Основная задача в период проектно-закупочной фазы - обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии с планом. Этот процесс можно разделить на две части:
а) закупки ресурсов и услуг на конкурсной основе;
б) поставки на место производства работ.
Структура задач материально-технического обеспечения проектов укрупненно сводится к следующим шагам:
1) подготовка спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;
2) планирование и организация процесса закупок;
3) изучение возможных источников закупки ресурсов и переговоры с возможными поставщиками;
4) предварительный отбор участников торгов;
5) подготовка документов для торгов;
6) проведение торгов и принятие решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги;
7) размещение заказа, включая переговоры о поставках;
8) контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений;
9) разрешение конфликтов;
10) взаиморасчеты;
11) найм на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов;
12) планирование поставок;
13) организация бухгалтерского учета;
14) доставка, приемка и хранение товара;
15) учет и контроль доставки.
Последние четыре позиции принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки - подрядчик.
Система обеспечения проекта ресурсами должна: гарантировать устойчивое обеспечение сырьем, материалами, комплектующими в объемах и ассортименте, диктуемых потребителями проекта; создавать материальные условия для постепенной диверсификации номенклатуры продукции; обеспечить своевременный переход к выпуску новых, конкурентоспособных на мировом и российском рынках видов продукции; способствовать снижению материалоемкости производства, в том числе за счет применения новых технологий и материалов, сокращению уровня материальных запасов и транспортно-заготовительных затрат; обеспечить поставку ресурсов в соответствии с проектной документацией и технологией реализации проекта.
В современных условиях договор поставки товаров (контракт) -основополагающий документ, регламентирующий сроки, объемы и условия поставки. Проект-менеджер становится ключевой фигурой, координирующей поставки в интересах проекта в целом.
5. Основной правовой формой организации и регулирования отношений при осуществлении закупок между их участниками (субъектами) является договор.
Роль договора при закупках заключается в правовом закреплении отношений между субъектами. Он устанавливает обязательства между ними, исполнение которых защищается законодательством, при этом договор не только закрепляет обязательства и права сторон, но и определяет порядок их исполнения, а также предусматривает способы защиты интересов этих сторон.
Дадим определения двум основным типам договоров, на основе которых организуются закупки, - договору поставки (материально-технические ресурсы) и договору подряда (закупки услуг, трудовых ресурсов).
Договор поставки- это договор, по которому поставщик, являющийся предпринимателем, обязуется в обусловленные сроки передать в собственность (или в полное хозяйственное ведение, или в оперативное управление) покупателю товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или иных целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением, а покупатель обязуется принимать товар и платить за него определенную цену.
Договор поставки заключается по свободному усмотрению сторон, т. е. отсутствует, как правило, обязанность поставщика вступать в договор. Заметим, что в некоторых случаях законодательство обязывает поставщика заключить договор по требованию покупателя, в частности в случае поставок продукции на Крайний Север или при поставке продукции для государственных нужд.
Договор подрядарегулирует закупки, необходимым объектом которых является результат определенных действий.
Суть отношений, возникающих при подобных закупках, заключается в том, что одна сторона по заданию другого лица обязуется выполнить для него за плату определенную работу (заказ), результат которой переходит в собственность заказчика.
На основе такого рода обязательств осуществляются создание нового имущества (строительство предприятий, сооружение дорог); ремонт и улучшение имеющегося (работы по реконструкции и капитальному ремонту зданий, сооружений, оборудования, ремонт и техническое обслуживание машин, оборудования); реализация результатов творческой деятельности (выполнение научных исследований, проектно-конструкторской документации, создание производственных новшеств - образца нового изделия).
Основной источник, регулирующий этот тип договоров, - Гражданский кодекс РФ.
Разновидности договора подряда - договор на капитальное строительство, на производство проектных и изыскательских работ, а также на выполнение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.Заметим, что в соответствии с законодательством риск случайных неудач по договору подряда несет подрядчик.
6. Различают следующие организационные формы закупок:
- прямые,в которых правовая связь существует между двумя субъектами закупок. Между ними заключается соответствующий договор. Предваряют прямые закупки, как правило, торги, но могут осуществляться и прямые закупки без торгов;
- посреднические,в которых лицо, осуществляющее проект, вступает в правовые отношения с посредником, т. е. лицом, которое берет на себя обязательство обеспечить проект необходимыми ресурсами;
- биржевые,в которых члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за свой счет, или от имени клиента и за его счет, или от своего имени за счет клиента, или от имени клиента за свой счет. Посетителями биржевых торгов могут быть юридические и физические лица, не являющиеся членами биржи и имеющие право на совершение биржевых сделок.
Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при проведении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях). Споры, возникающие в связи с внешнеторговой деятельностью, разрешаются в Международном коммерческом арбитражном суде при Торгово-промышленной палате РФ.
Рассмотрим основные требования к управлению закупками и поставками, характерные для рыночной экономики:
- закупки и поставки осуществляются на основе данных проектной документации;
- графики разрабатываются в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность всех его фаз;
- план должен охватывать весь проект в целом;
- выбор места закупок определяется на основе расчета стоимости вариантов;
- в плане определяются структуры и лица, ответственные за каждую позицию, подлежащую поставке.
Выбор поставщиков происходит на основе изучения так называемых квалификационных анкет, призванных осветить управленческие, технические, производственные и финансовые возможности оферента. Окончательный выбор поставщиков осуществляется в результате торгов.
Требования к порядку размещения заказов таковы:
- совместно с проектной организацией разрабатываются мероприятия по стандартизации (сокращению номенклатуры) закупок;
- общие заказы оформляются только на основе работ по сокращению номенклатуры закупок;
- оценка заявок и проведение торгов предшествуют заключению контрактов;
- заключение контрактов производится в результате дополнительных встреч и согласований с победителями торгов по вопросам требований к перевозке и хранению грузов, а также порядка платежей и премирования.
Контроль за поставками: осуществляется на основе специальных графиков, включающих плановые и фактические сроки и объемы поставок; организуется по каждому из перечисленных выше видов поставок (оборудование, работы, местные материалы, услуги); основывается на общем плане проекта; все изменения вносятся в общий график проекта; основывается на стандартных формах отчетности.
Все перечисленные работы возглавляет служба руководителя проекта, работающая в контакте со всеми предприятиями и организациями, обеспечивающими проект ресурсами. В крупных проектах главный руководитель (главный менеджер) проекта делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе).
