Наличные деньги могут расходоваться через кассу предприятия, а в отдельных случаях, когда оплата каких-либо расходов через кассу или со счета в банке затруднительна или вовсе невозможна (командировочные расходы, приобретение мелкого инвентаря, канцелярских принадлежностей и т.п,), — через подотчетных лиц. Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на хозяйственные, командировочные и другие расходы для осуществления оперативной деятельности организации. Порядок выдачи денег под отчет и размер авансов установлен Инструкцией ПРБ.
Список лиц, имеющих право получать деньги в кассе под отчет, утверждается приказом руководителя предприятия. Размер этих сумм ограничен. Сумма средств, выдаваемая под отчет на командировочные нужды, зависит от срока командировки, ее мета назначения с учетом оплаты проезда, суточных и расходов по найму жилья.
В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:
- по найму жилого помещения;
- бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;
- проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы - в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);
- уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
- оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);
- оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;
- проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);
- оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;
- провоз багажа;
- суточные за время нахождения в командировке.
Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером на основании заявления работника, приказа руководителя. Выданные суммы предварительно рассчитываются бухгалтером. Подотчетному лицу выдают командировочное удостоверение. Выданные средства под отчет называются нормируемыми и включаются в себестоимость продукции (Дт 811 Кт 713).
Предприятия имеют возможность в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками сверх норм, которые покрываются за счет прибыли.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.
В установленные сроки (в течение трех дней) по возвращению из командировки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением всех оправдательных документов.
Авансовый отчет заполняется работником. После его сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет на авансовом отчете бухгалтерские проводки. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру (Дт 241 Кт 227.2), а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру (Дт 532 Кт 241) в день сдачи авансового отчета.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы выдаются при условии полного расчета по ранее выданному авансу.
У лиц, не предоставивших отчет в установленные сроки, денежные средства удерживаются из заработной платы (Дт 531 Кт 227.2).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется по счетам:
сч. 227.2 – краткосрочная дебиторская задолженность подотчетных лиц,
сч. 532 – обязательства подотчетных лиц.
Учетным регистрам по данным счетам является журнал-ордер №7.
