После создания таблицы начинается определение ее полей. Для этого курсор устанавливается в первой строке столбца Поле и вводится имя первого поля. Нажимается клавиша Tab и осуществляется переход в столбец Тип данных. Открывается список типов данных и выбирается нужный.
Рис.1.3. Окно таблицы в режиме конструктора
После выбора типа данных Access в нижней части окна выводит свойства поля, набор которых зависит от выбранного типа данных.
Access поддерживает восемь основных типов данных (табл. 1.1)
Таблица 1.1. Типы данных в Access
Типы данных
Использование
Текстовый, Поле МЕМО
В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназначенных для сохранения текста или текста и чисел: «Текстовый» и «Поле MEMO». Текстовые поля предназначены для сохранения имен, адресов и любых числовых данных, не требующих проведения вычислений, таких как телефонные номера, инвентарные номера или почтовые индексы. В текстовые поля можно помещать до 255 символов, по умолчанию для текстовых полей задается размер 50 символов. Для того чтобы указать размер конкретного текстового поля, следует задать значение свойства «Размер поля».
Поля MEMO используют для сохранения текстовых значений, длина которых превышает 255 символов. В поле MEMO можно записать до 64 000 символов. Однако для полей типа MEMO не допускается индексирование или сортировка.
Числовой, Денежный
В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназначенных для сохранения числовых значений: «Числовой» и «Денежный».
Числовой тип данных используют для сохранения числовых значений, используемых в математических расчетах, за исключением расчетов, проводящихся над денежными значениями, а также расчетов, требующих особенно высокой точности. Конкретный вид и размер числовых значений, сохраняемых в поле с типом данных «Числовой», определяется значением свойства «Размер поля». Например, в занимающее 1 байт на диске поле с размером «Байт» допускается ввод только целых чисел от 0 до 255.
Поля типа «Денежный» используют для выполнения расчетов без нежелательного округления. Для полей типа «Денежный» поддерживается максимальная точность 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает на диске 8 байт. Для типов «Числовой» и «Денежный» определен ряд встроенных форматов отображения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля».
Дата/Время
Сохранение значений дат и времени в полях типа «Дата/время» обеспечивает правильную сортировку таких значений. Кроме того, это позволяет автоматически учитывать в базе данных настройки форматов даты и времени, задаваемые в панели управления Windows. Для полей типа «Дата/время» определен ряд встроенных форматов отображения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля».
Счетчик
Основное свойство поля типа «Счетчик» - автоматическая идентификация записей таблицы. «Счетчик» - это число, наращивание значений которого происходит автоматически. В Microsoft Access существует два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый позволяет нумеровать записи, второй можно использовать для создания системы кодирования записей в таблице. Изменять данные в поле счетчик оператор не сможет.
Логический
Логические поля используются для хранения данных, которые могут
принимать одно из двух возможных значений. Форматы логических полей:Истина, Да. Вкл. эквивалентныTrue, а Ложь, Нет, Выкл. эквивалентны False. Вне зависимости от выбора формата логического поля в таблице поле будет представлено в виде набора флажков.
Поле объекта OLE
Поля объекта OLE в Microsoft Access содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в базу данных с использованием OLE протокола обмена данными. Такими объектами могут быть графические файлы, электронная таблица MS Excel, документ Word и другие. Объем данных, которые можно ввести в это поле, ограничиваются памятью компьютера.
Мастер подстановок
Мастер подстановок не является названием типа данных, а служит для запуска мастера, осуществляющего связь между таблицами. Он создает поля, в которых выводится список выбранных полей подстановки из данной таблицы или список полей подстановки, где используются данные из другой таблицы. В мастере также можно изменить ширину колонок и изменить имя столбца подстановки.
Свойства полей
Для каждого поля можно задавать определенные свойства, зависящие от выбранного типа данных.
Размер поля.Это свойство задает максимальный размер данных, для которых предназначено это поле.
Формат поля.Можно задать формат представления данных при выводе на экран или печать. Например, для дат таким образом: 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994.
Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (запятой). Например, 2.99.
Маска ввода. Задается для типов данных Текстовый и Дата/Время. Маску можно увидеть на экране при вводе данных в поле.
Подпись поля.Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.
Условие на значение. Можно задать выражение, которое при вводе или редактировании значения поля всегда должно быть истинным. Например, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100.
Сообщение об ошибке. Можно определить текст сообщения, который будет выводится в случаях, когда вводимое значение не удовлетворяет условию на значение.
Обязательное поле.Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно.
Для эффективной работы в Access каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь первичный ключ. Для выбора первого ключевого поля таблицы в окне конструктора необходимо выделить это поле и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов. В подтверждении того, что ключ задан, слева от поля появится символ ключа (рис.1.3). В качестве первичного ключа таблицы должно быть определено поле, в котором хранится уникальный код.
Для удаления первичного ключа нужно выделить ключевое поле и нажать кнопку Ключевое поле.
Преимущество использования первичного ключа:
-cкорость.Используя первичный ключ, Access создает индексы, позволяющие ускорить работу запросов и других функций;
-упорядочение. Access автоматически сортирует записи в порядке возрастания или убывания первичного ключа таблицы;
-отсутствие совпадений. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же первичным ключом, как и у существующей записи;
-связи. Access организует связи между таблицами, используя общий первичный ключ.
Определение связей между таблицами
После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.
Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы.
Отношение «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В отношении «один-ко-многим» каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, но запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.
При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью третьей (связующей) таблицы, первичный ключ которой состоит из двух полей, которые являются внешними ключами таблиц A и B. Отношение «многие-ко-многим» по сути дела представляет собой два отношения «один-ко-многим» с третьей таблицей.
При отношении «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Отношения этого типа используются не очень часто, поскольку большая часть сведений, связанных таким образом, может быть помещена в одну таблицу. Отношение «один-к-одному» может использоваться для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.
Реляционные базы данных, как правило, состоят из нескольких таблиц, связи между которыми нужно определить. Определение связей необходимо при использовании таблиц в запросах, формах и отчетах.
Рис. 1.4. Схема данных БД Учебный процесс
Установление связей между таблицами.
Чтобы установить связи, нужно открыть окно базы данных и выбрать команду Сервис ® Схема данных. Если связи для базы данных устанавливаются впервые, то Access выведет на экран пустое окно Схема данных и затем окно диалога Добавление таблицы. В этом окне нужно выделить все таблицы, между которыми будут установлены связи и нажать кнопки Добавить и Закрыть. После этого в окне Схема данных связи между таблицами устанавливаются путем перетаскивания мышью поля одной таблицы на поле, по которому устанавливается связь, другой таблицы. При отпускании кнопки мыши на экран выводится окно диалога Связь, в котором выводятся связанные поля. Необходимо установить флажки: Обеспечение целостности данных, Каскадной обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей. После этого нужно нажать кнопку Создать.
Установление флажка «Каскадное обновление связанных полей» позволяет:
- если в главной таблице СТУДЕНТ изменить значение поля Номер группы (например, вместо 11 написать 12), то и в подчиненных таблицах 11 поменяется на 12;
- если в таблице СТУДЕНТ изменить значение поля Номер группы на такое, которое нет в таблице ГРУППА, то это не удастся сделать.
Установление флажка «Каскадное удаление связанных записей» позволяет: если в таблице, например, ГРУППА удалить какую – либо группу, то и в подчиненных таблицах исчезнут все записи, связанные с удаленной группой.
При установлении связей между таблицами ключ связи может быть составной, например, связь между таблицами Успеваемость и Изучение осуществляется по нескольким полям. В этом случае установление связи осуществляется так: при нажатой клавише <Ctrl> выделяются все ключи и затем перетаскиваются. Чтобы удалить связь, нужно щелкнуть на ее линии и нажать клавишу Del.
Имена полей, по которым осуществляется связь между таблицами:
ГРУППА ® СТУДЕНТ ( Номер группы)
КАФЕДРА ® ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ( Код кафедры)
ПРЕДМЕТ ® ИЗУЧЕНИЕ ( Код предмета)
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ ® ИЗУЧЕНИЕ ( Таб номер)
ГРУППА ® ИЗУЧЕНИЕ ( Номер группы)
СТУДЕНТ ® УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер студента и Номер Группы)
ИЗУЧЕНИЕ ® УСПЕВАЕМОСТЬ (Номер Группы, Код предмета, Таб номер, Вид занятия)
Примечание. Если связь между таблицами не устанавливается, возможны следующие причины: а) имена полей, по которым устанавливается связь - различны б) типы связываемых полей - не одинаковы и др. Необходимо проверить все таблицы.
1. 5. Изменение проекта базы данных
Удаление таблиц
Для того, чтобы удалить таблицу, ее необходимо выделить в окне базы данных и нажать клавишу Del. Если для удаляемой таблицы определены связи, Access откроет дополнительное окно с сообщением, что необходимо также удалить все связи таблицы. После нажатия на кнопку Да Access удалит все связи и саму таблицу.
Переименование таблиц
Чтобы переименовать таблицу, ее необходимо выделить в окне базы данных и выполнить команды Правка ® Переименовать. Внести новое имя таблицы и нажать клавишу Enter.
Переименование полей
Чтобы переименовать поле, необходимо открыть таблицу базы данных в режиме конструктора, мышью щелкнуть на имени соответствующего поля, выделив его, и набрать новое имя.
Вставка полей
Чтобы вставить новое поле, необходимо открыть таблицу в режиме конструктора. Выделить строку, перед которой нужно вставить поле и выполнить команды Вставка® Строки.
Копирование полей
Необходимо открыть таблицу базы данных в режиме конструктора, выделить копируемое поле и выбрать команды Правка ® Копировать. Установить курсор на новую строку и выполнить команды Правка ® Вставить.
Удаление полей
Открыть окно таблицы базы данных в режиме конструктора и выделить удаляемое поле. После этого нажать клавишу Del.
Перемещение полей
Открыть окно таблицы базы данных в режиме конструктора и выделить перемещаемое поле, затем перетащить его мышью в нужное место.
Просмотр данных
Самый простой способ просмотра базы данных - это открыть ее в режиме таблицы. Для того, чтобы просмотреть данные одной из таблиц, необходимо выполнить следующее:
- открыть базу данных;
- установить указатель на имени нужной таблицы и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Используя горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки, можно выводить в окне все поля и записи таблицы. Для перехода к первой, последней, предыдущей или новой записи можно использовать команду Правка ® Перейти. Чтобы запись стала текущей, достаточно щелкнуть в любом месте этой записи.
Для перемещения по таблице вместо мыши иногда удобнее использовать клавиатуру, особенно при вводе данных.
В базе данных Access можно одновременно просматривать данные вложенных таблиц на нескольких уровнях. Такие вложенные таблицы называются подтаблицами. Access автоматически создает подтаблицу в таблице, имеющую отношение типа «один-к-одному» или «один-ко-многим, если в схеме базы данных между ними определена связь. При просмотре таблицы, отображается столбец со значками плюс в каждой записи. Нужно щелкнуть на значке (+) в записи этой таблицы, чтобы отобразились связанные с этой записью записи подчиненной таблицы. Открыть или закрыть все подчиненные записи можно командами Формат ® Подтаблица ® Развернуть все или Свернуть все.
