Информационное обеспечение предполагает предоставление пользователям информации, необходимой для решения производственных задач, и проведение административно-организационных, научно-исследовательских и иных организационных мероприятий, обеспечивающих эффективное распространение информации.
Информация это – отражение в сознании человека окружающей действительности, обладающее свойством воспроизводимости, вследствие его фиксации каким-либо способом, и использующееся как средство коммуникации, познания действительности, накопления и сохранения знаний.
В практике управления информация понимается упрощенно, как совокупность сведений о состоянии управляемой системы и внешней среды ее функционирования, снижающих уровень неопределенности в отношении будущего.
Восприятие информации как сообщений, снижающих неопределенность в отношении ожидаемых событий, позволяет решить проблему количества информации: если события ожидаются с большой вероятностью, то неопределенность невелика, и сообщение о том, что события совершились, доставляет мало информации; напротив, сообщение о маловероятных событиях содержит большое количество информации. Если некоторое действие может иметь ряд равновероятных последствий, то неопределенность тем больше, чем больше число и разнообразие таких последствий.
В качестве единицы количества информации используется бит (двоичный разряд) - двоичная единица измерения количества информации, которая устраняет неопределенность, существующую при выборе одной возможности из двух равно вероятных. Сообщение об одном из двух событий такого рода будет содержать информацию, равную одному биту.
Информация обладает многообразными свойствами: материальности, накопления, превращения знания, социальности, процессуальности, неубываемости, количественной и качественной определенности, превращения в товар, обрабатываемости, свойством быть средством коммуникации.
Управленческая информация весьма разнообразна и может классифицироваться по следующим признакам:
• по типу отражаемых отношений – научная, технологическая, экономическая, социальная, политическая., идеологическая, психологическая и т.п.;
• по структурированности – систематизированная и несистематизированная;
• по отношению к конкретному органу управления – внутренняя, внешняя, организационно-распорядительная, информация состояния, информация согласования, отчетная;
• по масштабам отражаемого объекта – глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;
• по степени достоверности – достоверная и неопределенная;
• по вероятности – детерминированная и стохастическая;
• по структурированности - систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме представления), несистематизированная;
• по характеру носителя – документированная для средств связи, вербальная.
Классификация информации и может быть осуществлена и по другим признакам.
Взаимосвязь коммуникаций и информации. Иногда понятие «коммуникация» отождествляют с понятием «информация» или рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения управления.
Коммуникация - это проявление сущности человека и его отношения с другими людьми, функционирования его сознания и осуществления деятельности. Она отражает такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиция и др. Именно они составляют ее основу и определяют ее характер, особенности, тип и роль в организации.
Информация это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Она возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу. Это рождает и питает информационные потоки в рабочих группах.
Эффективность разработки и реализации управленческих решений во многом будет зависеть от определения потребностей в информации, информационных потоков и коммуникационных процессов, т. е. должен осуществляться процесс планирования информации. Алгоритм планирования информации включает:
Этап 1. Определение потребности в информации (текущей и длительного пользования).
Этап 2. Создание базы (банка) данных (информации).
Этап 3. Определение потребностей управления в информации.
Этап 4. Выбор методов обработки информации: техники измерения; объем выборки информации; методы анализа.
Этап 5. Производство информации.
Этап 6. Определение информационных потоков.
Этап 7. Коммуникационный процесс.
Этап 8. Контроль. Использование информации.
Таким образом, то, что коммуникация не является исключительно информацией, не означает, что коммуникацию можно противопоставить информации или понимать в отрыве от информации. Информация играет центральную роль в коммуникациях, без нее невозможно было бы установление связей. Информация выступает как средство коммуникации.
Понимание коммуникации как связей, позволяющих осуществлять обмен информацией, имеет большое практическое значение в деятельности менеджера, которая включает не только диспетчеризацию информационных потоков, распределение и перераспределением информации но и отбор и поиск эффективной принимаемой, понимаемой и воспринимаемой в соответствии с определенными интересами информации.
