Данные и информация. Информация - собранные, обработанные и распределенные данные. Полезная для принятия решений информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме. Это решается с помощью использования современных информационных технологий в рамках системы УП.
Информационные технологии- совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных компьютерных средств.
Информационная система управления проектом(ИСУП) -организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и УП в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников.
ПО для УП - класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов управления, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и др.
Очевидно, что большинство управленческих процессов в рамках проекта подразумевают использование компьютеров и средств связи. Более того, можно утверждать, что от момента зарождения и до наших дней развитие методов УП и их практическое применение во многом определялись развитием информационных технологий.
Создание и расчет математических моделей, которые легли в основу методов УП, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути, который составил часть методики сетевого планирования, был разработан в 1956 г. в результате исследований, направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.
Благодаря развитию персональных компьютеров, повышению их мощности и снижению стоимости, а также появлению недорогих пакетов календарного планирования средства автоматизации процедур УП стали доступны широкому кругу организаций.
Развитие систем УП для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С появлением операционной системы Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов УП и их более эффективного использования.
Реализация концепции распределенной интегрированной системы УП (или портфелем проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможны благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях. Руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания, не покидая своего кабинета и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы УП сегодня превратились из систем их моделирования в системы, реально поддерживающие процессы управления.
Прежде чем переходить к описанию структуры ИСУП и рассмотрению ее основных элементов, определим, почему существует необходимость в создании специализированнойсистемы для УП.
В современной организации, как правило, функционирует целый ряд автоматизированных систем, обеспечивающих информационную поддержку текущей управленческой деятельности. Системы поддержки принятия решений разрабатываются и используются для поддержки специфических управленческих процедур. Структура данных систем обычно соответствует функциональной структуре организации и уровням управления. Например, корпоративные финансовые приложения могут включать системы автоматизации бухгалтерии, начисления зарплаты, планирования выплат поставщикам. Для автоматизации отдела продаж могут использоваться системы учета продукции на складах, планирования и учета поставок и т.п. Информационные системы для высшего руководства предоставляют обобщенную информацию о результатах деятельности и состоянии компании в виде, удобном для принятия решений стратегического характера.
Руководитель проекта может использовать ту или иную информацию, получаемую из корпоративных информационных систем. Однако в основном данные, структурированные для поддержки деятельности функциональных руководителей, оказываются избыточными и в конечном счете бесполезными для менеджера проекта.
Итак, следующие отличия ИСУП от корпоративных информационных систем являются принципиальными:
- если корпоративные информационные системы в основном разрабатываются для поддержки отдельных функциональных подразделений, то ИСУП объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящиеся к конкретным проектам;
- если цикл сбора и анализа информации и выдачи отчетности в корпоративных информационных системах обычно привязан к календарным периодам (месяц, квартал, год), то в ИСУП управленческая информация собирается, хранится и анализируется в привязке к календарным планам и этапам жизненного цикла проекта.
Попытки создать систему информационного обеспечения УП лишь на основе существующих функциональных информационных систем наталкиваются на проблемы:
- недостаточной гибкости при планировании и низкой оперативности получения и качества информации вследствие избыточности данных;
- низкой степени интеграции информации вследствие разнородности информационных систем, используемых разными отделами (и разными организациями), участвующими в проекте.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Матвеева Л.Г. Управление проектами: Учебник – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 422 с.
2. Ивасенко А.Г. Управление проектами: Учебное пособие – Новосибирск: СГГА, 2009. – 224 с.
3. Дульзон А.А. Управление проектами: Учебное пособие – Томск: Изд-во ТПУ, 2010. – 335 с.
4. Ньюэлл М.В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена – М.: «КУДИЦ-ПРЕСС», 2010. – 416 с.
5. Лапыгин Ю.Н. Управление проектами: от планирования до оценки эффективности – М.: Омега-Л «Москва», 2009. – 252 с.
6. Заренков В.А. Управление проектами – СПб.: СПбГАСУ, 2010. – 312 с.
7. Ньютон Р. Управление проектами от А до Я – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 192 с.
8. Тернер Дж.Р. Руководство по проектно-ориентированному управлению – М.: ИД Гребенникова, 2009. – 552 с.
9. Джестон Д., Нелис Й. Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов – М.: «Символ-Плюс», 2010. – 512 с.
10. Харрингтон Дж., Эсселинг К.С. Оптимизация бизнес-процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация – М.: Азбука, 2009. – 408 с.
