущих электронных изданий для библиотек и школ, дающие возможность окупить издание и вернуть кредит, многие электронные издательства с удовольствием взялись бы за создание таких дисков. Цена такого мультимедиа издания для школ и библиотек могла бы быть на много меньше розничной за счет уменьшения расходов на распространение продукции. В выигрыше оказались бы и музеи, представившие свои коллекции в мультимедиа издании. Сотрудники музеев могли бы участвовать в разработке сценариев, предоставлять текстовую информацию и получать оплату за свой труд, а часть тиража, также предоставленная для реализации по льготной оптовой цене, могла бы быть реализована через музейные магазины. Коммерческая розничная реализация оставшейся части тиража принесла бы дополнительную прибыль всем участникам проекта, в том числе и музеям.
Еще одной проблемой, затрудняющей и удорожающей создание как популярных, так и научных изданий по музейным коллекциям, является отсутствие у большинства музеев как банков данных изображений музейных предметов, так и качественного фотоматериала по коллекциям.
Еще более сложная ситуация с использованием в сфере культуры и образования сетей Интернет с ее колоссальными информационными возможностями.
В области сетевых технологий наибольшие успехи достигнуты в библиотеках. В некоторых публичных библиотеках создаются электронные читальные залы, Интернет-классы. Особенно большое значение имеет принятая и утвержденная Министерством культуры программа создания общероссийской информационной сети Либнет.
Многое делается и в музейной сфере. Здесь, прежде всего, следует отметить создание силами ЗАО " Интернет" сервера Музеи России, на котором многие музеи России имеют собственные представительства. Во многих музеях внедрены и успешно функционируют комплексные автоматизированные информационные системы, в последние годы - системы с изображениями. Начинаются интеграционные процессы. Например, большой интерес вызывает проект объединения музеев Ярославской области в музейную информационную сеть. Этот проект основан на инициативе ряда музеев, но для его реализации, безусловно, необходима государственная и спонсорская поддержка. Кое-где (например, Владимир, Ярославль) наблюдается достаточно плодотворное сотрудничество некоторых музеев, высших учебных заведений и научных институтов.
Однако, в музейной области, в отличие от библиотек, к сожалению, нет единого подхода и соответствующей программы, аналогичной Либнет для библиотек.
Из выше сказанного видно, что существенная часть успехов в применении новых информационных технологий в сфере культуры и образования в России, как в области разработки и использования мультимедиа, так и в использовании возможностей интернет и других новейших технологий достигалась до последнего времени, в основном, за счет усилий коммерческих компаний, зарубежных спонсоров, энтузиазма отдельных людей и коллективов, а не российских государственных учреждений и структур.
Однако, в последнее время в этом вопросе есть определенные положительные сдвиги. Интерес государственных структур к проблемам новых информационных технологий показывает и широкая поддержка настоящей конференции со стороны Министерства культуры, Министерства науки и технологий и Министерства образования. Однако, все эти мероприятия носят разрозненный и изолированный характер.
Можно выделить следующие наиболее актуальные направления развития и использования новейших информационных технологий в сфере культуры, искусства и образования:
1. Техническое оснащение сети общеобразовательных и специальных (особенно гуманитарных) учебных заведений необходимыми аппаратными средствами (с учетом периодического обновления), в т.ч. Интернет серверами и мультимедиа компьютерами.
2. Объединение этих учебных заведений в компьютерные сети с выходом в Интернет.
3. Пересмотр учебных программ с целью включения в них специальных предметов по информационным технологиям, а также использованию мультимедиа дисков и информации из Интернет при изучении основных предметов (литературы, истории, физики, математики, химии, иностранных языков, культуры и т.д.).
4. Техническое оснащение публичных библиотек необходимыми аппаратными средствами, информационно-методическое обслуживание библиотек, а также создание условий для регулярной комплектации библиотек электронными изданиями, в первую очередь, культурного, учебного и научного характера, на льготных условиях; организация широкого доступа к Интернет через библиотечную сеть, в особенности в провинции.
5. Оказание помощи фирмам-разработчикам технических средств, для разработки мультимедиа продукции в соответствии с новыми учебными программами.
6. Бесплатное (или льготное) предоставление необходимой информации (в т.ч. визуальной) из государственных музеев, библиотек, архивов и т.п. для разработки мультимедиа продукции для обучения детей в школах, артцентрах, специальных учебных заведениях.
7. Создание сети государственных и коммерческих артцентров, оснащенных мультимедиа компьютерами и Интернет-серверами, с широким набором лучших отечественных и зарубежных мультимедиа дисков для ознакомления с ними широких слоев населения (в т.ч. выделение помещений для этих целей, налоговые льготы и т.п.).
8. Подготовка преподавательских кадров для работы в школах, артцентрах и специальных учебных заведениях, подготовка работников сферы культуры для работы в электронных читальных залах библиотек, мультимедиа классах музеев.
9. Обеспечение налоговых льгот фирмам и организациям, непосредственно участвующим в реализации рассматриваемой программы.
10. Организация пропаганды и просветительской работы на государственных телеканалах, радио и др. СМИ о достоинствах мультимедиа продукции, о появлении новых некоммерческих дисков по культуре, искусству, истории, образованию и т.п. Разработка и поддержка сайтов по мультимедиа продукции в гуманитарной сфере в Интернет .
11. Разработка комплекса мероприятий по привлечению финансовых средств из местных бюджетов разных уровней для проведения всех мероприятий, предусмотренных настоящей программой не только в крупных городах, но и в небольших городках, поселках и сельской местности.
12. Решение организационных, правовых и иных вопросов, связанных с полноценным и равноправным вхождением российских учреждений культуры в мировое информационное пространство, в частности, вопросов стандартизации, языкового барьера и пр.
13. Обеспечение финансовой поддержки участия российских предприятии и организаций в международных проектах Комиссии Европейского Сообщества, ЮНЕСКО и других проектах по вопросам разработки и использования новых информационных технологий в сфере культуры, искусства и образования, с целью привлечения дополнительных зарубежных инвестиций (в т.ч. обеспечение широкого участия российских специалистов в международных конференциях по этим вопросам).
14. Разработка и реализация программы мониторинга использования мультимедиа технологий в сфере культуры, искусства и образования в России и за рубежом.
15. Разработка мероприятий по правовой и технологической защите авторских прав на информацию, используемую в мультимедиа продукции и в Интернет.
16. Обеспечение правовой поддержки выполнения предлагаемой государственной программы.
17. Информационная поддержка программы, в том числе организация ежегодных межведомственных конференций по вопросам использования новых информационных технологий в сфере культуры и образования.
18. Другие мероприятия, направленные на скорейшее внедрение в практику образовательной, педагогической и культурно-просветительной работы высококачественной мультимедиа продукции и Интернет.
Только при такой "массированности" государственной и спонсорской поддержки Россия может полноценно использовать свой громадный культурный и творческий потенциал для полноценной подготовки того молодого поколения, которое будет определять будущее России.
2.Сайт Министерства культуры России, на котором размещена информация о министерстве, его управлениях и отделах, справочник федеральных и региональных организаций, нормативные документы, планы и программы, новости и другая полезная информация постепенно становится инструментом управления отраслью.
Многие серверы региональных администраций размещают информацию о сфере культуры региона, список организаций, новости культуры. Создаются специализированные региональные Интернет-порталы по культуре, предоставляющие информацию о культурной жизни региона, ссылки на Интернет-ресурсы, исторические справки, фотографии. Примером могут служить порталы Санкт-Петребурга и Москвы. Эти процессы активизируются не только в столицах. Даже названия региональных сайтов показывают тенденцию к интеграции информационных ресурсов по культуре: "Ярославские музеи вместе", "Музеи Нижнего Новгорода", "Музеи Омска и Приртышья", "Культура Карелии", "Музеи Новгорода" и другие.
Министерство культуры России в 2000 году инициировало создание портала "Культура России". Это официальный двуязычный портал Министерства для представления российской культуры широкой публике. Пилотная версия содержит описания 1500 объектов, 252 персоналий, 484 произведений, 557 изображений, 216 организаций, 16 статей, новости, события, шкалу времени.
Библиотеки значительно опережают другие учреждения культуры России в сфере новых технологий. Во многих библиотеках Москвы и Петербурга, практически во всех областных библиотеках организованы Интернет-залы или медиатеки, предоставляющие бесплатный доступ к Интернет. Многие библиотеки выставляют свои каталоги в Интернет Российской библиотечной ассоциации, которая играет существенную роль в информатизации библиотек. Управление библиотек Министерства культуры активно поддерживает эти процессы. Управлением разработана и реализуется с 1997 года программа Либнет "Создание общероссийской информационно-библиотечной компьютерной сети".
Музеи в определенной степени отстают от библиотек в использовании технологий информационного общества. Электронные каталоги музеев России, выставленные в Интернет, можно пересчитать по пальцам. Однако и тут есть свои лидеры. Так, сайт Государственного Эрмитажа, подготовленный при поддержке IBM, признан лучшим и завоевал национальную Интернет-премию в 2001 и 2002 гг. На сайте Государственного Эрмитажа открыт музейный магазин со всеми необходимыми компонентами электронной торговли. Государственный Рыбинский историко-архитектурный и художественный музей-заповедник - первый Российский музей, выставивший в Интернет полный каталог своего собрания.
Портал "Музеи России" играет ведущую роль в представлении музейной информации в Интернет. С 1996 года портал развивает автономная некоммерческая организация "Российская Сеть Культурного Наследия". За это время портал неоднократно совершенствовался, отвечая возрастающим запросам посетителей, получил более 30 наград, в том числе национальную Интернет-премию в 1999 году. Среди сайтов по культуре портал занимает первое место по количеству цитирования и количеству посещений (2,3 млн. человек). В планах развития портала - детский раздел, культурный туризм, Интернет-магазин, галерея.
Значительную роль в музейной сфере играют и другие профессиональные ассоциации, например "Ассоциация музейных работников регионов России". Целью деятельности Ассоциации является объединение усилий музейных работников по защите культурного достояния России, содействие развитию музейного дела, формирование общественного сознания на основе национальных культурно-исторических ценностей. Исполнительным органом Ассоциации является Ресурсный центр, который координирует взаимный обмен информацией о жизни музеев, реализацию проектов и программ Ассоциации.
Архивное дело - наиболее "закрытая" часть культурного наследия, однако и тут происходят существенные перемены, связанные с технологиями информационного общества.
На сервере Федеральной архивной службы России представлена информация об отрасли, архивное законодательство, каталог федеральных и региональных архивов, методические материалы, перечень тематических баз данных федеральных и региональных архивов, архивное образование, список справочников, изданий и публикаций, новости и другая полезная информация.
Каталог Архивов Москвы и Санкт-Петербурга на русском и английском языках содержит сведения о федеральных, областных и городских архивах Москвы и С.-Петербурга и подготовлен на основе базы данных АрхеоБиблиоБаза (АББ). АББ - это систематизированная компьютерная справочно-библиографическая база данных. Разработка и создание компьютерной базы данных - результат тесного российско-американского сотрудничества и в первую очередь Федеральной архивной службы России (Росархив), Государственной публичной исторической библиотеки и Санкт-Петербургского филиала Архива Российской академии наук.
